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證照檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)“存、查、用” 證照信息化管理
證照是指國家或其他行業(yè)主管部門依法頒發(fā)的證明個人或企業(yè)身份、資質(zhì)、能力和權(quán)利的文書、憑證等。證照作為一種對個人或企業(yè)資質(zhì)的權(quán)威認證，具有重要的法律效力和信譽保障作用。然而，當前我國各行各業(yè)的證照檔案管理普遍存在著證照頒發(fā)不規(guī)范、證照流轉(zhuǎn)不透明、證照儲存不完備等問題，這些問題給證照的管理帶來了極大的困難和不便。為此，會博通證照檔案管理系統(tǒng)的建立可以實現(xiàn)證照信息化管理，解決證照管理的難題。
當下很多證照檔案管理痛點：
1、用時難查找
證照類型多樣，保存分布零散并混亂，由不同的部門管理，缺乏統(tǒng)一臺賬，如工作人員變動，容易丟失，并且使用時難以尋找。
2、借閱不方便
1）借閱無法采取時效性的歸還管理，容易影響其他業(yè)務進展，并且泄露風險高。
2）傳統(tǒng)紙質(zhì)證照借閱不便利，不能同時借閱協(xié)作公司業(yè)務進展，有可能讓業(yè)務失去合作機會。
3）另外證照類型、證照數(shù)量等信息不透明，證照借閱流程不清晰，證照借閱辦理受時空限制，影響工作效率。
4）紙質(zhì)證照借閱容易損壞造成不可逆轉(zhuǎn)的修復。
3、預警不及時
很多企業(yè)，單位由于日常工作比較繁雜，并且證照缺乏到期實時提醒，影響證照年審、延期、換證等業(yè)務的及時辦理，不利于證照的維護，導致證照過期，辦理手續(xù)繁雜，時間性長。
4、狀態(tài)難掌控
證照日常的使用、借閱、變更、申辦、年檢、續(xù)費等無記錄，證照利用歷史難溯源、遺失損壞難追責，導致證照的管理不夠規(guī)范，安全風險高。
會博通證照檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了“存、查、用”證照信息化管理。首先，證照管理人員可以通過該系統(tǒng)依據(jù)證照類型、頒發(fā)機關、有效期等要素進行證照資料的分類和儲存，實現(xiàn)證照資料的全面存檔。通過與指紋識別、二維碼識別等技術的結(jié)合，可以實現(xiàn)證照資料的防偽、涂改檢驗和防篡改，進而保證證照資料的安全性和可信度。
以證照庫為中心，證照檔案管理系統(tǒng)解決方案：
1）證照有序存儲，易存易取方便管理
會博通證照檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)身，實現(xiàn)了證照的“存、查、用”一體化集中管理，在證照檔案管理系統(tǒng)中，證照管理人員可以快速準確地查詢證照資料。通過該系統(tǒng)的搜索和排序功能，可以依據(jù)證照類型、證照編號、持有人姓名等信息快速定位查詢所需證照資料，提高證照管理工作的效率和準確性。讓證照信息有序儲存，清晰明了，用時便于查找。
2）證照借閱，隨時了解證照使用情況
由于紙質(zhì)證照借閱容易損壞，安全性也難以保障，而采用會博通證照檔案管理系統(tǒng)支持批量借閱證照，提供多種借閱形式和領取方式，證照的借閱、使用和歸還全程留痕，提高證照各環(huán)節(jié)的流通效率。將證照借閱全程記錄留痕，采用一查即知的信息呈報方式，完整記錄證照借閱流程及相關信息，證照狀態(tài)實時自動更新，方便企業(yè)了解證照使用情況，提高證照各環(huán)節(jié)的流通效率。
3）證照提醒，保障證照的持續(xù)可用性
通過在系統(tǒng)上可以設置證照到期提醒時間和提醒方式，那么系統(tǒng)會根據(jù)設置的時間與提醒方式進行相應的證照提醒，保障證照的持續(xù)可用性。支持用戶根據(jù)需求自定義根據(jù)年檢、延期等證照維護工作設定單次或周期性提醒服務，系統(tǒng)會在證照到期前自動提醒相關人員進行處理，保障證照的持續(xù)可用性，促進企業(yè)合規(guī)的經(jīng)營與發(fā)展。
證照檔案管理系統(tǒng)支持證照的批量借閱申請，審批過程自動登記借用與歸還；支持在移動端隨時隨地發(fā)起申請，業(yè)務辦理不受時空限制，有效提高企業(yè)辦事效率。
4）證照統(tǒng)計
證照管理人員可以通過系統(tǒng)提供的電子文檔管理功能，將證照資料轉(zhuǎn)換為電子版文件，進而應用于證照信息反饋、業(yè)務處理、數(shù)據(jù)分析等工作。
會博通證照檔案管理系統(tǒng)具備智能化的統(tǒng)計方式，類似工作日志或數(shù)據(jù)統(tǒng)計的方式，將可視化圖表與表格形式實時統(tǒng)計證照的狀態(tài)及類型情況，展示不同狀態(tài)的證照數(shù)據(jù)，便于清晰查看證照的保存、利用、借閱等整體情況。證照管理人員可以實現(xiàn)對證照資料的全過程管理和控制，提高證照管理的效率和準確性，進而為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展提供有力的支持和保障。
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