檔案管理：人事檔案管理四大特點(diǎn)

人事檔案具有現(xiàn)實性、動態(tài)性、保密性和專指性等四大特點(diǎn)，下面小編就根據(jù)這四個特點(diǎn)給大家做一個簡單介紹，供大家參考！

現(xiàn)實性

人事檔案是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的已經(jīng)處理完畢的具有保存價值的文件材料。這些材料雖然已經(jīng)完成了審閱批辦等文書處理程序,但所涉及的當(dāng)事人,絕大部分還在不同的崗位上工作、生產(chǎn)或?qū)W習(xí),人事部門在工作活動中為了考察和了解這些人員,需經(jīng)常查閱有關(guān)人事材料,以便用其所長,避其所短。人事檔案是進(jìn)行人事管理活動的重要依據(jù),具有很強(qiáng)的現(xiàn)實效用。

動態(tài)性

一份人事檔案建立以后,并不意味著人事材料的完成和收集工作的結(jié)束,而是隨著它所記錄的個人情況的變化,連續(xù)不斷地增加新的內(nèi)容,補(bǔ)充新的材料,并隨人員的流動而流動。人事檔案的動態(tài)性表現(xiàn)在兩個方面：一方面,人事檔案的主體大多數(shù)仍然在各行各業(yè)的崗位上工作或?qū)W習(xí),這就決定了人事檔案將隨個人的成長、工作或?qū)W習(xí)的延續(xù)不斷增加新的內(nèi)容;另一方面,人事檔案的主體是不斷流動的,調(diào)動、晉升、免職、辭職、下崗再就業(yè)等情況經(jīng)常發(fā)生,隨之而來的是當(dāng)事人工作單位和主管其人事檔案的單位的變動。因此,人事檔案須隨人員的流動經(jīng)常傳遞和流動,只有等當(dāng)事人死亡,有保存價值的人事檔案移交給檔案館后,才能停止這種流動。

保密性

人事檔案集中記述了一個人的自然狀況(姓名、別名、出生地、出生年月、家庭成員)、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、健康狀況、政治面貌、獎懲情況、收入情況、職務(wù)職稱、技術(shù)專長等各方面的信息。其中所涉及的個人隱私、與其有關(guān)的重大事件、工作失誤等內(nèi)容,在相當(dāng)長時期內(nèi)是保密的,不能對外開放,以維護(hù)其個人權(quán)益。人事檔案的解密與開放,必須在當(dāng)事人死亡以后若干年才能實行。在此之前,只限于組織、人事部門因工作需要進(jìn)行查閱,并有嚴(yán)格的管理制度和審批手續(xù)。

專指性

人事檔案是以個人為單位組成的專卷,其內(nèi)容集中反映了一個人的經(jīng)歷、政治狀況、品德才學(xué)、業(yè)務(wù)狀況等全貌。卷內(nèi)的每一份文件,都必須反映特定個人的情況,不得夾雜或混入別人的材料,也不能將一個人的材料分散割裂。因此,無論是從人事檔案的內(nèi)容還是形式上看,人事檔案都集中反映了某個人的歷史全貌,具有明顯的個人專指性。