創(chuàng)新文檔管理：集中管理，全員參與，規(guī)避經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險(xiǎn)！

在當(dāng)下這個(gè)數(shù)字化時(shí)代，文檔管理已經(jīng)成為企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一環(huán)。但隨之而來(lái)的管理難題，如同一場(chǎng)沒(méi)有硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng)，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者倍感頭疼。

比如，要找一份文件卻不知道去哪里找，問(wèn)遍相關(guān)人員都沒(méi)有，負(fù)責(zé)人離職前也不知道有沒(méi)有交接；再如，公司管理人對(duì)各部門產(chǎn)生的重要文檔不知情，也沒(méi)有相關(guān)的統(tǒng)計(jì)匯報(bào)，導(dǎo)致對(duì)經(jīng)營(yíng)情況掌握不完整；還如，文檔管理由公司人員兼任，依靠經(jīng)驗(yàn)習(xí)慣來(lái)分類，歸檔不專業(yè)，每次查找都要耗費(fèi)半天，還可能出現(xiàn)重要文件丟失、機(jī)密泄露等情況，導(dǎo)致無(wú)法預(yù)料的經(jīng)濟(jì)損失……

諸如此類的文檔管理痛點(diǎn)，不僅影響企業(yè)正常運(yùn)作，還可能導(dǎo)致企業(yè)面臨經(jīng)濟(jì)損失、競(jìng)爭(zhēng)力下降等諸多風(fēng)險(xiǎn)。 

同時(shí)，管理成本也是個(gè)大問(wèn)題，并不是每個(gè)企業(yè)都有預(yù)算組建一只完整、專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，更多是單槍匹馬、甚至兼任兼管。

在這種情況下，部分敏銳的企業(yè)，率先引入了一種“全員參與，集中管理”的創(chuàng)新式文檔管理模式。應(yīng)用這種模式，即使人力有限、即使不懂檔案管理，也可將企業(yè)文檔管理得井井有條，兼顧效率、規(guī)范性、安全性，如何做到？

原來(lái)，這是基于會(huì)博通檔案管理機(jī)器人解決方案。使用該方案，全員可參與掃描上傳，管理人員能輕松、規(guī)范、高效地集中進(jìn)行文檔管理。下面直接用案例來(lái)說(shuō)話。

案例一來(lái)自一家事務(wù)所

事務(wù)所員工不到二十人，檔案工作由行政人員兼任，主要負(fù)責(zé)分類儲(chǔ)存公司內(nèi)的各種證照、合同、報(bào)表等。隨著業(yè)務(wù)增長(zhǎng)，掃描整理越發(fā)耗時(shí)，收文檔更要追著各部門催，經(jīng)常收不齊，要用又難找。

管理方案：

引入一套會(huì)博通檔案管理機(jī)器人“貓仔”，放辦公室內(nèi)由行政管理。“貓仔”包括了高可靠高配置工業(yè)電腦、會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)軟件和高速掃描儀。無(wú)需安裝，即插即用。

會(huì)博通系統(tǒng)功能覆蓋文檔收、管、存、用全流程，符合國(guó)家規(guī)范，操作易上手。事務(wù)所行政人員并非專業(yè)檔案員，但用會(huì)博通系統(tǒng)很快就熟練了，將企業(yè)的各類文檔管理得井井有條，應(yīng)對(duì)查找需求也更迅速，工作效率大大提升。

同時(shí)引入一套掃描機(jī)器人“龜仔”，放在公共辦公區(qū)內(nèi)。“龜仔”包括了工業(yè)級(jí)觸屏電腦和高速掃描儀，內(nèi)置智能專業(yè)上傳程序。

事務(wù)所內(nèi)誰(shuí)有文件要?dú)w檔，可立刻掃描紙質(zhì)文件或上傳電子文件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)歸集，操作簡(jiǎn)單。并且，由于上傳是“單行道”，上傳人員接觸不到其他文檔，能大大避免信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

案例二來(lái)自一家制造業(yè)企業(yè)

這家企業(yè)內(nèi)設(shè)有采購(gòu)、銷售、技術(shù)等部門及生產(chǎn)車間，并在外地有分公司。企業(yè)內(nèi)文檔涉及類別雜，文檔數(shù)字化工作量大，查用更要層層問(wèn)詢耗時(shí)長(zhǎng)。

管理方案：

省去軟硬件分開(kāi)采購(gòu)，直接一步到位引入會(huì)博通檔案管理機(jī)器人“貓仔”，由總部檔案管理員操作。不僅能按需設(shè)置多個(gè)檔案全宗，還可自定義分類架構(gòu)、檔案表格，并支持檔案檢索、借用登記、檔案統(tǒng)計(jì)等，讓文件資料易找、易利用、規(guī)范儲(chǔ)存。

同時(shí)引入4套掃描機(jī)器人“龜仔”，在外地分公司、生產(chǎn)車間各放1套，公司總部放2套。由于操作簡(jiǎn)單，有授權(quán)人員都可參與數(shù)字化上傳，一套系統(tǒng)最大可支持200個(gè)賬戶上傳。這讓檔案資料的收集更加及時(shí)、完整，收集與管理效率也大大提升。

通過(guò)分布式的數(shù)字化入口上傳，集中統(tǒng)一管理——這就是全員參與，集中管理。

這不僅能優(yōu)化原本集中收集、掃描、上傳的工作流程，避免人力與時(shí)間成本消耗在低效益環(huán)節(jié)，還能構(gòu)建自上而下、能適配組織架構(gòu)的個(gè)性化歸檔網(wǎng)絡(luò)。

更重要的是成本可控，企業(yè)擴(kuò)張也能靈活適配。增設(shè)分公司？不一定需要增配檔案團(tuán)隊(duì)，可能只需增配一或幾套“龜仔”就可以覆蓋式管理。

會(huì)博通檔案管理機(jī)器人方案，以其廣泛的適用性和強(qiáng)大的功能，適用于黨政機(jī)關(guān)、制造業(yè)、工程建設(shè)、服務(wù)業(yè)、教育等多個(gè)行業(yè)，能覆蓋從文檔、文書(shū)、項(xiàng)目文件、合同、證照到人事檔案、學(xué)籍、教學(xué)資料、基建等各類文檔檔案的綜合管理需求。

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