弄懂職工檔案管理的六大問題，受益一生

職工檔案管理的重要性不言而喻，企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職業(yè)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。

1、檔案關(guān)系能否認(rèn)定勞動(dòng)關(guān)系

根據(jù)《勞動(dòng)法》相關(guān)規(guī)定：勞動(dòng)合同就是確定勞動(dòng)者與用人單位之間勞動(dòng)關(guān)系存在狀態(tài)的重要依據(jù)。

勞動(dòng)關(guān)系是勞動(dòng)者與用人單位之間的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系。只有一方提供勞動(dòng)，一方支付勞動(dòng)報(bào)酬，才能算形成了勞動(dòng)關(guān)系。如勞動(dòng)者在用人單位僅保管檔案，未在該用人單位工作，也未領(lǐng)取過勞動(dòng)報(bào)酬，該勞動(dòng)者與該用人單位僅存在檔案保管關(guān)系，不存在勞動(dòng)關(guān)系。

2、職工檔案不在單位，單位要為他繳納社保嗎

繳納社保的前提是以勞動(dòng)關(guān)系的存在為必要條件的。即便人事檔案不在本單位保管，只要?jiǎng)趧?dòng)者與用人單位存在勞動(dòng)關(guān)系，勞動(dòng)者就應(yīng)該享受社會(huì)保險(xiǎn)；也就是說，自勞動(dòng)者在用人單位工作的第一天，即雙方建立勞動(dòng)關(guān)系之日起，用人單位就應(yīng)該為勞動(dòng)者繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。

根據(jù)現(xiàn)行《勞動(dòng)法》及相關(guān)法規(guī)、規(guī)章、政策的有關(guān)規(guī)定，如果職工檔案存在職介中心，用人單位無法為職工辦理繳納社會(huì)保險(xiǎn)手續(xù)，用人單位可以以上一年度社會(huì)平均工資為基數(shù)，按用人單位應(yīng)繳納的比例計(jì)算，一次性支付給職工。由職工個(gè)人到職介中心辦理繳納社會(huì)保險(xiǎn)手續(xù)。

3、勞動(dòng)關(guān)系解除后，需及時(shí)轉(zhuǎn)移職工檔案

用人單位在與職工解除勞動(dòng)關(guān)系后，必須及時(shí)履行轉(zhuǎn)移職工檔案的義務(wù)。職工檔案隨其勞動(dòng)關(guān)系轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移，由與之建立勞動(dòng)關(guān)系的用人單位保管。

《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第18條指出：企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)（組織人事）部門。

《勞動(dòng)合同法》第50條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。

如果用人單位與勞動(dòng)者解除或終止勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，不按規(guī)定轉(zhuǎn)移職工檔案，對(duì)勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。如職工因檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)發(fā)生糾紛的，屬于勞動(dòng)爭(zhēng)議，人民法院應(yīng)依法受理。

4、失業(yè)期間檔案由誰保管

領(lǐng)取失業(yè)金期間，檔案由戶口所在地的人社局檔案管理部門保管。是在辦理失業(yè)保險(xiǎn)金程序中由單位傳遞到人社局的。個(gè)人不得攜帶或保管檔案。

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5、檔案丟失對(duì)退休有影響嗎

可以辦理退休，但對(duì)領(lǐng)取養(yǎng)老保險(xiǎn)金數(shù)額有一定影響。

《社會(huì)保險(xiǎn)法》第16條規(guī)定：“參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的個(gè)人，達(dá)到法定退休年齡時(shí)累計(jì)繳費(fèi)滿十五年的，按月領(lǐng)取基本養(yǎng)老金?！卑凑者@一規(guī)定，按月領(lǐng)取基本養(yǎng)老金有兩個(gè)基本要素：達(dá)到法定退休年齡，累計(jì)繳費(fèi)年限滿十五年。

檔案對(duì)這方面的影響主要體現(xiàn)在：在退休年齡方面，如果身份證與檔案記載的出生時(shí)間不一致的，目前社會(huì)保險(xiǎn)行政部門主要以檔案的最早記載為準(zhǔn)；在繳費(fèi)年限方面，累計(jì)繳費(fèi)年限包括視同繳費(fèi)年限，而視同繳費(fèi)年限主要就是根據(jù)檔案記載確定的。

檔案丟失會(huì)影響的內(nèi)容包括：確定退休年齡、確定工齡、確定視同繳費(fèi)年限等，這些內(nèi)容都會(huì)影響計(jì)算養(yǎng)老保險(xiǎn)金。如果檔案丟失，參保人員應(yīng)按實(shí)際繳費(fèi)年限辦理退休手續(xù)，核發(fā)養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇。

6、丟失檔案怎么辦

一旦檔案丟失，需要由原工作單位或原單位上級(jí)主管部門出具有關(guān)個(gè)人檔案丟失情況說明，或補(bǔ)辦檔案記錄，并交人社局審核。

《最高人民法院關(guān)于人事檔案被原單位丟失后當(dāng)事人起訴原用人單位補(bǔ)辦人事檔案并賠償經(jīng)濟(jì)損失是否受理的復(fù)函》中指出，保存檔案的企事業(yè)單位，違反關(guān)于妥善保存檔案的法律規(guī)定，丟失他人檔案的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的民事責(zé)任。檔案關(guān)系人起訴請(qǐng)求補(bǔ)辦檔案、賠償損失的，人民法院應(yīng)當(dāng)作為民事案件受理。