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【技巧】實(shí)體與電子檔案如何同步管理?

2024/10/31 15:47:38         來(lái)源:         作者:小博        瀏覽量:  1

大家好,歡迎觀(guān)看[會(huì)博通檔案管理小技巧]欄目,我是小博。

 

近年來(lái),隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的逐步深入,電子檔案的管理與利用越來(lái)越廣泛。但電子檔案與實(shí)體或紙質(zhì)檔案一般都是相互依存的,必須做到同步管理。

 

有效的同步管理策略,要求組織在收集、整理、存儲(chǔ)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中,都要確保電子檔案和實(shí)體檔案信息的一致性和完整性。

 

應(yīng)用會(huì)博通檔案管理系統(tǒng),可以規(guī)范、高效地對(duì)電子檔案與實(shí)體檔案/紙質(zhì)檔案實(shí)施同步管理。今天就為大家介紹輔助同步管理兩個(gè)相關(guān)功能。

 

1、檔案屬性

通過(guò)會(huì)博通的檔案屬性功能,可以精確定義檔案著錄項(xiàng),錄入檔案的具體存放地點(diǎn)。

 

還可將檔案對(duì)應(yīng)二維碼或條形碼粘貼于實(shí)體檔案上,讓電子檔案或電子目錄與實(shí)體檔案一一關(guān)聯(lián),用手機(jī)或掃碼設(shè)備掃一掃,即可快速獲取對(duì)應(yīng)檔案的具體信息。

 

2、檔案庫(kù)房功能

通過(guò)檔案庫(kù)房功能,可直接定位實(shí)體檔案在庫(kù)房中的存放位置,檔案在哪個(gè)庫(kù)房、分區(qū)、檔案柜、檔案格的哪個(gè)位置,都能一目了然。

 

在虛擬庫(kù)房中,不僅可直觀(guān)查看檔案格的文件存放情況,還可直接打開(kāi)檔案盒或電子案卷,查閱該電子文件。

另外,系統(tǒng)還支持庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)、巡檢記錄登記與查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)與結(jié)合RFID與移動(dòng)設(shè)備的實(shí)時(shí)盤(pán)點(diǎn)等功能,方便同步精細(xì)管理。

 

以上就是本次分享的內(nèi)容。下期我們將繼續(xù)分享,歡迎關(guān)注!


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