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保險業(yè)務檔案管理系統(tǒng)解決方案，讓保險企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化建設
隨著中國保險行業(yè)的快速發(fā)展，相信未來將成為全球最重要的保險市場之一。隨之而來，該行業(yè)的各類型紙質(zhì)檔案大量增加，業(yè)務部門與各個部門對檔案信息的需求也在急劇攀升。保險行業(yè)也會成為檔案信息化建設的一個重要門類，因此，會博通保險業(yè)務檔案管理系統(tǒng)也應運而生，確實幫助了很多保險企業(yè)解決了檔案收集、管理與利用的難題。
國家檔案局和中國人民保險公司在1988年制定并印發(fā)的《中國人民保險公司檔案管理辦法》、保監(jiān)會下發(fā)的《人身保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》等文件均對保險行業(yè)的業(yè)務檔案管理工作有明確規(guī)定與考量標準，并強令加強執(zhí)行檔案信息化管理。因此，目前中國平安、中國人壽、新華保險、友邦、信誠人壽等保險公司率先也采用了電子檔案管理技術(shù)，因與傳統(tǒng)的紙質(zhì)業(yè)務檔案相比，電子檔案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同時在線查閱等優(yōu)點，現(xiàn)今電子檔案技術(shù)得到大力推廣并已經(jīng)成為檔案管理的主要模式。
在保險行業(yè)的調(diào)研報告中總結(jié)如下，保險公司檔案管理工作中普遍存在下面幾大問題：
1、檔案管理分散，無良好的檔案管理規(guī)范制度，并且檔案管理者對檔案管理專業(yè)知識欠缺，那么檔案管理工作就變得難度大；
2、過期、無保存價值紙質(zhì)檔案沒有及時更換與銷毀，造成庫房的積壓，提高各項管理成本；
3、檔案查閱與利用安全性差，比如紙質(zhì)檔案無人保管與長期利用，查閱，那么檔案地價值便無法得到保存地意義；
4、紙質(zhì)檔案出了保存難，其檔案利用效率低下，并且人工數(shù)據(jù)統(tǒng)計也不達標與準確；
5、歷史檔案管理沒有到達到國家檔案局和保監(jiān)會的要求；
6、傳統(tǒng)人工操作易導致檔案著錄信息出錯，易遺漏，并且不明確。
針對上述的諸多問題，會博通結(jié)合各大保險公司檔案管理工作的實際需求，自主研發(fā)了檔案管理系統(tǒng)與檔案數(shù)字化加工解決方案，并且進行了市場實戰(zhàn)運用，獲得眾多保險企業(yè)的好評，通過了解分享，會博通保險業(yè)務檔案管理系統(tǒng)亮點如下：
一、保險業(yè)務檔案管理系統(tǒng)解決方案：
①統(tǒng)一集中規(guī)范管理：為保險企業(yè)量身設計完整的檔案管理規(guī)范一款系統(tǒng)，為總公司提供了總部公司對所有分支機構(gòu)集中式統(tǒng)一的管理方式；并實現(xiàn)檔案管理的全生命周期管理，從檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管到利用（共享、借閱、移交、編研等），為了滿足一些保險企業(yè)各部門操作需求，該系統(tǒng)設計可以引導各級部門檔案人員規(guī)范化操作，更為簡單快捷。
②多種檢索模式：當用戶需求某個檔案時，但在海量的檔案庫中不易尋找，這時需要精準查詢目標檔案，那么該系統(tǒng)就擁有多種多種檢索模式，比如檔案條目檢索、時間篩選、屬性檢索與關(guān)鍵詞形式的全文檢索、簡單檢索、高級檢索、跨庫檢索等功能；
③解決歷史檔案難題：對用戶的歷史檔案可根據(jù)國家檔案局與保監(jiān)會的要求結(jié)合用戶單位的實際需求設計一套完整的整理方案，使原始紙質(zhì)檔案進行電子化的處理與檔案系統(tǒng)同步；
④待辦事件及時處理：為了提供日常工作效率，會博通保險業(yè)務檔案管理系統(tǒng)中設有各種類型的提示功能，比如在線交流的對話框提示、在線待辦事件提醒、郵件提示功能、手機短信提示等，可以便利相關(guān)人員及時處理檔案借閱、移交、鑒定銷毀審批和對檔案保管期限的判斷；
⑤高安全性的檔案利用：在保險檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理可以做到權(quán)限的控制，其中可以涉及保存借閱、查閱、移交、打印、下載、檔案系統(tǒng)登陸等詳細操作日志，且該系統(tǒng)中的電子檔案不允許拷屏；
⑥多種數(shù)據(jù)統(tǒng)計：檔案明細統(tǒng)計、檔案年報統(tǒng)計、檔案利用情況統(tǒng)計、檔案保管統(tǒng)計、系統(tǒng)操作日志統(tǒng)計等；
⑦提高檔案信息準確率：由管理系統(tǒng)將檔案著錄信息詳細進行摘錄，減少諸多人工操作帶來的錯誤率。
二、紙質(zhì)檔案實現(xiàn)檔案數(shù)字化解決方案：
由于各地的政策要求，保險公司針對檔案的管理越來越規(guī)范，給企業(yè)帶來的好處也是諸多的，甚至會影響企業(yè)穩(wěn)步向前長遠發(fā)展的關(guān)鍵。
①系統(tǒng)具體高效、高速運作：可以進行線上批量檔案錄入與整理、批量圖像處理、數(shù)據(jù)加密、全文檢索、批量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、PDF、文本錄入、OCR漢字識別等技術(shù)，針對各種業(yè)務檔案類型，按照不同時間、事件與格式選擇的靈活性，制定出不同的生產(chǎn)流程，從人員、設備、軟硬件的配備方面，都有嚴格的質(zhì)量控制和全面的監(jiān)督與管理。
②數(shù)據(jù)操作安全：利用系統(tǒng)實現(xiàn)公司本單位內(nèi)采用局域進行數(shù)據(jù)處理的操作，加工人員不得攜帶任何存儲設備進入辦公現(xiàn)場，防止數(shù)據(jù)的泄密，每天上下班安排專人負責文檔質(zhì)量及數(shù)量嚴格的核對與交接，將清查情況詳細記錄在案。
③紀律嚴明。嚴格遵循國家、行業(yè)標準及用戶的實際需求進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。
④檔案管理設備先進：自主研發(fā)的檔案數(shù)字化機器人（一套檔案管理系統(tǒng)+掃描儀）可實現(xiàn)多站點快速檔案電子數(shù)字化處理，可實現(xiàn)所生成的文件格式能夠方便地掛接到檔案管理系統(tǒng)中，且自動攜帶壓縮技術(shù)、OCR全文識別技術(shù)等，快捷掛接到保險檔案管理系統(tǒng)中，減少存儲空間，人力物力的浪費。
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