知識學(xué)院
煤礦企業(yè)檔案管理中存在的問題和對策探究
作為國家重工業(yè)企業(yè)，煤礦企業(yè)推動著國家的基礎(chǔ)建設(shè)和國民經(jīng)濟的穩(wěn)健長遠發(fā)展，在新形勢下煤礦企業(yè)要想實現(xiàn)又好又快發(fā)展，必須要做好煤礦企業(yè)檔案部門基礎(chǔ)信息傳輸工作，確保企業(yè)檔案信息的利用和良好開發(fā)，隨著社會的發(fā)展，社會越來越重視煤礦安全生產(chǎn)，同時也在安全方面投入了大量的資金和設(shè)備，致使煤礦檔案工作內(nèi)容呈現(xiàn)出多樣化的形式，因而對檔案管理提出了全新的標(biāo)準(zhǔn)和要求，受多種因素的影響，當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理中存在問題。本文重點論述了煤炭企業(yè)檔案管理的問題，并提出了與之相應(yīng)的策略。
正所謂：“以史為鏡，可以知興林。”檔案管理作為煤礦企業(yè)的“知興林”的“歷史明鏡”，其檔案管理直接反映出了企業(yè)的發(fā)展歷程。隨著社會的不斷，在當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理工作中存在諸多問題，為此，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，重點論述另外當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理中，存在的問題，并提出了與之相應(yīng)的解決策略，以期更好地做好煤炭企業(yè)檔案管理工作。
1 當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理存在的問題分析
1）檔案重視力度不足。當(dāng)前，絕大多數(shù)人都認為煤礦企業(yè)是主要以資源輸出或是加工為主企業(yè)，因此企業(yè)的工作重點主要放置在效益和產(chǎn)量上，企業(yè)管理者并沒有認識到檔案管理工作的重要性，認為檔案工作只是一項簡單的文字保管工作，不需要投入大量的資金更新?lián)Q代，不需要消耗大量的人力物力[1]。沒有認識到檔案管理是煤礦企業(yè)效益和產(chǎn)量的有效保障，在檔案管理中依舊采用傳統(tǒng)落后的方式來進行管理，在很大程度上阻礙了企業(yè)生產(chǎn)效率的提升。
2）檔案收集缺乏全面性。受多種因素影響，現(xiàn)階段煤礦企業(yè)檔案收集或是管理沒有讓專業(yè)檔案管理人員進行，一般來說，檔案管理主要由技術(shù)人員在現(xiàn)場生產(chǎn)當(dāng)中形成的數(shù)據(jù)，技術(shù)人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，因而他們無法全面了檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行受到嚴(yán)重影響。另外，檔案并沒有及時交給專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案資料的丟失。
3）缺乏齊全的硬件設(shè)備。當(dāng)前絕大多數(shù)人認為現(xiàn)代化檔案管理，主要就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)為主的文字，圖片記錄轉(zhuǎn)化為用計算機記錄，殊不知煤礦企業(yè)檔案管理工作并不是做文檔和做表那么簡單，企業(yè)管理人員正是因為這樣的誤解，在很大程度上忽視對檔案管理硬件和軟件的投入，檔案室缺乏必要的管理設(shè)備，都是檔案材料霉變，蟲蛀，或是缺乏進行信息化管理，導(dǎo)致無法為煤礦企業(yè)提供高效能、高質(zhì)量的服務(wù)。
4）缺乏復(fù)合型專業(yè)人才。在新形勢下，要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化關(guān)鍵就在于實現(xiàn)人才現(xiàn)代化，檔案管理人員一方面要具備先進的管理技能，加強綜合素質(zhì)，另一方面，還要能夠使用各種新設(shè)備、新技術(shù)，做好相應(yīng)維護和更新工作[2]。當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理中很多管理人員都是“半路出家”，管理人員并沒有接受過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，還有一部分管理人員身兼數(shù)職，不僅要做好檔案管理工作，還要做好本職工作，因此，檔案管理工作沒有取得長足的進步，諸多信息化手段、方法都沒有運用到檔案管理工作中，檔案管理質(zhì)量差強人意。另外，由于缺乏復(fù)合型的專業(yè)人才，無法有效全面把握企業(yè)檔案管理全局，讓煤礦企業(yè)一些重要的檔案信息流失，這些企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展而言是非常不利的。
5）信息化進程推進緩慢。隨著社會的發(fā)展，檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化是今后煤礦企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。立足當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理工作而言，煤礦企業(yè)信息化進程是較為滯后的，現(xiàn)階段很多檔案的功能主要是資料的留存，并不是資料共享，因此，檔案產(chǎn)生的效益非常低下。實際上信息化不是使用或是更新現(xiàn)代設(shè)備那么容易，檔案管理人員要做到物以致用，最大限度發(fā)揮檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)特有的信息共享功能，助推煤炭企業(yè)檔案管理信息化、數(shù)字化實現(xiàn)[3]。
