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【技巧】如何發(fā)資料給企業(yè)外部人員,并限定閱讀有效期?外部鏈接輕松搞定!

2024/11/1 17:24:33         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1

大家好,歡迎觀看[會(huì)博通檔案管理小技巧]欄目,我是小博。

 

我們?cè)谕七M(jìn)業(yè)務(wù)過程中,可能會(huì)遇到這樣的問題:如何發(fā)送檔案系統(tǒng)內(nèi)的文件資料給企業(yè)外部人員,并限定閱讀的有效期?

 

小提醒,用會(huì)博通的外部鏈接就可以啦!

 

外部鏈接,是為了便利與外部聯(lián)系人的合作共享,打通業(yè)務(wù)信息鏈而設(shè);通過外部鏈接,系統(tǒng)用戶可以方便地外部聯(lián)系人共享文件資料。

 

下面為大家介紹外部鏈接的用法:

1、 系統(tǒng)用戶選中需要共享的檔案條目,在“管理菜單欄”中打開“外部鏈接”功能;

2、 新建,點(diǎn)擊姓名輸入框,在個(gè)人通訊錄或公共通訊錄中,選擇需要共享文件的外部聯(lián)系人;

 

3、 為增強(qiáng)文件安全性,可以設(shè)置共享文件的有效期,是否需要驗(yàn)證碼,以及閱讀的限制次數(shù),確認(rèn)保存后,系統(tǒng)自動(dòng)生成訪問地址和二維碼;

4、 這時(shí)用戶可以通過發(fā)送鏈接短信、電子郵件、復(fù)制訪問地址或二維碼等方式,共享文件給外部聯(lián)系人;外部聯(lián)系人在設(shè)定效期內(nèi),可以方便快捷訪問文件。

 

有了外部鏈接功能,與外部人員共享文件不再難,業(yè)務(wù)推進(jìn)效率也能大大提升!

以上就是本次分享的內(nèi)容。歡迎關(guān)注會(huì)博通,獲取更多檔案管理小技巧。

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