房地產(chǎn)行業(yè)文檔、檔案管理存在哪些問題

    會博通綜合文檔管理軟件研發(fā)專家指出，無論是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)、房地產(chǎn)中介服務(wù)企業(yè)或是物業(yè)管理企業(yè)，均會產(chǎn)生大量建設(shè)工程類檔案與經(jīng)營管理類文檔、檔案，它們普遍以文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料存在。

房地產(chǎn)檔案是確認(rèn)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，是城市建設(shè)和管理的基礎(chǔ)，同時也是豐富的檔案信息源。房地產(chǎn)行業(yè)的檔案管理是一項信息量大、變動關(guān)系復(fù)雜、事務(wù)性很強(qiáng)的工作。傳統(tǒng)檔案管理方式，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前的新形勢。如何做好房地產(chǎn)行業(yè)文檔管理現(xiàn)代化工作，實現(xiàn)檔案信息收集、整理、查詢與利用，并使之工作規(guī)范，提高檔案管理水平和利用效率，具有十分重要的意義。

1、缺乏有效的管理體制：

產(chǎn)籍資料的不完備，將會給城市化建設(shè)的合理規(guī)劃帶來一定難度，改建、規(guī)劃發(fā)生重復(fù)現(xiàn)象，造成人力、物力的嚴(yán)重浪費(fèi)。信息技術(shù)時代的到來，房產(chǎn)部門普及了計算機(jī)應(yīng)用，但更多的是打印資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)，實際并未進(jìn)行房產(chǎn)檔案的真正管理，管理技術(shù)有待提高。

2、管理效率低下，抗風(fēng)險能力弱

由于管理手段落后、產(chǎn)籍資料不完備以及法制制度不完善等因素，不能及時發(fā)現(xiàn)并處理問題，造成了房產(chǎn)檔案管理的工作效率低下。紙質(zhì)房產(chǎn)檔案易遇到不可抗力因素，其抵御風(fēng)險的能力較低。

3、房產(chǎn)檔案管理不規(guī)范

因房產(chǎn)檔案管理人員專業(yè)能力等原因，時常發(fā)現(xiàn)不了檔案存在的問題，對于不符合要求的資料直接混入檔案中，為后期查看資料帶來困難。

4、檔案收集不齊全

檔案管理部門較重視權(quán)屬登記檔案，易忽略房產(chǎn)交易及拆遷等類型的資料。檔案的存在形式比較單一，缺乏圖片、照片等資料，除了紙質(zhì)資料外，像錄音、錄像等資料欠缺，載體不豐富，導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)內(nèi)容不夠完整。

5、房產(chǎn)檔案管理權(quán)責(zé)不明

房產(chǎn)行業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案管理的工作量與日俱增，但是房產(chǎn)管理部門對于職能的劃分不清晰，權(quán)責(zé)不明，管理部門缺乏一定的獨立性。就目前而言，房產(chǎn)檔案管理部門是登記部門的附屬，在設(shè)備、管理等方面，無法滿足正規(guī)檔案室的條件。