如何做好企業(yè)檔案管理？檔案分類標引5階段，你得了解
2022/7/19 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 623
在檔案管理工作表中，我們經(jīng)常聽到“分類標引”這樣的表述。那么，什么是檔案的分類標引？如何做好檔案的分類標引？這兩個問題，你了解嗎？
從狹義上來看，分類標引是指對主題分析的結果賦予信息資源相應的類號，和相關的輔助號碼而形成分類檢索標識的過程，也就是將主題概念轉化為分類檢索語言的過程，不包括對主題的分析。而廣義上的分類標引，則包含了對主題進行分析，并將分析結果轉化為分類檢索語言的過程。
概括地說，分類標引工作是對信息資源進行分類組織的基礎，對于檔案的開發(fā)利用具有重要意義。
檔案分類標引的程序一般分為以下幾個階段：
(1）分析標題。文件的標題是作者對文件中心內容的概括，一般都能夠正確地反映文件的內容和性質。仔細、認真地研究標題對于分類標引有很大的作用。但也有一些標題不能正確表達文件的中心內容，所以，標題不能作為分類標引的唯一根據(jù)。
(2）瀏覽正文。就是將正文粗略地瀏覽一遍，目的在于了解撰寫目的、中心內容，確定文件論說和研究的主題，判斷應歸入什么類目，提供哪些檢索途徑。
(3）查閱文件版頭和附加標記。覺政機關的正式文件都有固定的版頭，標明作者、收文機關、文件字號、時間、密級等，有助于明確文件的具體內容、使用范圍及參考價值。
(4）歸類。根據(jù)文件分析確定的主題，查閱分類表，找到與其確切相符的類目，標引分類號。
(5）審校。復核文件分類標引是否正確。它是保證標引質量的措施，一般不許采用抽樣的方法。
標引人員所掌握的知識是有限的，不可能掌握各個職能部門的所有工作情況，因此，在檔案分類時，往往會遇到有些不懂或一個人無法解決的情況，這就要通過查找工具書，集體討論或請教專家的辦法來解決。總之，標引人員要善于學習，在分類工作中要不斷總結經(jīng)驗，探索科學方法，逐步地熟悉標引規(guī)則。
從狹義上來看，分類標引是指對主題分析的結果賦予信息資源相應的類號，和相關的輔助號碼而形成分類檢索標識的過程，也就是將主題概念轉化為分類檢索語言的過程，不包括對主題的分析。而廣義上的分類標引，則包含了對主題進行分析，并將分析結果轉化為分類檢索語言的過程。
概括地說，分類標引工作是對信息資源進行分類組織的基礎，對于檔案的開發(fā)利用具有重要意義。
檔案分類標引的程序一般分為以下幾個階段：
(1）分析標題。文件的標題是作者對文件中心內容的概括，一般都能夠正確地反映文件的內容和性質。仔細、認真地研究標題對于分類標引有很大的作用。但也有一些標題不能正確表達文件的中心內容，所以，標題不能作為分類標引的唯一根據(jù)。
(2）瀏覽正文。就是將正文粗略地瀏覽一遍，目的在于了解撰寫目的、中心內容，確定文件論說和研究的主題，判斷應歸入什么類目，提供哪些檢索途徑。
(3）查閱文件版頭和附加標記。覺政機關的正式文件都有固定的版頭，標明作者、收文機關、文件字號、時間、密級等，有助于明確文件的具體內容、使用范圍及參考價值。
(4）歸類。根據(jù)文件分析確定的主題，查閱分類表，找到與其確切相符的類目，標引分類號。
(5）審校。復核文件分類標引是否正確。它是保證標引質量的措施，一般不許采用抽樣的方法。
標引人員所掌握的知識是有限的，不可能掌握各個職能部門的所有工作情況，因此，在檔案分類時，往往會遇到有些不懂或一個人無法解決的情況，這就要通過查找工具書，集體討論或請教專家的辦法來解決。總之，標引人員要善于學習，在分類工作中要不斷總結經(jīng)驗，探索科學方法，逐步地熟悉標引規(guī)則。
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