用檔案管理軟件進(jìn)行檔案著錄，如何確保準(zhǔn)確、完整？

關(guān)于用檔案管理軟件進(jìn)行檔案著錄，許多朋友會咨詢道： 

檔案數(shù)據(jù)著錄時，能確保著錄項(xiàng)完整、準(zhǔn)確嗎？

如何為不同類型檔案設(shè)定著錄項(xiàng)？是否支持自定義設(shè)置？

如何快速設(shè)置著錄項(xiàng)？可以批量編輯嗎？……

不同組織的檔案類型多樣，檔案資料的屬性也不盡相同。在進(jìn)行檔案著錄時，標(biāo)準(zhǔn)的著錄項(xiàng)模板往往無法涵蓋所有細(xì)節(jié)，這時，自定義檔案著錄項(xiàng)的功能就顯得尤為重要。

今天，我們就通過會博通檔案管理系統(tǒng)的自定義屬性功能，來介紹如何進(jìn)行著錄項(xiàng)的精細(xì)化、個性化設(shè)置。

依管理需求自定義檔案屬性

會博通系統(tǒng)支持自定義屬性，通過標(biāo)準(zhǔn)屬性與附加屬性的組合，用戶可根據(jù)管理邏輯，來設(shè)定和實(shí)施個性化的檔案著錄方案，從而確保檔案著錄數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確。

并且，對于常用但無法通過標(biāo)準(zhǔn)屬性全面描述特征的檔案類型，如合同檔案、會計(jì)檔案等，還可通過設(shè)定和套用附加屬性模板，來減少重復(fù)定義屬性的工作量，提高檔案工作效率。

接下來，我們就從新建文件/案卷等場景入手，來看看如何進(jìn)行檔案屬性設(shè)置。

1、新建文件/案卷

會博通系統(tǒng)提供了多種新建文件的方式，支持實(shí)體與電子檔案的錄入。在文件夾最底層，點(diǎn)擊菜單欄[新建]-[文件]，即會彈出多種新建方式。

以較常用的批量新建為例，在新建頁面即可快速新增并錄入文件的基本信息，勾選“新增時自動繼承”選項(xiàng)，還可自動繼承上一條屬性內(nèi)容，省卻了重復(fù)手工錄入。

新增條目完成后，如需修改檔案屬性，選中檔案條目并點(diǎn)擊菜單欄的[屬性]工具，即可進(jìn)入屬性設(shè)置界面。

屬性界面展示了標(biāo)準(zhǔn)屬性與附加屬性，下面我們將逐一來看看。

標(biāo)準(zhǔn)屬性

參照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-2022）以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，會博通為不同檔案類型預(yù)設(shè)了各自的通用標(biāo)準(zhǔn)屬性。應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化分類模板時，系統(tǒng)會一并繼承檔案屬性設(shè)置，相當(dāng)于部署完直接即可用，可以非常高效地開展標(biāo)準(zhǔn)化管理。

比如，文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)屬性包括件號、文號、責(zé)任者、題名、文件日期、頁數(shù)、密級等；合同檔案的標(biāo)準(zhǔn)屬性包括序號、合同編號、責(zé)任者、題名、合同簽訂日期、合同金額等。

通過右上角工具欄的調(diào)整屬性顯示功能，可按照使用習(xí)慣調(diào)整顯示方式，如將標(biāo)準(zhǔn)屬性和附加屬性合并顯示、設(shè)置屬性顯示名稱、排列順序、對齊方式等。

附加屬性

當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)信息無法全面、準(zhǔn)確地描述檔案內(nèi)容與形式特征時，通過系統(tǒng)強(qiáng)大而靈活的附加屬性，可以靈活補(bǔ)足。在會博通檔案系統(tǒng)中，每一條信息/文檔都可以有獨(dú)立的附加屬性。

附加屬性的調(diào)整非常方便。在屬性界面，可直接調(diào)整本條目的附加屬性，進(jìn)行屬性信息的增刪、修改信息、拖動調(diào)整順序等；也可直接套用已有的附加屬性模板。

管理人員或技術(shù)工程師在[綜合知識管理]模塊中，可對附加屬性模板進(jìn)行預(yù)設(shè)和修改，以供檔案人員套用，滿足規(guī)范化管理需求。 

2、設(shè)置文件夾屬性

工作中常常需要批量處理，那么如何對多份文件，如整個文件夾、整個分類層級的文件進(jìn)行屬性設(shè)置？

應(yīng)用會博通系統(tǒng)，不僅可對單份文件進(jìn)行屬性設(shè)置，還可針對各層級文件夾進(jìn)行屬性設(shè)置。選中所需文件夾，在左側(cè)菜單欄中選擇[屬性]，即可進(jìn)入屬性設(shè)置界面。

一般來說，文件夾屬性涉及到多個層級或多份文件，更適合在新增或構(gòu)建新分類層級時進(jìn)行調(diào)整，在設(shè)定完成后即不宜大幅改動。

通過標(biāo)準(zhǔn)屬性、附加屬性及附加屬性模板的靈活應(yīng)用，無需二次開發(fā)，不同組織可靈活打造符合管理習(xí)慣、著錄項(xiàng)完整的檔案信息，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化的檔案管理。

除了以上介紹的屬性自定義，會博通檔案管理系統(tǒng)中還具有分類架構(gòu)自定義、檔案表格自定義、權(quán)限體系自定義等特色，歡迎關(guān)注會博通，小博將持續(xù)為大家分享！

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