企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的重要性

信息化時(shí)代，大量的各種新載體、新介質(zhì)檔案的形式，給檔案工作提出了新問(wèn)題新挑戰(zhàn)。檔案工作必須適應(yīng)科技發(fā)展和時(shí)代要求，轉(zhuǎn)變觀(guān)念，更新管理方式和管理手段，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案現(xiàn)代化順利實(shí)現(xiàn)是多方面的，不僅包括硬件設(shè)施現(xiàn)代化、軟件現(xiàn)代化的管理，而且還包括管理手段現(xiàn)代化和檔案人員知識(shí)、水平的現(xiàn)代化。當(dāng)前應(yīng)抓好以下幾個(gè)方面的重點(diǎn)。

一、轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展

轉(zhuǎn)變觀(guān)念首先要從進(jìn)一步提高檔案工作者的社會(huì)檔案意識(shí)開(kāi)始，進(jìn)而提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)。因?yàn)橹挥械玫缴鐣?huì)的支持和關(guān)注，才能有利于檔案工作的開(kāi)展，有利于檔案事業(yè)地位的提高。要提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，檔案工作者自身是關(guān)鍵，要求檔案工作者要進(jìn)一步樹(shù)立起社會(huì)意識(shí)。檔案工作者由于長(zhǎng)期處于封閉、半封閉的工作環(huán)境，雖然普遍具有勤勤懇懇、不怕苦、不怕累、不求名利、默默奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，但不少人觀(guān)念陳舊，思想保守，與社會(huì)接觸少，社會(huì)活動(dòng)能力和社會(huì)協(xié)調(diào)能力不足。

改變這些現(xiàn)象，一是要改變檔案工作長(zhǎng)期無(wú)聲無(wú)息的封閉局面，面向社會(huì)，積極參與社會(huì)活動(dòng)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境，為整個(gè)社會(huì)服好務(wù)。二是要?jiǎng)?chuàng)新用人機(jī)制，提高工作人員的積極性，把檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，千方百計(jì)擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，只有這樣才能打開(kāi)檔案工作的新局面，帶動(dòng)檔案事業(yè)全面發(fā)展。三是強(qiáng)化訓(xùn)練，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專(zhuān)業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕檔案生力軍。培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，這是提高檔案工作水平的一項(xiàng)帶有戰(zhàn)略性的措施。只有這樣，才能提高檔案工作者的社會(huì)意識(shí)，立足本職，更好地服務(wù)于社會(huì)。

二、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，加大現(xiàn)代化管理力度

制約檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多，如資金、人才等。在做好檔案的收集、整理、利用、保管等工作基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，才能切實(shí)加強(qiáng)現(xiàn)代管理。首先，應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持檔案事業(yè)，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金，應(yīng)千方百計(jì)配備先進(jìn)設(shè)備，應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃，列入本單位的重要達(dá)標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行考核。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過(guò)問(wèn)檔案工作。每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項(xiàng)、重要問(wèn)題，定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門(mén)依法開(kāi)展工作，幫助解決工作中的實(shí)際存在的困難和問(wèn)題。再次，要有宏觀(guān)指導(dǎo)的總體思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀(guān)行動(dòng)上管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新?？梢越?chuàng)新制度，研究創(chuàng)新方向，調(diào)配創(chuàng)新力量，組織創(chuàng)新活動(dòng)等激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)理論創(chuàng)新和實(shí)際工作創(chuàng)新的有機(jī)結(jié)合，這對(duì)檔案事業(yè)無(wú)疑具有重要意義。

三、強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求

要建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過(guò)硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍奠定檔案事業(yè)長(zhǎng)足進(jìn)步，是持續(xù)發(fā)展的根基。檔案人才是知識(shí)管理人才，信息的知識(shí)性及檔案工作的專(zhuān)業(yè)性決定了檔案工作者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)有，即檔案計(jì)算機(jī)管理。為了保證電子時(shí)代人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代代管理手段——檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件歸檔與管理的知識(shí)與技能，必須及時(shí)適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革，否則就難以勝任工作。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類(lèi)現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。

四、提高認(rèn)識(shí)，加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

檔案工作被看成是一項(xiàng)知識(shí)管理工作，知識(shí)管理是信息管理的延伸和發(fā)展。知識(shí)不是一般的信息，而是能在信息運(yùn)用中改進(jìn)人的行為的特殊信息。知識(shí)管理要求把信息與信息、信息與活動(dòng)、信息與人連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和社會(huì)化。把檔案管理從信息管理看成知識(shí)管理，這是認(rèn)識(shí)的又一深化，無(wú)疑也提升了檔案工作的社會(huì)地位。信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證。在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，所以我們必須加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。