2 做好煤炭企業(yè)檔案管理工作的有效策略
1）強化意識轉(zhuǎn)變方式實行崗位責(zé)任制度。在新形勢下，做好煤礦企業(yè)檔案管理工作，當(dāng)務(wù)之急煤礦企業(yè)管理人員，要認識到做好檔案管理工作的重要性，認識到做好人才工作的必要性，在知識經(jīng)濟時代下，社會對檔案管理工作人員的工作提出了越來越高的要求。因此，煤礦企業(yè)首先要建立獨立的檔案管理部門，安排專業(yè)的檔案管理人員負責(zé)這項工作，全面實行崗位責(zé)任制度。其次，還必須要定期對已經(jīng)上崗檔案管理人員進行培訓(xùn)教育，在這過程中，主要包含了專業(yè)知識培訓(xùn)、信息共享意識以及安全意識等，在今后的納新工作中，要重點招聘系統(tǒng)學(xué)習(xí)了檔案知識和具有長期工作經(jīng)驗的人才。
2）切實完善硬件設(shè)施，推動信息規(guī)范進程。煤礦企業(yè)管理層要認識到更新檔案管理設(shè)備的重要性，投入一定人力物力，配置檔案現(xiàn)代化所需要計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公機器設(shè)備，最大限度的利用或是發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)；同時企業(yè)還必須要加快檔案數(shù)字化信息處理步伐，進一步助推檔案管理的數(shù)字化、信息規(guī)范化進程。
3）構(gòu)建科學(xué)規(guī)范體系，落實各項管理工作。古人云：“無規(guī)矩不成方圓”。在新形勢下煤礦企業(yè)為了最大化的保證檔案管理的順利有序開展，需采取措施，構(gòu)建科學(xué)全面且具有可行性的體系，同時還需利于當(dāng)前市場實際需求，有效將檔案劃分為兩部分，即常規(guī)和特殊檔案，科學(xué)，專業(yè)分析統(tǒng)計檔案信息，并將企業(yè)經(jīng)常所用到檔案資料獨立出來，成立一個專門且獨立的檔案室，便于管理，同時還有助于進一步提高查詢檔案的便捷性和工作效率，落實好各項管理工作。便于檔案管理人員對檔案資料進行集中管理。
4）加強管理人員培訓(xùn)，提高綜合專業(yè)能力。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，檔案管理工作是一項服務(wù)性、技術(shù)性、專業(yè)性很強的工作，因而這項工作對檔案管理人員要求非常高。隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出現(xiàn)代化，故而，煤礦企業(yè)檔案管理工作需要大量的專業(yè)人才，一方面他們要具備較強專業(yè)知識技能，另一方面，還必須要具備計算機應(yīng)用能力，針對于此，企業(yè)要通過走出去，引進來等方式，加強檔案管理人員的培訓(xùn)教育，同時還需采取措施加強人才隊伍信息化建設(shè)。眾所周知，檔案信息化后形成檔案是數(shù)字化，故而，這就要求檔案管理人員掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等。所以，加強檔案管理人員新方法、新技以及新理念的培訓(xùn)，讓檔案管理人員具備運用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的能力是非常重要的。
5）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理模式，提高檔案管理效率。當(dāng)前我們正處在網(wǎng)絡(luò)信息時代，煤礦企業(yè)要基于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理上創(chuàng)新、完善，實現(xiàn)檔案館的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理，在提高檔案管理工作效率的同時，還能進一步提高檔案管理工作安全。另一方面，作為國家的支柱產(chǎn)業(yè)煤礦企業(yè)，還必須要做好核心機密保密工作。重點保護企業(yè)機密和知識產(chǎn)權(quán)，特別是要重點防護通過互聯(lián)網(wǎng)渠道傳輸文件資料。重點加強電子檔案保管，同時煤礦企業(yè)并配置安全性較高電腦設(shè)備和專業(yè)檔案機房，切實做好防塵防潮工作，除此之外，還必須要做好關(guān)鍵文檔數(shù)據(jù)備份工作。
3 結(jié)語
總而言之，隨著社會經(jīng)濟的高度發(fā)展，現(xiàn)階段，煤礦資源已經(jīng)成為影響社會經(jīng)濟的關(guān)鍵性能源，因此，做好煤礦企業(yè)檔案管理工作是至關(guān)重要的，檔案管理工作關(guān)系到煤礦生產(chǎn)質(zhì)量和經(jīng)濟效益，同時也關(guān)系到煤礦生產(chǎn)的安全性。故而，在新時期背景下要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)切實創(chuàng)新和完善檔案管理工作，助推煤礦企業(yè)檔案管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的道路。
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