檔案管理工作的收集環(huán)節(jié)有什么要注意的？一篇干貨文給您講透
2022/9/27 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 635
在檔案管理工作中，大家一定會遇到的環(huán)節(jié)就是檔案收集了，但您真的了解檔案收集嗎？一個小小的收集環(huán)節(jié)，其實包涵了很多專業(yè)知識與檔案工作者匠心的投入。本期筆者就著眼于檔案收集這一個小細節(jié)，跟大家嘮嘮嗑。
01什么是檔案收集？
檔案收集就是接收和整機檔案的意思，檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過理性接收制度和專門的整機方法，把分散在各機關、部門、個人手中和三十在社會上的檔案，集中到檔案室或檔案館進行科學管理的一項業(yè)務環(huán)節(jié)。
做好檔案收集工作，具有以下4點意義：
1）檔案收集工作室檔案館、檔案室取得和積累檔案的一種手段，它為檔案工作提供了實際的物質對象，是檔案業(yè)務工作的起點；
2）檔案收集工作是實現檔案統(tǒng)一管理的重要內容和一項重要的具體措施；
3）檔案收集工作質量的高低，會直接影響到檔案業(yè)務工作的其它環(huán)節(jié)的工作質量；
4）檔案收集工作是檔案部門與外界各方面聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，這是一項政策性強、接觸面廣，工作要求較高的工作
02檔案收集工作要注意什么？
1）檔案收集方式：包括檔案的接收、征集以及網絡數據采集等方式；
2）檔案收集范圍：凡有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍；
3）強制檔案收集：任何個人都不得以任何理由拒絕移交有價值的檔案資料；
4）檔案收集制度：分為定期遞交和聯(lián)系催要兩部分。定期遞交要求形成檔案材料的各職能部門，按照時間、質量等要求移交歸檔；聯(lián)系催要要求檔案工作人員掌握形成檔案的信息，及時向形成材料的部門催收應歸檔材料；
5）關注檔案質量：歸檔材料必須是辦理完畢的原始材料，要完整齊全、正視、文字清楚；不符合歸檔要求的檔案材料，將責成檔案材料形成的相關職能部門按要求完成；
03會博通檔案管理系統(tǒng)，您的檔案收集好幫手
會博通檔案管理系統(tǒng)，為用戶朋友們提供了非常棒的檔案收集功能。以上我們列出的需要注意的事項，通過系統(tǒng)都能得到很好的解決。
在收集方式與收集制度上，會博通可將不同人員納入到系統(tǒng)當中。將人員納入系統(tǒng)后，系統(tǒng)管理員就可以將歸檔任務，拆分為不同的子任務，每個子任務由形成檔案的相應部門負責。由此多個子任務并行，檔案的收集效率會更高。此外，這種線上收集模式相較于線下而言，更為方便。用戶可以在任何時間、任何地點，直接通過企業(yè)微信、釘釘、OA、ERP等第三方系統(tǒng)，將檔案傳送歸檔。
在檔案的收集范圍上，會博通采用面向對象的管理模式，用戶朋友們可以根據自身的需要，創(chuàng)建知識管理框架，實際上，在會博通看來，每一個框架節(jié)點，都是一個管理對象。這些節(jié)點，或者由節(jié)點組成的架構，可以是文件、合同、規(guī)章制度、網站內容、客戶資料、證照、專利、資產、物品、機構、人員等信息，會博通都能集中統(tǒng)一管理。此外，會博通支持目前市面上常見的文件格式，能夠做到全面歸檔。
在檔案收集質量上，會博通為用戶朋友們提供了兩種方式。第一種方式是通過模板的方式來控制檔案質量，這就如同excel當中的數據驗證一樣，用戶只能按照我們設定的模板來填寫，完全不用擔心讓人凌亂的不合規(guī)內容。第二種方式是通過審核來控制檔案質量。這個審核的功能，通過會博通工作流來實現，對于內容不明的檔案，您可以添加專業(yè)人員進行重重審核，審核通過方可歸檔。
