【案例】公司檔案太多？棕櫚股份用4份文件，輕松規(guī)整近40年檔案
2023/1/13 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 729
每天生產(chǎn)檔案資料超過6萬份，一個月大約就是180萬份，一年就約等于2160萬份，40年大概就是86400萬份。公司檔案積累速度快到超乎想象，稍不留意，一年不整理，檔案資料就對堆疊出好幾個小山丘，之后再想要從中找出所需資料，難度堪比攀登“喜馬拉雅”。對于公司內(nèi)部海量檔案，如何進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃與管控，著名的城鄉(xiāng)建設(shè)及生態(tài)服務(wù)商——棕櫚建設(shè)，聯(lián)系到會博通，跟我們做了檔案管理咨詢，以4份資料為指導(dǎo)，規(guī)整了近40年的檔案材料。
01客戶簡介
棕櫚生態(tài)城鎮(zhèn)發(fā)展股份有限公司（簡稱：棕櫚股份），創(chuàng)始于1984年，并于2010年在深交所上市。棕櫚股份踐行“綠水青山就是金山銀山”的綠色發(fā)展理念，憑借多年的行業(yè)經(jīng)驗及先發(fā)布局的品牌優(yōu)勢，公司圍繞“一體兩翼”發(fā)展戰(zhàn)略，確立了“雙總部”（鄭州總部、廣州總部），大華北、大華東、大河南、大西部、大灣區(qū)、海南“六中心”及棕櫚設(shè)計集團(tuán)的規(guī)劃布局，穩(wěn)步發(fā)展成為集頂層策劃、規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)施工、綜合運營與一同的全國性集團(tuán)化公司。
目前，棕櫚股份以設(shè)計為引領(lǐng)，以運營為特色，通過“一體兩翼”發(fā)展戰(zhàn)略構(gòu)建以綠色城鄉(xiāng)建設(shè)為主體，以鄉(xiāng)村振興和創(chuàng)新業(yè)務(wù)平臺為兩翼的業(yè)務(wù)組合，同時積極探索通過科技手段和金融手段賦能的發(fā)展模式。其中“綠色城鄉(xiāng)建設(shè)板塊”包括園林建設(shè)、工程建設(shè)、規(guī)劃設(shè)計三大類業(yè)務(wù)；“鄉(xiāng)村振興”板塊包括高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田建設(shè)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、鄉(xiāng)村文旅等業(yè)務(wù)領(lǐng)域；“創(chuàng)新業(yè)務(wù)平臺”主要涵蓋元宇宙、綠色大健康、職教營地、資產(chǎn)管理、科技物業(yè)、農(nóng)批市場等業(yè)務(wù)領(lǐng)域，為棕櫚孵化新領(lǐng)域優(yōu)勢，培育新的發(fā)展動能以及未來的核心競爭力。
02客戶痛點
1）檔案體量龐大：從1984年到現(xiàn)在，棕櫚股份發(fā)展時間將近40年。在這40年當(dāng)中，企業(yè)內(nèi)部資料以指數(shù)級速度增長。據(jù)2021年數(shù)據(jù)統(tǒng)計，公司內(nèi)部文件資料每年產(chǎn)出量超過6萬份，檔案管理工作非常繁重。
2）檔案管理分散：因其業(yè)務(wù)模式特性，棕櫚股份組織架構(gòu)劃分比較精細(xì)，比如中心就有審計監(jiān)察中心、工程技術(shù)管理中心、建設(shè)管理中心、財經(jīng)管理中心等等。以往模式是不同中心、不同部門自行管理各自檔案資料，不利于檔案統(tǒng)籌管理。
3）專業(yè)檔案員少：企業(yè)當(dāng)中比較少設(shè)置檔案專業(yè)人員，部分工作依賴于兼職人員完成，也沒有相應(yīng)的檔案管理部門。這直接導(dǎo)致了工作量繁重，以及部分需要專業(yè)知識的工作，完成情況并不理想。
4）配套設(shè)施不足：此前的檔案管理比較傳統(tǒng)，投入經(jīng)費不多，且主要用于購買資料柜。除資料柜外，沒有其它管理設(shè)施設(shè)備投入，檔案管理的信息化程度不高，不符合現(xiàn)如今數(shù)字化發(fā)展的趨勢和要求。
5）檔案利用不高：在沒有匹配數(shù)字化檔案管理體系的條件下，檔案借閱全部依靠人力完成，利用效率不高，直接影響企業(yè)日常業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)。由于部分經(jīng)營檔案的缺失，甚至帶來了經(jīng)濟(jì)損失。
03會博通檔案管理咨詢服務(wù)：4份文件，全面架構(gòu)企業(yè)檔案體系
1）檔案管理咨詢4份關(guān)鍵文件：4份文件分別是《檔案管理現(xiàn)狀調(diào)研診斷分析報告》、《檔案管理體系建設(shè)總體規(guī)劃及實施方案》、《檔案管理制度和流程》、《系統(tǒng)功能分析說明》。這4份文件，從企業(yè)當(dāng)前存在的檔案管理問題，到檔案管理體系架構(gòu)以及具體的系統(tǒng)功能給出了詳細(xì)說明。
2）《檔案管理現(xiàn)狀調(diào)研診斷分析報告》：會博通組建了項目小組，切入到棕櫚股份具體的檔案管理場景，開展了詳細(xì)的調(diào)研、分析以及總結(jié)。在調(diào)研過程中，會博通對棕櫚內(nèi)部33個人員，11個區(qū)域/部門進(jìn)行了訪談，對內(nèi)部檔案管理情況進(jìn)行摸底和診斷，并給出對標(biāo)企業(yè)檔案體系、資源配置、政策法規(guī)等詳細(xì)參考。
3）《檔案管理體系建設(shè)總體規(guī)劃及實施方案》：根據(jù)《檔案管理現(xiàn)狀調(diào)研診斷分析報告》，結(jié)合國家法律法規(guī)、國有資產(chǎn)上市企業(yè)及國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求的、會博通為棕櫚股份提出了全面詳實的總體規(guī)劃及實施方案。整個方案包括檔案管理體系建設(shè)三年規(guī)劃、檔案管理模塊的工作職責(zé)、檔案管理人員梯隊建設(shè)及考核設(shè)置、全面銜接企業(yè)內(nèi)部信息化體系等。
4）《檔案管理制度和流程》：會博通結(jié)合棕櫚股份的實際情況，為其提供了科學(xué)高效的整理方案。具體內(nèi)容包括檔案整理和數(shù)字化加工的指導(dǎo)原則和基本工作流程（從提卷拆卷到數(shù)字化）全過程明細(xì)，提供在最低成本范圍內(nèi)快速整理和數(shù)字化加工的方式和方法。
5）《系統(tǒng)功能分析說明》：依照已搭建完成的檔案管理體系，以及公司實際管理情況，制定檔案管理系統(tǒng)采購建議，以及檔案系統(tǒng)功能需求文檔。
作為一家發(fā)展了近40年的企業(yè)，每日6萬份公司檔案的積累，棕櫚股份的專業(yè)度和影響力，是不言而喻的。您或多或少一定聽說過這些景點：南寧園博園、河南開封黃河生態(tài)廊道示范帶、香港迪士尼樂園酒店、廣州花城廣場。這些景點都是棕櫚股份的作品。步入新時代，棕櫚股份將繼續(xù)秉持工匠精神的初心和情懷，推動更多創(chuàng)新型項目落地。
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