檔案管理革命：單套制、雙套制與混合單套制完全解析

數(shù)字浪潮下，檔案管理正經(jīng)歷從“雙套備份”到“電子單飛”的轉(zhuǎn)型，而技術(shù)工具的選擇成為這場變革的關(guān)鍵支點(diǎn)。

在信息爆炸的今天，紙質(zhì)檔案堆積如山、查找困難、占用空間等問題困擾著無數(shù)企業(yè)和機(jī)構(gòu)。面對數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮，檔案管理領(lǐng)域正在發(fā)生一場靜默革命——單套制管理模式應(yīng)運(yùn)而生，并迅速改變著我們對檔案保存的認(rèn)知。

2022年國家檔案局發(fā)布的《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92-2022）正式確立了電子檔案單套管理的國家標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)志著我國檔案管理進(jìn)入新紀(jì)元。

但與此同時(shí)，雙套制仍在某些領(lǐng)域堅(jiān)守陣地，而創(chuàng)新的“混合單套制”也在專業(yè)場景中嶄露頭角。這些模式如何落地？技術(shù)工具如何支撐不同場景的需求？

一、檔案管理模式的演進(jìn)：從雙套制到單套制

雙套制——傳統(tǒng)模式要求同時(shí)保存紙質(zhì)版和電子版。這種方式源于電子檔案法律效力不明確的時(shí)期，通過紙質(zhì)備份確保安全。但其弊端顯著：

1.資源浪費(fèi)：重復(fù)保存導(dǎo)致成本翻倍

2.管理復(fù)雜：需維護(hù)兩套系統(tǒng)并確保一致性

3.效率低下：跨載體檢索耗時(shí)耗力

隨著2020年新修訂《檔案法》明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，單套制的法律障礙被掃清。

例如，佛投集團(tuán)通過部署會博通檔案管理系統(tǒng)，將公文、審批表等直接從 A系統(tǒng)通過技術(shù)手段自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以電子形式歸檔，系統(tǒng)自動(dòng)完成元數(shù)據(jù)捕獲與四性檢測（真實(shí)性、完整性、可用性、安全性），取代了以往打印紙質(zhì)備份的繁瑣流程，并順利通過國家數(shù)字檔案室驗(yàn)收，且獲得高分。

二、單套制：技術(shù)賦能下的高效新范式

單套制的核心是“僅以電子形式管理檔案”，其落地需五大支柱支撐：

1.來源可靠：由可信系統(tǒng)生成

2.程序規(guī)范：全流程可追溯

3.要素合規(guī)：內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息完整

4.安全管理：防篡改、防泄露

5.整體協(xié)同：制度與系統(tǒng)無縫銜接

會博通在此場景的實(shí)踐：

自動(dòng)化采集：與 A、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，如報(bào)銷單據(jù)通過系統(tǒng)直連自動(dòng)歸檔，避免人工移交遺漏；

安全加固：采用哈希算法加密存儲、SSL傳輸加密、防擴(kuò)散水印，確保電子檔案法律效力；

智能檢索： CR識別支持全文檢索，可快速調(diào)取歷年合同檔案，效率提升明顯。

案例點(diǎn)睛：中國石化物資招標(biāo)電子文件實(shí)現(xiàn)“一鍵歸檔”，完成電子檔案（約75GB）的合規(guī)化管理，全程無紙化。

三、混合單套制：專業(yè)場景的靈活解決方案

在司法、工程等領(lǐng)域，混合單套制成為平衡電子化與業(yè)務(wù)現(xiàn)實(shí)的創(chuàng)新選擇。其特點(diǎn)是以電子檔案為主體，附帶必要的非電子材料（如原始簽字件、實(shí)物證據(jù)等）。

會博通的適配設(shè)計(jì)：

多載體統(tǒng)一管理：系統(tǒng)支持電子文件與實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。例如法院案卷中，庭審錄像（電子）與血樣證據(jù)（實(shí)物）可綁定同一案卷號，借還時(shí)同步追蹤；

