檔案管理中這8個“號”得分清！一定要看

2023/6/5 0:00:00 來源：知識學院作者：小博瀏覽量： 954

在檔案管理工作中，我們經常會看到檔號、全宗號、類別號、項目號、目錄號、案卷號、件號、頁號等名詞，這些詞匯究竟是什么意思，剛接觸檔案管理不久的朋友們乍看之下可能有點蒙。搞清概念是做好檔案管理工作的前提，本期內容，我們用一篇文章給大家介紹這幾個名詞分別說的是什么意思。

01檔案管理中的8個號，你得分清！

1）檔號

以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼,用于反映、固定和識別檔案排列順序。檔號一般由數字、字母或符號組成，可以表達出檔案的類別、級別、保管期限、年度、序號等信息。檔號在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，它可以幫助檔案管理員快速準確地找到需要的檔案材料，同時也可以保障檔案材料的安全保密和長期保存。

2）全宗號

檔案所屬全宗的代碼。全宗號一般由數字、字母或符號組成，用于表明檔案機構或檔案庫房的歸屬單位。

3）類別號

按照分類方案賦予全宗內各層級檔案類別的代碼。檔案的類別號通常以數字、字母或符號組成，可以表達出檔案材料的類別、內容、形式等信息。檔案的類別號是檔案管理中的重要組成部分，它可以幫助檔案管理員對檔案材料進行科學分類、歸檔和檢索，提高檔案材料的利用價值和管理效率。

4）項目號

產品、工程、課題、設備等不同類別項目檔案的代碼。項目號通常以數字、字母或符號組成，可以表達出項目的名稱、起止時間、負責人等信息。在檔案管理中，項目號的編制是為了方便對項目檔案材料進行管理、歸檔和檢索，同時也有利于保障檔案材料的安全保密和長期保存。項目號是檔案管理中的重要組成部分，對于保障組織機構、部門或個人的工作效率和質量具有重要意義。

5）目錄號

全宗內案卷所屬目錄的代碼。目錄號通常由數字、字母或符號組成，可以表達出檔案材料的目錄類別、內容、形式等信息。檔案的目錄號是檔案管理中的重要組成部分，它可以幫助檔案管理員對檔案材料進行科學分類、歸檔和檢索，提高檔案材料的利用價值和管理效率。

6）案卷號

案卷排列的順序代碼。案卷號通常由數字、字母或符號組成，可以表達出檔案材料的案卷類別、內容、形式等信息。案卷是檔案管理中的重要組成部分，它是介于全宗和文件之間的一個層次，對于檔案的組織和管理具有重要意義。案卷號的編制是為了方便對檔案材料進行管理、歸檔和檢索，同時也有利于保障檔案材料的安全保密和長期保存。

7）件號

歸檔的文件排列的順序代碼。檔案的件號是指對于一份檔案文件中，按照一定的規(guī)則和原則，對其中的每個件進行編制的標識符號。件號通常以數字、字母或符號組成，可以表達出檔案材料的件名、數量等信息。

8）頁號

案卷內文件每頁排列的順序代碼。檔案的頁號是指對于一份檔案文件中，按照一定的規(guī)則和原則，對其中的每一頁進行編制的標識符號。頁號通常以數字、字母或符號組成，可以表達出檔案材料的頁數、順序等信息。頁號是檔案管理中的重要組成部分，對于保障檔案材料的完整性和可靠性具有重要意義。

02會博通系統(tǒng)分類號表功能，檔案管理簡單便捷

會博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了分類號表功能。分類號表功能將檔案按照一定的規(guī)則、標準和方法分類，并為每個類別分配一個唯一的分類號，以便于對檔案進行管理、檢索和利用。

分類號表功能，不僅根據檔案的內容、性質、來源等特點進行分類，建立檔案分類體系和分類規(guī)則，同時也為每個檔案類別分配唯一的分類號，并在檔案盒、袋、冊等載體上標注分類號，以便于檔案的快速歸檔。在會博通檔案管理系統(tǒng)當中，保管期限也可按照分類號表自動進行識別。

這些編號功能讓檔案管理的效率得到了極大的提升，同時也是符合現階段“三合一”制度的要求。想要了解更多檔案管理系統(tǒng)功能，歡迎留言預約我們的技術人員進行演示。