【分享】急！紙質(zhì)歸檔文件破損、字跡模糊怎么辦？檔案管理之修整

在整理紙質(zhì)歸檔文件時(shí)，發(fā)現(xiàn)紙張出現(xiàn)破損開裂，該怎么處理？某頁文件字跡模糊退變了，可繼續(xù)裝訂嗎？文件原有的金屬釘生銹了，要去除嗎？……以上這些，其實(shí)都是在檔案修整階段需解決的問題。今天會(huì)博通就來聊聊紙質(zhì)歸檔文件的修整。

一、檔案修整是什么？

為了確保檔案的長久保存和有限利用，在歸檔文件裝訂前，需要對文件材料進(jìn)行全面的“質(zhì)量檢查”，比如檢查文件的紙張完好度、字跡清晰度、裝訂用品是否合格等等，對不符合要求的文件進(jìn)行必要的修整。 

一般來說，修整包括對破損文件進(jìn)行修復(fù)、對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制、去除不合格裝訂用品、對幅面過大的紙張進(jìn)行折疊等。不同情況該如何修整？下面我們分情況來看看。

二、不同情況的修整方法

1、破損文件-修復(fù)

如果歸檔文件出現(xiàn)破損，需按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》(DA/T25一2000)進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)技術(shù)包括修補(bǔ)與托裱，目的都是為了盡可能恢復(fù)文件的原有面貌，以長期保存。

修補(bǔ)：選擇與破損檔案紙張相同或相近的補(bǔ)紙，用黏合劑粘補(bǔ)，使檔案盡可能恢復(fù)完整。適用于檔案整體強(qiáng)度尚可，但存在局部殘缺、開裂、脆弱等的情況，技術(shù)包括補(bǔ)缺、補(bǔ)裂、局部加固、接邊等。

托裱：用黏合劑將紙張貼覆在嚴(yán)重破損的檔案之上，從而進(jìn)行整體加固。適用于出現(xiàn)嚴(yán)重霉?fàn)€、糟朽、絮化、脆化、破碎等導(dǎo)致整體強(qiáng)度較差的檔案，包括干托法、濕托法。

2、字跡模糊、易退變-復(fù)制

依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015），歸檔文件存在字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。當(dāng)下一般宜采用靜電復(fù)印、單面復(fù)印的方式，將原件與復(fù)印件同時(shí)保存。

對于打印機(jī)打印的文件來說，不同打印字跡的耐久性有所差異。參考來說，激光打印件的字跡耐久性更好，檔案材料更宜使用激光打印字跡。噴墨打印件、針式打印件的字跡耐久性較低，更容易出現(xiàn)字跡擴(kuò)散、退變。

3、裝訂用品-按保管期限要求

除了檢查紙張、字跡外，還需檢查歸檔文件上原有的裝訂物。應(yīng)依照保管期限要求，去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品，比如曲別針、大頭針、燕尾夾、塑料裝訂夾、塑料封等。如原裝訂方式符合保管期限要求，也可不去除。

所以，對于本文開頭提到的情況，如發(fā)現(xiàn)原文件上有生銹、腐蝕了的金屬物，裝訂前必須先去掉，再根據(jù)文件的保管期限，來確定對應(yīng)的裝訂方式與材料。

4、幅面過大-折疊

遇到紙張幅面過大的文件，如圖紙、報(bào)表等，需在不影響使用效果的前提下進(jìn)行折疊。一般按A4規(guī)格折疊，并要確保折疊后能平整地放入檔案盒中，不影響后續(xù)查閱。

折疊時(shí)，需控制折疊數(shù)，并保持折痕整齊，避免影響文件內(nèi)容及字跡；如果頁數(shù)較多，宜單張折疊，并注意露出文件的歸檔章、頁碼或圖號等。

為了檔案的長期保存和有效利用，推薦將紙質(zhì)檔案數(shù)字化。您可應(yīng)用會(huì)博通檔案管理解決方案，來實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并對紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)行同步管理、檔案全生命周期管理、文檔一體化管理。會(huì)博通深耕檔案管理行業(yè)超三十年，可為您提供個(gè)性化解決方案，歡迎咨詢。

輕輕一掃，即刻解鎖本文精彩視頻內(nèi)容！