檔案管理：檔案數(shù)字化檔案整理規(guī)范

1  前期整理

合理確定檔案數(shù)字化的范圍，區(qū)分掃描件與非掃描件。對檔案進行適當整理，并視需要做出標識。根據(jù)擬數(shù)字化檔案的數(shù)量情況，估算數(shù)字化后所需要的存儲空間。

2  目錄建庫

已經建立檔案數(shù)據(jù)庫，并且使用條形碼設備和軟件的單位，可以在檔案實體上粘貼條形碼，使條形碼能夠正確反映檔案數(shù)據(jù)條目與實體的對應關系，確保檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)掛接時的質量和效率。

沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫的單位，可以按照集團公司檔案管理著錄規(guī)則的要求，確定檔案著錄項并進行著錄。所選定的數(shù)據(jù)格式，應能直接或間接地通過DBF文件格式或XML文檔，與集團公司檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換。

3  拆除裝訂物

去除影響掃描工作的裝訂物，保證掃描的順序，確保數(shù)字化后正確歸卷并不損壞檔案。

4  檔案修復

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復。折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

5  建立作業(yè)單

制作并填寫數(shù)字化加工作業(yè)單，全程監(jiān)控掃描過程，并記錄整理數(shù)字化過程中各種相關情況。

6  裝訂

圖像質檢完成后，拆除過裝訂物的檔案應該按檔案原貌及保管的要求重新裝訂，做到安全、準確、無遺漏。