疫情之下，檔案管理智能化需求迫在眉睫
疫情之下，檔案管理智能化需求迫在眉睫
隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲出現(xiàn)迅速膨脹。傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致管理效率低，利用率不高等問題也是日益明顯，導(dǎo)致我國檔案管理技術(shù)不再滿足實(shí)際需要。近日，新冠疫情影響，讓原本傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的弊端凸顯，同時(shí)也反映出檔案管理的信息化，數(shù)字化，智能化管理需求迫在眉睫。
眾所周知，檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難，檔案核查、查閱耗時(shí)長。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時(shí)，需要將所有的檔案篩選一遍。檔案信息化程度低，手工記錄方式很難對檔案利用情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。由于檔案數(shù)量眾多，要對所有檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，其工作量難以想象，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。
會博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)?，F(xiàn)在會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。近日會博通發(fā)布新一代檔案管理系統(tǒng)，意在幫助企事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、智能化管理。今天，小編就會博通新一代檔案管理系統(tǒng)部署方案給大家做一個(gè)簡單介紹，供大家參考！
會博通綜合檔案管理系統(tǒng)解決方案
1. 自定義創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)：
會博通綜合檔案管理的知識管理集中統(tǒng)一管理平臺，支持檔案管理架構(gòu)自定義，為黨政機(jī)關(guān)，企業(yè)組織的綜合文檔檔案管理，可根據(jù)實(shí)際管理需求，實(shí)現(xiàn)檔案分類管理。
2. 檔案取卷管理：
會博通綜合檔案管理系統(tǒng)，可提供從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意，準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。依次拿取，做到不丟卷，確保案卷完整。
3. 創(chuàng)建檔案自定義：
會博通綜合檔案管理系統(tǒng)，簡單的理解即是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。創(chuàng)建檔案定義即是在系統(tǒng)中進(jìn)行立卷步驟。
4. 檔案拆卷管理：
會博通綜合檔案管理系統(tǒng)拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在會博通系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當(dāng)于在會博通中執(zhí)行拆卷操作。需保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。保持案卷的清潔，取掉案卷中的金屬物，注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
5. 檔案錄入卷內(nèi)文件信息管理：
會博通綜合檔案管理系統(tǒng)一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。同時(shí)，每份文件都應(yīng)擁有對應(yīng)的屬性信息，因?yàn)闄n案類型多樣性的特點(diǎn)，檔案資料的屬性也不盡相同，會博通則可以根據(jù)具體需要，對案卷或檔案分類自定義文件屬性，適用不同的管理需要。
6. 檔案掃描管理：
會博通綜合檔案管理系統(tǒng)對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。會博通文檔檔案管理系統(tǒng)的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持各種掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用會博通提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，會博通還提供了專門的批量引入工具。
