如何管理實(shí)體與電子檔案？會(huì)博通高效安全統(tǒng)一管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案信息管理模式必然要被時(shí)代的潮流所淘汰。實(shí)體與電子檔案集成統(tǒng)一管理順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展越來越受到企事業(yè)單位的青睞。關(guān)于如何高效安全管理實(shí)體與電子檔案信息，會(huì)博通給出了有效的解決方案。

一、實(shí)體檔案的數(shù)字化采集

會(huì)博通可以配合掃描儀或高拍儀等紙質(zhì)文件數(shù)字化采集設(shè)備，從新建條目、文件掃描上傳到屬性錄入，全流程利用系統(tǒng)完成實(shí)體檔案的數(shù)字化采集工作。

這種方法適用于對紙質(zhì)收文實(shí)施即時(shí)電子化處理的管理模式，例如，每收到一份收文，都要求根據(jù)紙質(zhì)文件，即時(shí)掃描上傳并錄入屬性存放到系統(tǒng)中，此時(shí)，只需要使用系統(tǒng)的掃描新建功能，利用會(huì)博通自主研發(fā)的圖片管理器，配合采集設(shè)備，即可快速對紙質(zhì)文件實(shí)施采集并上傳系統(tǒng)，可根據(jù)需要形成TIF或PDF格式文件，并可按要求進(jìn)行壓縮處理。

同樣，這種方法也適用于歷史紙質(zhì)檔案的批量數(shù)字化處理，系統(tǒng)還提供了專門的紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理流程化方法，可全程跟蹤和記錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化的操作過程。

二、數(shù)字化文件的采集

對于已經(jīng)形成的數(shù)字化文件，可以直接利用會(huì)博通系統(tǒng)，在對應(yīng)的檔案分類下進(jìn)行數(shù)字化文件的批量上傳，或者，對已經(jīng)存在的檔案條目進(jìn)行更換正文操作，對應(yīng)上傳數(shù)字文件。

系統(tǒng)也提供了數(shù)字化文件的對應(yīng)批量上傳程序，可按預(yù)先設(shè)定的規(guī)則（如文號、題名等），批量對應(yīng)上傳已有的數(shù)字化文件到檔案系統(tǒng)中：

三、方便的歸檔編輯平臺

會(huì)博通提供文件歸檔編輯平臺，檔案的錄入、紙質(zhì)掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個(gè)界面上，即可實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的全過程。

還可將系統(tǒng)中其他管理分類中需要?dú)w檔的文件進(jìn)行歸檔操作，例如，在OA系統(tǒng)中通過數(shù)據(jù)接口轉(zhuǎn)過來的文檔，或是業(yè)務(wù)部門在相關(guān)的業(yè)務(wù)管理分類下進(jìn)行了錄入和上傳的文檔，都可通過歸檔編輯工具實(shí)現(xiàn)歸檔。不同的用戶可根據(jù)被授予的權(quán)限，在不同的檔案管理分類中分散進(jìn)行整理工作，亦可利用歸檔編輯平臺實(shí)施集中整理，甚至根據(jù)管理需要，采用混合模式對歸檔文件進(jìn)行整理，大大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理的靈活性。

四、與實(shí)際情況一致的實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案同步實(shí)時(shí)管理

會(huì)博通提供紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案與數(shù)字化檔案在同一系統(tǒng)中實(shí)施同步管理，并且，可提供實(shí)體檔案的存放位置地圖顯示，以方便管理與利用。數(shù)字化檔案集中統(tǒng)一管理，實(shí)體紙質(zhì)檔案則可根據(jù)需要，實(shí)施分布式存儲(chǔ)與管理，即可對存放于不同地點(diǎn)的檔案庫房實(shí)施管理。

如下圖所示，系統(tǒng)中的分類方式為：全宗à檔案種類à檔案分類à檔案定義（紅色方框）à具體文件。這是一種可以結(jié)合按卷歸檔與按件歸檔的分類方式。因?yàn)?，我們可以把檔案定義理解成檔案室里的一個(gè)檔案盒：檔案盒中裝訂成案卷的則為以卷歸檔的檔案；而檔案盒中一文一件的文件，即為按件歸檔的檔案。因此，在系統(tǒng)中的分類架構(gòu)，與實(shí)際在檔案室中的情況是完全一致的。并且，系統(tǒng)專門列有一項(xiàng)存放位置的屬性對實(shí)體檔案的存放位置進(jìn)行管理，方便實(shí)體檔案的管理與利用。

會(huì)博通對于不需要對檔案實(shí)體進(jìn)行數(shù)字化的檔案（例如會(huì)計(jì)憑證等），一般體現(xiàn)在對條目的管理，只需要采集和錄入檔案的相關(guān)屬性信息，可采用屬性新建或批量新建兩種方式：

一、系統(tǒng)新建 包括屬性新建與批量新建兩種方式新建檔案條目：

l 屬性新建：進(jìn)入屬性頁面，錄入文件屬性，提交后即可在系統(tǒng)中生成與所選屬性一致的文件條目。

l 批量新建：批量新建適用于要求錄入的文件屬性不多，且具有一定相似性的文件進(jìn)行批量新建，如下圖所示，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)表格式的窗口供批量輸入文件條目（如下圖所示），避免逐條新建錄入所造成的重復(fù)工作，并且，點(diǎn)擊新建條目后，可對上一條輸入的條目進(jìn)行一定程度的屬性繼承，提高錄入效率。

二、批量導(dǎo)入 即從Excel表格文件中，導(dǎo)入文件條目：

系統(tǒng)會(huì)智能化獲取Excel表格文件中的所有檔案條目屬性信息，這種方式適用于對以往利用Excel表格進(jìn)行檔案管理的單位進(jìn)行檔案條目的導(dǎo)入?；蛘?，業(yè)務(wù)部門進(jìn)行檔案資料移交的時(shí)候，可能會(huì)用Excel制作對應(yīng)的檔案移交清單，檔案管理人員即可直接使用該移交清單導(dǎo)入檔案條目，避免重復(fù)錄入。