如何簡化繁雜的檔案管理工作方式？會博通高效辦公三大特點

21世紀(jì)，是信息化爆炸時代，巨量的信息及各個環(huán)節(jié)形成的檔案資料，給各單位的檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和壓力。如何實現(xiàn)高效的工作方式是行業(yè)熱議的話題。本文介紹可以直接影響檔案管理工作效率的工具：“檔案管理系統(tǒng)”?？赐瓯疚奈覀儠?，原來我們要實現(xiàn)高效工作方式，其實只差一步之遙。本文也是自己實際工作中經(jīng)驗與體會的分享，希望可以讓大家少走彎路，進(jìn)入嶄新的工作模式，享受工作的樂趣；話不多說，進(jìn)入主題。

什么是檔案管理系統(tǒng)？

檔案管理系統(tǒng)是新時代科技創(chuàng)新的產(chǎn)物，同樣你也可以把它當(dāng)作一個新型的管理方式。檔案管理系統(tǒng)主要是為檔案部門設(shè)計的，用來減少檔案部門繁重的工作量。

檔案管理系統(tǒng)“高效”的原因

檔案管理系統(tǒng)可以帶來高效工作的原因其實是來自本身的特點，管理系統(tǒng)的工作原理就是統(tǒng)一眾多檔案的標(biāo)準(zhǔn)、建立規(guī)范的檔案管理制度、構(gòu)建無障礙的信息共享平臺。

這樣就可以將檔案工作的效率大大提高，不僅節(jié)省了時間，還提高了檔案的利用程度，提高信息價值，為企業(yè)帶來持續(xù)性發(fā)展。

檔案管理系統(tǒng)的三大特點：

現(xiàn)在的檔案工作多數(shù)都還停留在傳統(tǒng)的手法上，這樣已經(jīng)趕不上時代的發(fā)展了，而檔案管理系統(tǒng)的特點，真的要比傳統(tǒng)手法的效率高的太多了。

（一）開放性

在使用了“檔案管理系統(tǒng)”以后，檔案信息都會存儲在一個大大的數(shù)據(jù)庫里，而這些四處采集來的信息，會根據(jù)系統(tǒng)的規(guī)范，存儲起來。這樣對于以后的數(shù)據(jù)交換，就非常方便。

就像是現(xiàn)在使用的金錢一樣，到什么地方用錢都可交換到自己想要的東西，數(shù)據(jù)也是一樣的。如果不想轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的格式，在條件允許下，也可以保持原來的格式。這點就要比傳統(tǒng)的方法，輕松了很多。

（二）容錯性

系統(tǒng)有很人性化的流程指引，在你使用它的時候，如果輸入錯誤信息、操作不當(dāng)，系統(tǒng)會給予你提示，幫助你完成正確的操作。

這個就像我們?nèi)メt(yī)院或者超市，都會有一個咨詢臺，里面的人員會一步一步告訴你，你想要的物品在哪里，而系統(tǒng)就自帶了這樣一個角色，不用在擔(dān)心自己因為不會操作，而產(chǎn)生錯誤了。

（三）系統(tǒng)安全性

這個是我在使用時，覺得超級好的特點了，真的就是全方位保證了系統(tǒng)內(nèi)信息的安全，不止是內(nèi)部，甚至連外部的硬件都會有安全的設(shè)置。真的讓人用起來特別的踏實。

有一次我就是因為錯誤的操作，導(dǎo)致了一些數(shù)據(jù)丟失，那個時候我都覺得要完蛋了，數(shù)據(jù)沒了去哪里找啊。

但是系統(tǒng)居然給我發(fā)送了提示，說發(fā)現(xiàn)了一次錯誤操作，是否選擇恢復(fù)數(shù)據(jù)，我當(dāng)即選擇了恢復(fù)，最后數(shù)據(jù)都還原了，不得不說系統(tǒng)給用戶的安全感是真的高。

這就是“檔案管理系統(tǒng)”高效辦公三大特點，也是我自己工作中體驗出的真感覺，辛苦與幸福是可以選擇的，如果想要體驗或嘗試，也可以聯(lián)系我找到“會博通”。最后問大家一下，關(guān)于系統(tǒng)的其他功能你還知道哪些？

不知道也沒關(guān)系，下期文章告訴你。