佛山市政協(xié)采用會議管理系統(tǒng) 實現(xiàn)會議文件的無紙化管理

3月30日，市政協(xié)主席熊志翔主持召開市政協(xié)十二屆一次常委會議，強調進一步增強做好政協(xié)工作的責任感和使命感，圍繞中心、服務大局，努力打造“有為政協(xié)、特色政協(xié)、和諧政協(xié)”。

摘自佛山政協(xié)網(wǎng)

隨著佛山市政協(xié)十二屆一次常委會議的勝利召開，推動政協(xié)常委會與時俱進，全新部署的《政協(xié)佛山市委員會常務委員會會議管理系統(tǒng)》，同時進入了新一屆常委們的視野中。

根據(jù)《政協(xié)佛山市委員會委員履職管理辦法》的有關規(guī)定，市政協(xié)召開常委會議，一般應提前 10 天通知與會人員，以便常委安排好本職工作依時參加會議。此外，會議所審議討論的有關文件，也應在會前送交常委們審閱，以便提出意見建議。

以往，在常委會舉行之前，就會涉及到很多紙質文件的處理工作。從文件的起草、印刷、封發(fā)郵寄甚至專送、收集簽收情況到最后文件的閱讀，都需要依賴紙張，而利用紙張，就會存在周期長、成本高以及影響環(huán)境等劣勢。

本次常委會會議，采用會議管理系統(tǒng)之后，實現(xiàn)了政協(xié)常委會會議文件的數(shù)字化存儲，在云端直接進行會議文件的傳送，省去了印刷和人工分發(fā)的工作；并按照常委們的閱讀情況，自動進行簽收記錄，通過回執(zhí)，也可以收集各位常委的出席意向，省去了大量多方溝通與協(xié)調的工作；同時，也實現(xiàn)了會議文件電子閱讀以及即時交流等功能，推動了會議審議效率。

常委會的最后一項議程，會務組邀請了紹林科技的講師以及技術人員為《政協(xié)佛山市委員會常務委員會會議管理系統(tǒng)》的使用進行了培訓會。常委們學習了系統(tǒng)的應用，操作查看了最新公告、當前會議文件、歷次會議文件、會議通知、會議日程、搜索、微博、咨詢臺等功能模塊。并與講師一起，操作了接收會議文件，提交會議回執(zhí)，閱讀會議文件，以及發(fā)起同步閱讀的功能。常委們積極參與，踴躍提問，會場充滿了熱切的學習氣氛，同時，受到了常委們對系統(tǒng)的好評。

最后，熊主席作最后講話，并提到了日后的會議文件等材料，都會通過系統(tǒng)進行下發(fā)，全面實現(xiàn)常委會會議文件的存儲數(shù)字化、傳送網(wǎng)絡化、簽收自動化、閱讀電子化以及交流即時化。