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檔案管理工作的收集環(huán)節(jié)有什么要注意的?一篇干貨文給您講透

2022/9/27 0:00:00       來源:行業(yè)動態(tài)        作者:小博       瀏覽量:  635

在檔案管理工作中,大家一定會遇到的環(huán)節(jié)就是檔案收集了,但您真的了解檔案收集嗎?一個小小的收集環(huán)節(jié),其實包涵了很多專業(yè)知識與檔案工作者匠心的投入。本期筆者就著眼于檔案收集這一個小細節(jié),跟大家嘮嘮嗑。


 檔案管理、檔案


01什么是檔案收集?

檔案收集就是接收和整機檔案的意思,檔案收集工作就是按照規(guī)定,通過理性接收制度和專門的整機方法,把分散在各機關、部門、個人手中和三十在社會上的檔案,集中到檔案室或檔案館進行科學管理的一項業(yè)務環(huán)節(jié)。

做好檔案收集工作,具有以下4點意義:

1)檔案收集工作室檔案館、檔案室取得和積累檔案的一種手段,它為檔案工作提供了實際的物質對象,是檔案業(yè)務工作的起點;

2)檔案收集工作是實現檔案統(tǒng)一管理的重要內容和一項重要的具體措施;

3)檔案收集工作質量的高低,會直接影響到檔案業(yè)務工作的其它環(huán)節(jié)的工作質量;

4)檔案收集工作是檔案部門與外界各方面聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一,這是一項政策性強、接觸面廣,工作要求較高的工作

02檔案收集工作要注意什么?

1)檔案收集方式:包括檔案的接收、征集以及網絡數據采集等方式;

2)檔案收集范圍:凡有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍;

3)強制檔案收集:任何個人都不得以任何理由拒絕移交有價值的檔案資料;

4)檔案收集制度:分為定期遞交和聯(lián)系催要兩部分。定期遞交要求形成檔案材料的各職能部門,按照時間、質量等要求移交歸檔;聯(lián)系催要要求檔案工作人員掌握形成檔案的信息,及時向形成材料的部門催收應歸檔材料;

5)關注檔案質量:歸檔材料必須是辦理完畢的原始材料,要完整齊全、正視、文字清楚;不符合歸檔要求的檔案材料,將責成檔案材料形成的相關職能部門按要求完成;

03會博通檔案管理系統(tǒng),您的檔案收集好幫手

會博通檔案管理系統(tǒng),為用戶朋友們提供了非常棒的檔案收集功能。以上我們列出的需要注意的事項,通過系統(tǒng)都能得到很好的解決。

在收集方式與收集制度上,會博通可將不同人員納入到系統(tǒng)當中。將人員納入系統(tǒng)后,系統(tǒng)管理員就可以將歸檔任務,拆分為不同的子任務,每個子任務由形成檔案的相應部門負責。由此多個子任務并行,檔案的收集效率會更高。此外,這種線上收集模式相較于線下而言,更為方便。用戶可以在任何時間、任何地點,直接通過企業(yè)微信、釘釘、OA、ERP等第三方系統(tǒng),將檔案傳送歸檔。 

在檔案的收集范圍上,會博通采用面向對象的管理模式,用戶朋友們可以根據自身的需要,創(chuàng)建知識管理框架,實際上,在會博通看來,每一個框架節(jié)點,都是一個管理對象。這些節(jié)點,或者由節(jié)點組成的架構,可以是文件、合同、規(guī)章制度、網站內容、客戶資料、證照、專利、資產、物品、機構、人員等信息,會博通都能集中統(tǒng)一管理。此外,會博通支持目前市面上常見的文件格式,能夠做到全面歸檔。

在檔案收集質量上,會博通為用戶朋友們提供了兩種方式。第一種方式是通過模板的方式來控制檔案質量,這就如同excel當中的數據驗證一樣,用戶只能按照我們設定的模板來填寫,完全不用擔心讓人凌亂的不合規(guī)內容。第二種方式是通過審核來控制檔案質量。這個審核的功能,通過會博通工作流來實現,對于內容不明的檔案,您可以添加專業(yè)人員進行重重審核,審核通過方可歸檔。

以上就是檔案收集的干貨內容,關于檔案收集,您有怎樣的見解呢?也歡迎給我們留言交流。人們用智慧創(chuàng)造了各種各樣的工具,反過來工具其實也能夠影響人的思維方式,會博通希望通過檔案管理系統(tǒng)便捷、高效的檔案收集方式,為您的工作、生活助力、加成!


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