規(guī)范制度、借力軟件，提升檔案管理水平

規(guī)范制度、借力軟件，提升檔案管理水平

眾所周知，在社會(huì)發(fā)展歷程的各個(gè)階段，檔案管理工作都為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)。對于國家檔案而言，部分檔案內(nèi)容關(guān)系國家政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。進(jìn)行檔案管理工作，不僅要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，還要維護(hù)檔案的完整與安全，以便于利用的原則。檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，是構(gòu)筑社會(huì)信息系統(tǒng)的重要基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有重要意義，對整個(gè)社會(huì)也有重要意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。要管理好檔案規(guī)范管理制度是必然的，提升管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案智慧管理，就不得不借助專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。下面小編就從規(guī)范檔案管理制度和搭建檔案管理系統(tǒng)，兩方面相結(jié)合來提升檔案管理水平，簡單介紹一下，供大家參考

一、 規(guī)范檔案管理制度：

1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，出具銷毀清冊，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì)、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初步竣工驗(yàn)收會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng)，認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

10、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

二、 借助檔案管理軟件提升文檔管理水平

無論是國外還是國內(nèi)，大量實(shí)踐表明：一個(gè)國家、一個(gè)企業(yè)的存在和發(fā)展始終離不開檔案管理工作。一個(gè)國家、一個(gè)企業(yè)的檔案管理水平滯后或水平低，勢必會(huì)直接影響國家、企業(yè)的正常運(yùn)作和健康發(fā)展。要提升檔案管理水平，通過規(guī)范檔案管理制度的同時(shí)還需要部署專業(yè)的 “會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)”，助力檔案信息資源安全可靠的集中存儲(chǔ)和充分共享利用，讓檔案資料互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息化，檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限得到安全控制，檔案利用方式通過網(wǎng)絡(luò)更加簡單方便。

三、關(guān)于會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)：

會(huì)博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會(huì)博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。現(xiàn)在會(huì)博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。

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