檔案歸檔系統(tǒng)的現(xiàn)狀和優(yōu)勢

      檔案歸檔系統(tǒng)的現(xiàn)狀和優(yōu)勢，處于新時代更新變化的期間，高新技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，使得眾多企業(yè)、事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)、社會服務(wù)發(fā)展更加順暢。在企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)構(gòu)中，檔案管理的質(zhì)量與效率對企事業(yè)單位的發(fā)展均有重要作用。因此，眾多領(lǐng)導(dǎo)人也多次強(qiáng)調(diào)必須時時加強(qiáng)檔案管理水平，從先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)出發(fā)，應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理智能化、專業(yè)化、法制化，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足。對優(yōu)化檔案管理方法，提高檔案管理質(zhì)量，減少檔案管理工作量，節(jié)省部分人力、財力、物力也起到了一定的作用。信息在企事業(yè)單位的發(fā)展與選擇中起著重要的參考作用。

檔案管理現(xiàn)狀:

     檔案管理現(xiàn)狀目前還是存在諸多痛點(diǎn)問題，就如文件、檔案量大，形式復(fù)雜、分散讓檔案收集工作加重，難以實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一歸檔。歸檔的文件、檔案的難以實(shí)現(xiàn)高效使用，安全性也存在堪憂問題，這是很多企業(yè)正在面臨的問題。

     隨著科技的發(fā)展，目前各行各業(yè)在高科技在應(yīng)用性、易用性與功能性上越來越強(qiáng)大，借助高科技的力量來推動自身的發(fā)展速度。就檔案管理也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)復(fù)印模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的電子數(shù)字化管理模式。檔案歸檔系統(tǒng)的檔案管理模式能夠很好的彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的不足之處，同時極大減少紙張復(fù)印的工作量，實(shí)現(xiàn)節(jié)省紙張的成本，存儲數(shù)據(jù)與文件所占用的倉庫空間，減少人力。

     也會有人在擔(dān)憂，目前很多人是否對電子數(shù)字軟件系統(tǒng)操作能力非常低，對辦公流程不熟悉，導(dǎo)致檔案信息的收集、分析、加工、匯編、存儲等環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤。其實(shí)，上述擔(dān)憂無需存在，會博通提供的檔案歸檔系統(tǒng)簡單易懂，再加上24小時的人工客服支持指導(dǎo)，就算是一個小白新手也能在短時間內(nèi)熟練操作，完全不會影響了上下級檔案管理部門對信息處理結(jié)果的不滿，又可快速完成接收檔案歸檔與檔案利用，有效提高工作效率。

     為了更好讓檔案管理人員熟練掌握這項工作，保證他們的工作、技術(shù)與管理能力，我國相關(guān)部門與計算機(jī)軟件開發(fā)公司共同對這一現(xiàn)象進(jìn)行了進(jìn)一步的研究，在通過不斷努力，開發(fā)出了專業(yè)的文件、檔案歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一管理與自動維護(hù)?；诠芾韱T需要方便操作、查找與使用的出發(fā)點(diǎn)，使系統(tǒng)軟件會讓管理工作高效、準(zhǔn)確、簡單、易用，會博通也一直在努力，也實(shí)現(xiàn)了各種用戶想要的效果。

高效整合資源，發(fā)揮檔案價值

     通過數(shù)字化智能的抓取和實(shí)時歸檔功能，針對各種繁瑣的檔案信息進(jìn)行收集與整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中管控，促進(jìn)檔案的增值利用。

數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，構(gòu)建資源平臺

     基于集中全面統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，可以打破信息無法互聯(lián)互通的壁壘，將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中處理，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺。

規(guī)范檔案管理，降低管理成本

     標(biāo)準(zhǔn)化、自動化（智能化）、規(guī)范化檔案收、存、用、銷全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理工作的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提升檔案管理效率。

信息安全管控，規(guī)避檔案風(fēng)險

     多重檔案信息安全管控機(jī)制，嚴(yán)格文檔使用權(quán)限與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風(fēng)險。

智能文件搜索，快速調(diào)閱目標(biāo)檔案文件

     當(dāng)管理員需求調(diào)閱某個文件時，可以利用搜索平臺搜索相關(guān)的關(guān)鍵詞即可秒尋目標(biāo)文件，根據(jù)用戶的記憶清晰與模糊，也可以進(jìn)行模糊搜索、二次搜索以及高級搜索。

     我們常見的辦公軟件只是簡單的密碼，在工作中確實(shí)非常容易造成泄密。但是，會博通檔案歸檔系統(tǒng)是可以根據(jù)客戶需求可以劃分管理員、高級用戶、普通用戶等角色。采用設(shè)置權(quán)限管理，能夠靈活設(shè)置人員的訪問、編輯、下載權(quán)限等。從而達(dá)到保密的效果。另外案歸檔系統(tǒng)可以自行產(chǎn)生不可修改的歷史記錄，并形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行安全設(shè)計，確保文件的安全使用。

推薦閱讀：

工程檔案管理系統(tǒng)-有序歸類、實(shí)時流程監(jiān)控、提高效益

【合伙人資訊】會博通山東省德州市區(qū)域合伙人敲定“山東新未來”！

工程項目檔案管理解決方案