企業(yè)文檔管理3大隱患，你了解多少？

在企業(yè)日常工作中，我們經(jīng)常會遇到硬盤破損、數(shù)據(jù)丟失、機(jī)密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、編號混亂、信息共享滯后、流程繁冗、操作歷史不清等一系列情況，同時面臨員工離職跳槽，新員工交接，內(nèi)部員工泄密等一些企業(yè)管理棘手的問題，這些問題往往會造成企業(yè)工作執(zhí)行力不夠，溝通效率低下，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)泄密等，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)控管理困難、利潤減少、以及造成企業(yè)不可估量的損失，影響企業(yè)的良性發(fā)展，成為企業(yè)文檔管理的隱患。會博通綜合文檔管理系統(tǒng)通過市場調(diào)研了解到，除了上述的隱患，企業(yè)文檔管理還存在以下3大隱患。

1、文件無法統(tǒng)一備份

在企業(yè)中，幾乎人人一臺電腦，由成百上千的員工組成的企業(yè)，所產(chǎn)生的文檔數(shù)目非常龐大，其中就不乏很多對于企業(yè)而言非常重要的文檔。這些文檔若因某個電腦系統(tǒng)硬盤損壞或病毒感染導(dǎo)致丟失，其損失無法估量。為防止丟失，備份文件無疑是非常好的措施，但是，由于文件存儲分散，文件量極大，將所有電腦中的文件一個不落的定期逐一備份，是幾乎不可能完成的。

2、重要資料沒有安全保障

在接受調(diào)查的企業(yè)中，大多數(shù)管理者都認(rèn)為自己企業(yè)的文件需要加入嚴(yán)格的保密措施，但實(shí)際上并沒有多少企業(yè)將其付諸行動。企業(yè)管理中員工離職、換崗等人員流動現(xiàn)象十分常見，與公司有關(guān)的重要文件經(jīng)常出現(xiàn)被復(fù)制、刪除、外泄的情況，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，85%的職員可以輕松的下載這些具有"競爭力"的資料和信息，78%的資料外泄來源于企業(yè)內(nèi)部。員工離職后將公司商業(yè)機(jī)密文件拷貝帶走，再高價賣出給競爭對手，嚴(yán)重情況可能會給企業(yè)造成高達(dá)上千萬元的直接損失，間接損失更是不可計(jì)量。

3、員工操作歷史無法看見

企業(yè)工作離不開文檔，成百上千個員工每時每刻都在對文檔進(jìn)行操作，每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，工作失誤后責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象嚴(yán)重。公司的機(jī)密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰做的，員工之間互相猜忌推卸責(zé)任，影響公司內(nèi)部團(tuán)結(jié);有時重要內(nèi)容被誤刪除，無法恢復(fù)至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費(fèi)人力與時間成本，給公司帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

企業(yè)文檔管理的隱患如此嚴(yán)重，有什么辦法可以避免這些隱患的發(fā)生嗎？有，使用會博通綜合文檔管理系統(tǒng)就可以避免出現(xiàn)上述的3大的隱患，幫助企業(yè)留住核心文檔，助力企業(yè)穩(wěn)步向上發(fā)展。

會博通綜合文檔管理系統(tǒng)，在過去30余年里，通過組織機(jī)構(gòu)虛擬化、面向?qū)ο蟮墓芾?、與工作職能相適應(yīng)的多維度權(quán)限管理、全面而又靈活的安全管理策略和防擴(kuò)散措施等特色系統(tǒng)功能，為數(shù)萬企業(yè)提供了優(yōu)質(zhì)的文檔資料管理服務(wù)，幫助合作組織建立起了重要文檔資料知識庫。為諸如廣東省財政監(jiān)察專員辦事處、廣東省文化廳、廣東省廣晟建設(shè)投資集團(tuán)有限公司、廣東中人建設(shè)集團(tuán)有限公司、貴陽筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司、廣州供電局電力試驗(yàn)研究院、廣州供電局有限公司、廈門鎢業(yè)股份有限公司、邯鄲欣和電力建設(shè)有限公司等對文檔機(jī)密性要求比較高的企事業(yè)單位保存了核心的文檔資料。