文件檔案管理繁瑣？巧用“收納盒”，管理更高效

在當今信息化辦公的時代，信息流通的速度、強度在不斷增加，企業(yè)內部的檔案管理、協(xié)作、流通需求已經(jīng)非常頻繁。這種背景下，檔案管理在兼顧規(guī)范化、流程化、一體化的基礎上，更要考慮操作的便利性，以推進檔案管理效率的提升。

然而在日常辦公和檔案管理過程中，下面這種情況，即大家在申請時可能遇到過：因業(yè)務需要，得申請多份檔案或分屬于不同部門的檔案。如果只能針對單個檔案逐一操作，則需發(fā)起多個流程，且流程涉及人員得逐一審批，操作步驟多，大大影響辦公效率。

有沒有辦法讓檔案管理像使用購物車一樣，一鍵添加、批量操作呢？

使用會博通檔案管理系統(tǒng)內的收納盒功能，即可輕松滿足這類需求。

會博通收納盒，批量操作提高效率

收納盒，本質上就是幫助用戶快速批量選取檔案的"中轉站"。借其功能，用戶可先將需要的檔案在系統(tǒng)內"打包"起來，再統(tǒng)一進行借用、提醒設置、移交等操作。

1、檔案借用

檔案借用，是辦公中出現(xiàn)頻次較高的需求。當用戶需要在系統(tǒng)中借用多份檔案時，可在搜索時先將檔案添加進收納盒，再在收納盒中批量勾選，統(tǒng)一發(fā)起申請。

借用申請支持電子版、紙質版及復印件的形式，后臺在審批過程會自動記錄借用人、借用時間、用途、歸還時間等關鍵信息。操作全程在線留痕，實現(xiàn)規(guī)范化批量借還。

此外，收納盒功能遵循會博通系統(tǒng)細?；臋嘞拊O置原則。如：管理員可設置用戶每次只能借用某一部門所管理的檔案，以進行更細化的借用需求區(qū)分和管理。

2、檔案移交

企業(yè)內部進行檔案移交，往往會同時涉及未歸檔文件、已歸檔檔案兩種類型。通過收納盒進行批量移交操作時，會博通系統(tǒng)對兩種檔案類型進行了區(qū)分顯示，已歸檔、未歸檔內容需分開發(fā)起移交申請，由接收人進行接收歸類，方便清晰分類、規(guī)范管理。

3、提醒設置

提醒功能，是會博通系統(tǒng)的特色之一。利用該功能，用戶可為系統(tǒng)中的每一條信息，按預先設定的時間、內容、方式提醒指定人員或群體，并支持短  信   通知，是辦公和任務管理的實用利器。

要實現(xiàn)批量提醒，用戶可先將需設置相同提醒的信息添加入收納盒，勾選信息后點擊添加提醒，即可批量設置。

便捷的提醒功能，可以與檔案管理流程相結合，如借閱到期提醒、團隊代辦事宜提醒等，點擊提醒即可進入相應流程，幫助用戶更好把控任務進度，避免錯過重要事項。

4、檔案銷毀

根據(jù)國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，超過保管期限的檔案實體可以銷毀。對于過期電子檔案，會博通建議，在存儲空間允許的情況下，可成立專門的注銷或銷毀檔案數(shù)據(jù)庫存放，在銷毀實體檔案的同時保留電子檔案數(shù)據(jù)，后續(xù)可供檢索利用，甚至在特殊情況下恢復原檔案。

通過收納盒，用戶即可將所要銷毀的檔案批量提交銷毀流程，按流程轉入銷毀庫處理。

會博通的收納盒功能，與系統(tǒng)強大的流程體系、權限體系相互貫通融合：用戶可使用流程功能，進行工作流的設計與運作，實現(xiàn)檔案的全生命周期管理，如歸檔、移交等；同時，利用收納盒，可對批量信息或檔案發(fā)起操作流程，使檔案管理規(guī)范且高效；此外，通過細?；臋嘞拊O置體系，可為不同崗位設置與職能相匹配的操作權限，無論是單一操作或是批量操作都能覆蓋，讓管理過程更加規(guī)范、可控。

有了會博通高效便捷的收納盒功能，批量檔案操作不再繁瑣，檔案管理人員也能更好專注于效率提升，讓檔案管理與應用發(fā)揮更大效用，進而為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。