檔案管理系統(tǒng)平臺實現(xiàn)智慧化管理,管理精細(xì)化

        檔案管理系統(tǒng)平臺已經(jīng)在各地黨政、組織、事業(yè)單位、中大企業(yè)開始普及使用，在使用中獲取反饋，確確實實提升了檔案管理的工作效率與檔案利用。

       如上圖是廣東省人力資源的廣東檔案管理系統(tǒng)，整理的界面很簡單，分為個人服務(wù)與單位服務(wù)，可以實現(xiàn)檔案接收、檔案轉(zhuǎn)出、檔案查閱、借閱、可以依據(jù)檔案記載出具相關(guān)證明，為相關(guān)單位提供政審(考察)服務(wù) 檔案材料的收集、鑒別和歸檔，檔案存儲地查詢，跨省流動人員人事檔案管理服務(wù)，廣東省內(nèi)流動人員人事檔案查詢等服務(wù)。很好的為個人與單位提供很好的檔案管理與利用渠道，幫助個人與單位解決檔案的管理與利用問題。

      上面舉了一個大家都比較熟悉的例子幫助大家理解檔案管理系統(tǒng)平臺大概是怎樣的，那么就說說更深一層的知識，除了很多政府機(jī)構(gòu)在使用的檔案管理系統(tǒng)的同時，根據(jù)相關(guān)《檔案法》針對企業(yè)檔案管理也需要普及使用，未來也將較強(qiáng)關(guān)注，為了更好的企業(yè)發(fā)展與檔案價值得到發(fā)揮，符合企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理要求，目前很多日立、華為、國家電網(wǎng)、中石油、中石化、工商銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國鐵路工程集團(tuán)等大型企業(yè)也都在使用檔案管理系統(tǒng)。

      那么成熟的檔案管理系統(tǒng)是怎樣的？就拿比較熟悉并使用用戶比較多的會博通檔案管理系統(tǒng)平臺說說。

1、收集檔案

      會博通檔案管理系統(tǒng)支持批量上傳單個或多個文件夾功能。一是利用Excel，批量導(dǎo)入案卷、卷內(nèi)目錄。其二是對于已經(jīng)以數(shù)字形式存儲于電腦中的檔案，可以約定對應(yīng)關(guān)系，直接從磁盤批量導(dǎo)入到系統(tǒng)當(dāng)中，同時支持電子文檔的批量更換，以及屬性的批量修改和批量導(dǎo)入。

2、整理檔案

      系統(tǒng)平臺支持用戶靈活自定義創(chuàng)建檔案門類、屬性字段，對檔案進(jìn)行集中存儲與應(yīng)用。滿足檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用等整個生命周期的管理。

3、檔案利用

      檔案是具有價值性文檔，為了充分利用，系統(tǒng)具備共享、查閱、套打等功能，打印檔案不會影響到表格原有格式。

4、保障檔案安全，管理員可權(quán)限設(shè)置

      為保障檔案系統(tǒng)的安全性高，管理員根據(jù)需求能靈活方便的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，系統(tǒng)具備多級管理方式，能針對不同職位用戶進(jìn)行授權(quán)。一般遇到?jīng)]有權(quán)限的檔案，可以借閱申請，如果通過相關(guān)負(fù)責(zé)人審批才能夠獲得借閱權(quán)限。

5、查詢檔案

      根據(jù)用戶需求，可在系統(tǒng)的搜索平臺中快速檢索到自己需求的檔案，搜索結(jié)果跟用戶的權(quán)限有關(guān)。

6、統(tǒng)計檔案

      因工作需求，管理員可以在系統(tǒng)平臺中根據(jù)檔案的不同屬性選擇進(jìn)行多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

      會博通檔案管理系統(tǒng)平臺功能應(yīng)用貫穿檔案的收集、掃描、錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、鑒賞全過程，智慧化管理讓檔案管理規(guī)范化，提升檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動強(qiáng)度，降低管理成本，幫助檔案管理者工作更加順利與精細(xì)化。

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