如何高效利用檔案，同時(shí)保護(hù)檔案安全

眾所周知，檔案在利用過程中需要調(diào)卷、查閱、還卷,這對檔案的物質(zhì)載體將造成磨損,影響檔案的自然壽命,同時(shí),還不可避免地存在其他安全隱患。因此,制定相應(yīng)的保護(hù)制度,采取適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施十分必要。如何讓檔案的到高效利用，同時(shí)還能完整保護(hù)好檔案的安全？下面小編從兩個(gè)方面介紹檔案利用和保護(hù)供大家參考！

一、利用過程中的保護(hù)制度

1、檔案使用登記和交接制度。檔案出入庫時(shí)對調(diào)卷、還卷及交接行為進(jìn)行登記，簽收手續(xù)必須清楚、嚴(yán)格。

2、檔案利用行為規(guī)范制度。包括對檔案利用行為方式的規(guī)范及防止不良行為，如禁止在檔案上勾畫、涂抹；禁止擅自將檔案帶離規(guī)定的使用場所；未經(jīng)允許，任何人不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印檔案；對于損毀檔案的行為應(yīng)有嚴(yán)明的懲罰措施。

二、利用過程中的保護(hù)措施

1、數(shù)量與順序的控制。當(dāng)檔案利用數(shù)量過大時(shí)，應(yīng)分批定量提供，并要求利用者在使用過程中和交還檔案時(shí)保持原排列順序，以免發(fā)生混亂。

2、對檔案利用行為的監(jiān)督和指導(dǎo)。外部利用者利用檔案時(shí)，檔案館(室)應(yīng)安排工作人員在利用現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出和糾正。

3、檔案利用方式及利用場所。檔案既可以現(xiàn)場閱覽，也可以通過網(wǎng)絡(luò)、郵政、電子郵件、傳真、電話等方式進(jìn)行利用和查詢?，F(xiàn)場閱覽的場所應(yīng)為集中式大閱覽室，便于管理。而通過檔案館主頁進(jìn)行網(wǎng)上檢索或通過電子郵件進(jìn)行咨詢的，應(yīng)采取相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全保密措施。

4、珍貴檔案利用過程中的保護(hù)性措施。珍貴檔案在利用過程中應(yīng)采取嚴(yán)密的保護(hù)措施：一般提供縮微品或復(fù)制件，不提供原件；利用時(shí)應(yīng)特別監(jiān)護(hù)；復(fù)制時(shí)應(yīng)采取嚴(yán)格的限制措施和保護(hù)性措施。