佛山市人大常委會(huì) 會(huì)議管理的無(wú)紙化之路

全國(guó)人大張德江委員長(zhǎng)在佛山市人大常委會(huì)考察時(shí)，非常關(guān)注地方人大在基層治理體系和治理能力建設(shè)中的重要作用，鼓勵(lì)大家與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，切實(shí)擔(dān)負(fù)起憲法法律賦予的職責(zé)。 

“常委會(huì)議事規(guī)則規(guī)定，在常委會(huì)會(huì)議舉行前，要將開(kāi)會(huì)日期、地點(diǎn)、建議會(huì)議審議的議題以及相關(guān)文件等，通知常委會(huì)組成人員和列席會(huì)議的人員，會(huì)議通知、打印文件以及郵寄出去都需要占據(jù)工作人員大量的時(shí)間，之后，還要匯總是否參加會(huì)議的回執(zhí)情況，文件的簽收情況等，這就形成了一系列勞動(dòng)強(qiáng)度大、周期長(zhǎng)、成本高、耗能多的工作?！?/span> 

“開(kāi)會(huì)前，發(fā)送會(huì)議通知和收集常委們的簽收情況、是否參加會(huì)議的回執(zhí)等，簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的是否送達(dá)、是否參會(huì)，卻非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力。” 

“每次開(kāi)會(huì)的時(shí)候，都需要印刷紙質(zhì)文件，會(huì)議結(jié)束之后，保密文件還得銷毀，其實(shí)是形成了很大的浪費(fèi)。有時(shí)候，也會(huì)因?yàn)閬?lái)不及把文件印刷出來(lái)，造成議程的延誤，影響了會(huì)議的效率?！?/span>

“常委們工作都依賴著這些文件，經(jīng)常帶著紙質(zhì)文件奔波，非常的不方便。” 

“領(lǐng)導(dǎo)需要召集幾位常委討論一下相關(guān)工作，執(zhí)行起來(lái)，要進(jìn)行多方溝通，協(xié)調(diào)時(shí)間， 還得麻煩常委專門跑一趟，成本高，效率又低?！?/span> 

“大家經(jīng)常感嘆，如果有辦法把會(huì)議通知和文件利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給常委們，還能自動(dòng)記錄簽收情況，收集與會(huì)回執(zhí)，再加上使用手機(jī)或平板電腦就能查閱相關(guān)文件與資料，那么，常委們接收會(huì)議通知與文件就不再受時(shí)間和地點(diǎn)的限制了，并且，可隨時(shí)查閱所需的文件與資料，還可以隨時(shí)相互交流討論工作，那該多好??！”

因此，

佛山市人大常委會(huì)，

全面實(shí)現(xiàn)了會(huì)議管理的數(shù)字化。 

“會(huì)議前，可按議事規(guī)則規(guī)定的時(shí)間，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送會(huì)議通知和文件，這些文件，可從OA系統(tǒng)中導(dǎo)入，亦可直接在會(huì)議文件管理系統(tǒng)中完成起草、會(huì)簽和簽發(fā)的全過(guò)程，同時(shí)，常委們使用手機(jī)或平板電腦，便可接收會(huì)議通知與文件，并且，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)簽收，自動(dòng)發(fā)送是否參加會(huì)議的回執(zhí)等。” 

“會(huì)議時(shí)，可同步閱讀文件，并可把新增加的會(huì)議文件即時(shí)上傳到系統(tǒng)，供常委們即時(shí)閱讀，手寫(xiě)修改，并將修改意見(jiàn)及時(shí)發(fā)送到意見(jiàn)收集箱。開(kāi)會(huì)再也不用紙質(zhì)文件了，既節(jié)約了資源，也避免了不夠時(shí)間印刷文件造成議程延誤的尷尬?！?/span> 

“會(huì)議后，會(huì)議文件儲(chǔ)存在云端，方便常委們隨時(shí)查閱參考，不再需要攜帶沉重的紙質(zhì)文件奔波。并且，系統(tǒng)提供的即時(shí)交流工具，常委們可充分利用碎片化時(shí)間，進(jìn)行工作交流。同時(shí)，內(nèi)部微博使常委們有了個(gè)人工作與形象的展示平臺(tái)?！?/span> 

佛山市人大常委會(huì)使用會(huì)博通會(huì)議文件管理系統(tǒng)后，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議文件管理的數(shù)字化，會(huì)議通知與文件傳遞的網(wǎng)絡(luò)化和簽收的自動(dòng)化，閱讀的電子化以及常委交流的即時(shí)化。 

從此，丟掉了過(guò)于沉重以及有違節(jié)能環(huán)保的紙質(zhì)文件，在節(jié)約成本的同時(shí)，優(yōu)化了會(huì)議工作模式，提高了會(huì)務(wù)工作效率與質(zhì)量，省人大相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)考察后，亦給予了好評(píng)。

張德江委員長(zhǎng)在佛山人大常委會(huì)視察工作新華社記者 劉衛(wèi)兵 攝

全國(guó)人大常委會(huì)張德江委員長(zhǎng)，2015年9月在佛山市人大考察期間，對(duì)佛山人大的工作給予了充分肯定。