流程自定義：用戶可配置歸檔規(guī)則，如工程圖紙電子版必須關(guān)聯(lián)樣品照片，確保關(guān)鍵材料不缺失；

權(quán)限分級：對不同載體設(shè)置差異化的查閱權(quán)限，如敏感紙質(zhì)文件僅限現(xiàn)場調(diào)閱。

行業(yè)突破：上海市高級人民法院采用混合單套制后，成為全國首家通過國家檔案局單套制驗(yàn)收的法院系統(tǒng)。

四、三種模式對比與技術(shù)選型指南

表：檔案管理模式特征與適用工具

選擇建議：

1.優(yōu)先單套制：標(biāo)準(zhǔn)化程度高的業(yè)務(wù)（如已完全電子化的 A生成的公文及流程文件），可借力會博通的自動(dòng)歸檔引擎與防篡改存證功能；

2.保留雙套過渡：對法律效力要求極高的文件，可階段性采用；

3.專業(yè)領(lǐng)域選混合制：如某文旅廣電局管理非遺項(xiàng)目檔案時(shí)，電子文獻(xiàn)與手工藝品實(shí)物通過會博通關(guān)聯(lián)管理，既滿足保護(hù)要求又提升利用效率。

五、實(shí)施路徑：從制度建設(shè)到技術(shù)落地

成功推行單套制/混合制需構(gòu)建四大體系，而技術(shù)平臺是核心載體：

1.制度設(shè)計(jì)

 明確電子檔案管理規(guī)范，如貴州國資公司制定《電子檔案單套管理操作規(guī)程》，與會博通權(quán)限邏輯綁定。

2.系統(tǒng)支撐

 會博通的核心能力：

無縫對接業(yè)務(wù)系統(tǒng)（ A/ERP/財(cái)務(wù)軟件），實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔；

支持信創(chuàng)環(huán)境（銀河麒麟+達(dá)夢數(shù)據(jù)庫），滿足國產(chǎn)化要求；

移動(dòng)端審批與查閱，解決外勤人員簽字難題。

3.資源管理

 紙質(zhì)檔案數(shù)字化：通過會博通“龜仔V5掃描機(jī)器人”，合同、發(fā)票批量生成雙層PDF并自動(dòng)掛接目錄，讓全員參與數(shù)字化，徹底解決移交煩、接收難的關(guān)鍵痛點(diǎn)。

4.安全體系

 四性檢測：歸檔時(shí)自動(dòng)校驗(yàn)文件完整性；

 操作追溯：全生命周期日志記錄，如某醫(yī)保局每月都根據(jù)操作痕跡對檔案調(diào)閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；

 災(zāi)備機(jī)制：多地分布式存儲，佛投采用“本地服務(wù)器+異地云”雙備份。

六、未來趨勢：從管理工具到知識引擎

檔案管理的終極目標(biāo)不僅是“存起來”，更是“用起來”。會博通等系統(tǒng)已展現(xiàn)三大進(jìn)化方向：

1.智能化：AI自動(dòng)分類歸檔；

2.知識化：構(gòu)建企業(yè)知識圖譜，如貴州某大型企業(yè)將會博通與項(xiàng)目管理系統(tǒng)打通，歷史標(biāo)書數(shù)據(jù)直接輔助新項(xiàng)目決策；

3.生態(tài)化：硬件聯(lián)動(dòng)（如智能密集架）、全員參與（龜仔V5讓非檔案人員掃碼即歸檔）。

變革本質(zhì)：檔案管理的演進(jìn)實(shí)則是從“載體保管”向“知識賦能”的躍遷——技術(shù)工具是橋梁，業(yè)務(wù)價(jià)值是終點(diǎn)。

結(jié)語

單套制不是對傳統(tǒng)的否定，而是技術(shù)賦能下的效率革新。當(dāng)會博通用自動(dòng)化取代手工移交、用加密存證重建法律信任、用知識挖掘釋放檔案價(jià)值，我們看到的不僅是管理模式的升級，更是組織智慧的沉淀與傳承。

未來，檔案將不再是庫房中的沉睡紙張，也不應(yīng)該只是存儲介質(zhì)上的0和1，而是流動(dòng)于決策鏈中的數(shù)據(jù)燃料——而選擇何種管理模式，決定了你是在修建倉庫，還是鋪設(shè)油管。

檔案是組織的歷史記憶，知識源泉。加油！讓檔案為組織的發(fā)展與創(chuàng)新服務(wù)。