檔案管理系統(tǒng)軟件建立一個標準化檔案管理

       “標準化”與“標準”兩個概念在管理上是有所不同的，標準化工作的范圍會廣泛一些，更科技，更有技術(shù)性，可以運用于各個社會工作領域，標準沒有社會行為主體對標準的實施，有關(guān)標準也只能是一紙空文。檔案工作標準化是一個工作活動過程，也就是一項智力性的系統(tǒng)工程，通過檔案管理系統(tǒng)軟件來實現(xiàn)。

       檔案工作標準化經(jīng)過簡化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、選優(yōu)等管理控制活動，達到節(jié)約時間、提高效率、減少成本、提高質(zhì)量效果。在檔案進行歸類整理中，管理人員可以在會博通檔案管理系統(tǒng)軟件上，進行屬性自定義明確羅列應歸檔的檔案材料，按照時間順序和工作內(nèi)容進行分門別類編序并制作目錄索引或填寫好對應的檔案屬性，方便后期尋找檔案文件搜索“關(guān)鍵詞”與“屬性”篩選。

       隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時代的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式在逐漸被綜合化、一體化、協(xié)同化的智能化管理系統(tǒng)所取代，傳統(tǒng)的檔案管理模式正在進行顛覆性變革，變革，勢在必行，而檔案管理系統(tǒng)軟件的應用，則是在檔案管理變革中脫穎而出的重要一步。

       會博通檔案管理系統(tǒng)軟件資深產(chǎn)品經(jīng)理指出：檔案管理歸檔的分類標準主要有文件的時間、來源、內(nèi)容、形式四種,每一個標準又有不同的分類方法，下面小編就給大家簡單講解一下：

       一、按文件的形式分類

       1、載體形態(tài)分類法：按文件的制成材料分類,如：膠片、錄像帶、光盤等。

       2、文件種類分類法：如：賬簿、報表等。

       3、形狀規(guī)格分類法：按載體的形態(tài)和大小分類,如：卷、盤以及不同的尺寸等。

       二、按文件的來源分類

       1、通信者分類法：按與立檔單位有較穩(wěn)定的來往通信關(guān)系的機關(guān)或個人分類。

       2、組織機構(gòu)分類法：按立檔單位的內(nèi)部組織機構(gòu)分類。

       3、作者分類法：按文件的作者分類。

       三、按文件的內(nèi)容分類

       1、問題分類法：按文件內(nèi)容所說明的問題(事由)分類。

       2、專業(yè)分類法：按檔案內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)分類。

       3、地域分類法：按文件內(nèi)容所涉及的地理區(qū)域分類,如：湖北、湖南等。

       4、實物分類法：按文件內(nèi)容所涉及的實物分類,如：石油、糧食、煤炭、棉等。

       四、按文件產(chǎn)生的時間分類

       1、年度分類法：根據(jù)形成與處理檔案所屬年度分類。

       2、工作階段分類法：如工程檔案按設計、施工、竣工等不同階段進行分類。

       3、時期分類法：按立檔單位在發(fā)展過程中形成的不同時期(或不同階段)分類。如：中華人民共和國成立前、中華人民共和國成立后、抗日戰(zhàn)爭時期等。

       作為檔案管理系統(tǒng)軟件解決方案供應商，會博通就是這類平臺中的佼佼者，三十多年的行業(yè)積累與公國，不乏眾多檔案管理系統(tǒng)成功的案例，靖遠縣檔案館、廣東工業(yè)大學、日立電梯、佛山人大、中航國際、中國南方電網(wǎng)等今典案例。

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