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【案例】南方電器:會博通賦能數(shù)字化轉(zhuǎn)型 實(shí)現(xiàn)合同、檔案一體化管理

2021/6/9 15:01:12         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  158

廣州南方電力集團(tuán)電器有限公司(以下簡稱南方電器),是以高低壓成套開關(guān)設(shè)備、配電變壓器設(shè)備和提供用戶用電服務(wù)為主的綜合性電氣供應(yīng)商,先后榮獲中國機(jī)械500強(qiáng),廣東省企業(yè)500強(qiáng),廣東省制造業(yè)百強(qiáng)企業(yè),廣東省用戶滿意服務(wù)明星企業(yè)稱號和廣東省誠信示范企業(yè)榮譽(yù)稱號。




信息化、數(shù)字化的發(fā)展,驅(qū)動企業(yè)的內(nèi)部管理的更新?lián)Q代,南方電器從2019年開始著手合同管理、檔案管理系統(tǒng)的選型,經(jīng)過對比多方廠商,認(rèn)為會博通的在行業(yè)內(nèi)經(jīng)驗(yàn)豐富,產(chǎn)品質(zhì)量過硬,售后服務(wù)好,最終選擇會博通,部署合同管理、檔案管理軟件,打造合同管理、檔案管理的標(biāo)桿。


一、選擇有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、實(shí)力強(qiáng)的軟件企業(yè)是成功的關(guān)鍵


在軟件的選型過程中,會博通軟件科技與南方電器,進(jìn)行了很好的溝通與配合,南方電器對選型工作非常的重視與謹(jǐn)慎,進(jìn)行了反復(fù)的必選與測試、試用,最終選定了會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng),用于企業(yè)的合同管理和綜合檔案管理。




                         
二、傾聽用戶心聲,準(zhǔn)確把脈,開出高效良方


南方電器簽署會博通前,面臨著以下幾個方面的痛點(diǎn):


1、公司各部門不明確各門類檔案材料的歸檔范圍和歸檔方式,待歸檔文件遺留在各負(fù)責(zé)人手中,沒有規(guī)范整理、統(tǒng)一保存,也沒有專人管理,存在丟失的風(fēng)險(xiǎn)。


2、企業(yè)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、各職能或承辦部門、各項(xiàng)目檔案工作負(fù)責(zé)人、檔案部門的負(fù)責(zé)人對檔案管理雖然很重視,但職責(zé)的劃分不是很明確。


3、文件材料未按國家相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理,未建立檔案目錄,文件材料保存分散、查找利用不便。


4、合同檔案是公司最重要的檔案之一,查找利用率高,但管理不規(guī)范,存在丟失及泄密風(fēng)險(xiǎn)。


5、公司內(nèi)部形成的所有電子文件存放在云之家,或云共享盤中,電子文件材料沒有備份措施,也沒有較規(guī)范的電子文件存儲系統(tǒng)對大量的電子文件規(guī)范存儲,查找利用極不方便。


6、缺乏精通檔案管理業(yè)務(wù)的人員。


會博通的專家團(tuán)隊(duì)經(jīng)過與南方電器深入溝通,解到南方電器高層一直都重視合同、檔案的管理,清楚知道合同、檔案對集團(tuán)的重要價(jià)值,由于各種原因,前期形成的成果文件沒有得到規(guī)范化的管理,影響了公司的業(yè)務(wù),希望集團(tuán)所面臨的痛點(diǎn)問題和挑戰(zhàn),會博通軟件科技能給予完美解決。


會博通軟件科技憑著多年的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和成熟的技術(shù),為南方電器建立了一套能同時涵蓋合同管理及檔案管理的解決方案,實(shí)現(xiàn)了合同從起草、錄入、審批、整理、掃描上傳到歸檔入庫、編研、利用以及銷毀的全生命周期管理,以及綜合檔案的全流程無紙化管理。


三、系統(tǒng)投入運(yùn)行后,應(yīng)用成果豐碩


1.實(shí)現(xiàn)合同從起草、錄入、審批到移交歸檔的一體化管理


用戶通過會博通系統(tǒng),即可填寫合同相關(guān)信息,并套用流程模板(自動信息獲取與關(guān)聯(lián)),從而發(fā)起合同審批流程,全面串聯(lián)合同從起草、審批、用印、編號、掃描上傳到移交歸檔的辦理流程。


2.實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理


采用會博通系統(tǒng),集中管理包括人事檔案在內(nèi)的紙質(zhì)實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案,全面實(shí)現(xiàn)檔案從收集、整理、利用等全生命周期的信息化管理。


3.實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化利用管理


通過會博通系統(tǒng)的權(quán)限管理體系,定義南方電器集團(tuán)內(nèi)部人員的檔案利用邊界,并結(jié)合規(guī)范化的借還管理,全面實(shí)現(xiàn)檔案的純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的借還申請、登記、統(tǒng)計(jì)的管理流程,既滿足了業(yè)務(wù)的需要,又符合安全管理需求。
經(jīng)過一年多的信息化建設(shè)實(shí)踐,會博通軟件科技助力南方電器集團(tuán)全面實(shí)現(xiàn)了合同、檔案的數(shù)字化管理,進(jìn)一步助推南方電器在競爭激烈的制造業(yè)里提高其核心競爭力,保持高速發(fā)展。

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