會博通合同管理系統(tǒng):合同管理蓋章規(guī)范小貼士

合同的合規(guī)管理應(yīng)當(dāng)是貫穿合同“終生”的，從談判、草擬、簽訂、生效到失效，而合同的蓋章環(huán)節(jié)是其中代表公司意愿、雙方達(dá)成一致意思表示的重要方式。小編就介紹幾種蓋章環(huán)節(jié)常見規(guī)范供大家參考！

用印文本審查

合同在OA系統(tǒng)中走過審批流程到達(dá)蓋章環(huán)節(jié)時，務(wù)必審查即將蓋章的合同文本是否與系統(tǒng)審批的合同文本一致。許多公司在收到合同文本時，都是會直接蓋章，然而實際中常常會出現(xiàn)由于業(yè)務(wù)人員的匆忙疏忽或者與合同相對方信息不對稱等各種因素的影響導(dǎo)致公司準(zhǔn)備蓋章的版本與系統(tǒng)審批版本不一致的情況，從而造成原本可避免的風(fēng)險發(fā)生。這就需要蓋章人員仔細(xì)核對即將蓋章的合同文本，確保審批意見均在合同中有所體現(xiàn)。

文本蓋章主體審查

蓋章主體與合同主體不一致的情況也比較常見。合同相對方可能由于疏忽大意蓋錯主體，也可能因規(guī)避風(fēng)險最終決定使用其他主體蓋章，比如母公司常常會基于風(fēng)險規(guī)避的考慮，由子公司作為合同主體進(jìn)行蓋章，但是合同約定的主體是母公司。合同主體與蓋章主體應(yīng)當(dāng)一致是合同蓋章管理中的基本規(guī)范。

合同生效要件審查

一般合同中會約定合同的生效方式，例如約定“本合同經(jīng)雙蓋章后生效”、“本合同經(jīng)雙方加蓋公章之后生效”、“本合同經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表人簽字并加蓋公章或合同專用之后生效”等等，這時，就要注意生效條件，避免因欠缺生效條件導(dǎo)致合同未生效或存在效力瑕疵而產(chǎn)生的合同效力問題給公司帶來風(fēng)險。此外，合同蓋章時應(yīng)當(dāng)注明蓋章時間，這對于確定合同生效時間具有重要意義。如果合同采用的是“蓋章生效”方式，那么合同的生效時間一般是最后一方蓋章的時間。

合同相對方蓋章審查

如第3條所述，合同約定了生效的條件，但是合同的相對方可能由于合同管理不規(guī)范或者疏忽大意或者其他原因，使用了非公章、非合同專用章對合同文本進(jìn)行蓋章。例如，常見的有業(yè)務(wù)專用章用于合同，這會對于合同效力產(chǎn)生瑕疵并由此引發(fā)風(fēng)險，然而這些風(fēng)險原本是可以避免的。這時，要么把合同退回重新蓋章，要么需要對方出具書面證明表示認(rèn)可該章的效力。

法定代表人或授權(quán)代表人簽字審查

法定代表人的簽字效力往往等同于公章的效力，其重要性自是不言而喻；授權(quán)代表人應(yīng)當(dāng)在取得公司授權(quán)后進(jìn)行簽字，避免因無授權(quán)而擅自簽訂合同或者超越授權(quán)范圍簽訂合同給公司造成風(fēng)險。通常為增強(qiáng)合同效力，如果不蓋法人章而由授權(quán)代表人簽字的合同在簽署時需出具授權(quán)函，必要時授權(quán)函與合同一起歸檔。

合同份數(shù)審查

合同份數(shù)一般約定在合同“其他”條款中，這是雙方根據(jù)各自的需要約定的蓋章份數(shù)。對于這部分容易忽略，卻也容易出風(fēng)險，例如合同約定“本合同一式四份，雙方各執(zhí)兩份，具有同等法律效力”，那么如果多蓋出來的合同就是沒有效力的。

蓋章環(huán)節(jié)磋商信息保留審查

合同是雙方意思自治的體現(xiàn)，只要不違反法律法規(guī)，都在當(dāng)事人的意思自治范圍內(nèi)，因此對于合同蓋章出現(xiàn)的各種問題也可能會通過磋商進(jìn)行解決。例如對于合同份數(shù)的約定、對于授權(quán)代表人的追認(rèn)授權(quán)、對于非公章非合同章的效力認(rèn)可等等，但是要注意對這些磋商信息的保留，盡量采取書面（如郵件、信函）的形式，并且與合同一同進(jìn)行存檔。

此外，還有為保證合同完整性的騎縫章、合同附件蓋章等問題都需要注意。合同蓋章看似小事，卻也是關(guān)乎公司合規(guī)治理的大事，必定是要慎之又慎的。