利用文件檔案管理系統(tǒng)平臺(tái) 怎樣高效采集檔案？

      在信息化高速發(fā)展的今日，電子檔案管理方式有著快速檢索，按權(quán)限使用等諸多優(yōu)勢(shì)，利用會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理檔案被很多企業(yè)所認(rèn)可，電子檔案管理具有一定的重要性、時(shí)效性以及真實(shí)性的特點(diǎn)。檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物,是人類社會(huì)歷史真實(shí)面貌的原始記錄。它具有很好領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)價(jià)值，工作考察的憑證，科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)等方面的可靠資料，還是具有重復(fù)利用、歷史借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要材料。那么利用文件檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)怎樣高效采集檔案呢？

一、企業(yè)檔案采集的現(xiàn)狀

      隨著時(shí)代的發(fā)展，目前還有些企業(yè)對(duì)于電子檔案的采集僅限于掃描或是拍照，不得不說(shuō)，檔案的形式非常單一，工作效率低下，這也是導(dǎo)致檔案無(wú)法及時(shí)歸檔與歸檔完整的主要原因，因?yàn)閷?duì)于檔案員來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)集中掃描錄入的工作量非常大，針對(duì)視頻、實(shí)物檔案等多種形式的檔案，只是通過(guò)Excel管理非常不方便，數(shù)據(jù)也不全面的。

二、高效檔案采集辦法

      會(huì)博通為了解決企業(yè)檔案采集的現(xiàn)狀，目前提供多種歸檔渠道及方式：其應(yīng)用覆蓋面廣，且功能豐富的檔案采集功能，用戶可按組織內(nèi)部的管理習(xí)慣及需要，匹配采用符合組織自身需要的檔案采集方法，高效解決各類用戶在檔案錄入歸檔時(shí)所面臨的不同狀況。

1、實(shí)體檔案的采集

      屬性新建:支持用戶在系統(tǒng)中錄入檔案時(shí),直接屬性新建所需檔案條目。

      批量新建：操作簡(jiǎn)單便捷，與我們之前Excel的模式批量新建檔案條目類似，支持自動(dòng)繼承屬性內(nèi)容。

      導(dǎo)入新建：支持本地Excel批量導(dǎo)入案卷、卷內(nèi)目錄，對(duì)于檔案管理員來(lái)說(shuō)這是很必要的。

2、數(shù)字檔案的采集

      掃描新建：直接掃描各種實(shí)體檔案形成電子文件。

      批量上傳：支持用戶直接批量導(dǎo)入各種電子文件，其中囊括word、ppt、xls、pdf 及 txt 等格式都支持。對(duì)應(yīng)條目批量上傳用戶可以先約定好對(duì)應(yīng)關(guān)系，從磁盤(pán)批量對(duì)應(yīng)導(dǎo)入電子文件。

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