01什么是檔案收集？
檔案收集就是接收和整機檔案的意思，檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過理性接收制度和專門的整機方法，把分散在各機關、部門、個人手中和三十在社會上的檔案，集中到檔案室或檔案館進行科學管理的一項業(yè)務環(huán)節(jié)。
做好檔案收集工作，具有以下4點意義：
1）檔案收集工作室檔案館、檔案室取得和積累檔案的一種手段，它為檔案工作提供了實際的物質對象，是檔案業(yè)務工作的起點；
2）檔案收集工作是實現檔案統(tǒng)一管理的重要內容和一項重要的具體措施；
3）檔案收集工作質量的高低，會直接影響到檔案業(yè)務工作的其它環(huán)節(jié)的工作質量；
4）檔案收集工作是檔案部門與外界各方面聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，這是一項政策性強、接觸面廣，工作要求較高的工作
02檔案收集工作要注意什么？
1）檔案收集方式：包括檔案的接收、征集以及網絡數據采集等方式；
2）檔案收集范圍：凡有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍；
3）強制檔案收集：任何個人都不得以任何理由拒絕移交有價值的檔案資料；
4）檔案收集制度：分為定期遞交和聯(lián)系催要兩部分。定期遞交要求形成檔案材料的各職能部門，按照時間、質量等要求移交歸檔；聯(lián)系催要要求檔案工作人員掌握形成檔案的信息，及時向形成材料的部門催收應歸檔材料；
5）關注檔案質量：歸檔材料必須是辦理完畢的原始材料，要完整齊全、正視、文字清楚；不符合歸檔要求的檔案材料，將責成檔案材料形成的相關職能部門按要求完成；
03會博通檔案管理系統(tǒng)，您的檔案收集好幫手
會博通檔案管理系統(tǒng)，為用戶朋友們提供了非常棒的檔案收集功能。以上我們列出的需要注意的事項，通過系統(tǒng)都能得到很好的解決。
在收集方式與收集制度上，會博通可將不同人員納入到系統(tǒng)當中。將人員納入系統(tǒng)后，系統(tǒng)管理員就可以將歸檔任務，拆分為不同的子任務，每個子任務由形成檔案的相應部門負責。由此多個子任務并行，檔案的收集效率會更高。此外，這種線上收集模式相較于線下而言，更為方便。用戶可以在任何時間、任何地點，直接通過企業(yè)微信、釘釘、OA、ERP等第三方系統(tǒng)，將檔案傳送歸檔。
在檔案的收集范圍上，會博通采用面向對象的管理模式，用戶朋友們可以根據自身的需要，創(chuàng)建知識管理框架，實際上，在會博通看來，每一個框架節(jié)點，都是一個管理對象。這些節(jié)點，或者由節(jié)點組成的架構，可以是文件、合同、規(guī)章制度、網站內容、客戶資料、證照、專利、資產、物品、機構、人員等信息，會博通都能集中統(tǒng)一管理。此外，會博通支持目前市面上常見的文件格式，能夠做到全面歸檔。
在檔案收集質量上，會博通為用戶朋友們提供了兩種方式。第一種方式是通過模板的方式來控制檔案質量，這就如同excel當中的數據驗證一樣，用戶只能按照我們設定的模板來填寫，完全不用擔心讓人凌亂的不合規(guī)內容。第二種方式是通過審核來控制檔案質量。這個審核的功能，通過會博通工作流來實現，對于內容不明的檔案，您可以添加專業(yè)人員進行重重審核，審核通過方可歸檔。
以上就是檔案收集的干貨內容，關于檔案收集，您有怎樣的見解呢？也歡迎給我們留言交流。人們用智慧創(chuàng)造了各種各樣的工具，反過來工具其實也能夠影響人的思維方式，會博通希望通過檔案管理系統(tǒng)便捷、高效的檔案收集方式，為您的工作、生活助力、加成！
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