企業(yè)文檔管理風(fēng)險防范：企業(yè)經(jīng)營不想踩雷？這5類文件必須妥善保管！
企業(yè)經(jīng)營，就如同運轉(zhuǎn)一臺巨型的精密儀器，每一份重要文件都是不可或缺的零部件，一旦損壞或丟失，企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)就會受到影響——試想一下，若企業(yè)在稅務(wù)稽查時，因財務(wù)憑證丟失而面臨罰款；或在勞動糾紛中，因勞動用工文件保管不善而敗訴；又或是在項目投標(biāo)關(guān)鍵期，因資質(zhì)文件過期而錯失良機，那將是多么慘痛的教訓(xùn)！
我們梳理了企業(yè)經(jīng)營中必須重點關(guān)注的5類文件，趕緊記下來，經(jīng)營不“踩雷”！
一、經(jīng)營執(zhí)照及許可證類
1、包括哪些文件
營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證體系證書、資質(zhì)證書（如資質(zhì)等級證書、高新技術(shù)企業(yè)證書）等。
2、反面案例預(yù)警
某企業(yè)的資質(zhì)證書沒有及時年檢，導(dǎo)致證書失效，在項目投標(biāo)過程中仍放入招標(biāo)文件中，導(dǎo)致投標(biāo)失敗，錯失重大商業(yè)機會。
3、保管方式參考
經(jīng)營證照類文件是企業(yè)合法經(jīng)營與權(quán)益保障的基石。在會博通檔案管理系統(tǒng)中，可以應(yīng)用專門的“證照管理”模塊來對紙質(zhì)與電子證照進行集中管理。
一方面，將電子證照或數(shù)字化掃描形成的電子版分類歸檔存儲，同時紙質(zhì)原件由專人管理、專柜存放，確保文件安全、保密；另一方面，可通過系統(tǒng)的自動提醒功能，在證照到期、失效前預(yù)警，提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人及時處理，規(guī)避相應(yīng)風(fēng)險。
二、合同協(xié)議類文件
1、包括哪些文件
企業(yè)與個人或組織簽訂的各種合同（如銷售合同、采購合同、租賃合同）、協(xié)議（如合作協(xié)議）及補充協(xié)議。
2、反面案例預(yù)警
某企業(yè)在與供應(yīng)商的合作中，由于合同文件丟失，雙方在價格調(diào)整和供貨時間等問題上產(chǎn)生糾紛，因無法提供合同原件作為證據(jù)支持，最終未能達成一致，大大影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。
3、保管方式參考
會博通系統(tǒng)提供了分類自定義功能，企業(yè)可以根據(jù)管理需求來構(gòu)建合同文件管理架構(gòu)，如按合同類型、簽署時間等方式，并將電子合同及數(shù)字化后的電子版分門別類歸檔存儲。
同時，紙質(zhì)原件應(yīng)存放于專門的檔案柜中，并將其存放位置錄入檔案屬性中，便于同步對照管理。還可通過檢索平臺快速檢索，并依權(quán)限查閱。
三、人事檔案類文件
1、包括哪些文件
入職資料（如簡歷、面試記錄、人員信息表等）、員工勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、人事任免文件、離職資料（離職審批、交接表）等。
2、反面案例預(yù)警
某企業(yè)因人事檔案管理不善，造成員工王某的人事檔案丟失，導(dǎo)致員工長期不能享受相關(guān)社保待遇、并影響退休手續(xù)的辦理，企業(yè)需承擔(dān)民事責(zé)任并賠償相應(yīng)損失。
3、保管方式參考
應(yīng)用會博通系統(tǒng)的“人力資源信息管理”模塊，可為每位員工建立獨立的人事檔案，并將其資料按類別歸檔。由于人事檔案的保密性，應(yīng)用系統(tǒng)的權(quán)限與密級功能，可嚴(yán)格限制該分類的訪問。查閱時屏幕帶有防擴散水印，保密敏感信息安全。
四、財務(wù)會計類文件
1、包括哪些文件
會計憑證（包括原始憑證、記賬憑證）、會計賬簿（包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿）、財務(wù)會計報告（包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告）、其他會計資料（包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料）等。
2、反面案例預(yù)警
某企業(yè)因保管不善，導(dǎo)致會計賬簿損毀，面臨相應(yīng)處罰。根據(jù)《中華人民共和國會計法》第四十二條，隱匿、故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告的，給予警告、通報批評，可以并處二十萬元以上一百萬元以下的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，可以并處一百萬元以上五百萬元以下的罰款。
3、保管方式參考
會博通系統(tǒng)與財務(wù)、會計核算系統(tǒng)等對接，可將電子會計資料、附件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)進行整理、歸檔及長期保存。系統(tǒng)提供四性檢測功能，確保電子檔案真實、完整、可用、安全。
對于紙質(zhì)文件，可依相關(guān)規(guī)定分類整理后裝訂成冊或裝盒，存放于專門的檔案柜中，并在會博通系統(tǒng)中建立臺賬或目錄，錄入存放位置，實現(xiàn)一體化管理。
五、資產(chǎn)證明類文件
1、包括哪些文件
證明企業(yè)對不動產(chǎn)、動產(chǎn)、金融資產(chǎn)和知識產(chǎn)權(quán)等合法所有權(quán)的文件，包括不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記文件、固定資產(chǎn)登記文件、知識產(chǎn)權(quán)文件（如專利證書、商標(biāo)注冊證書）等。
2、反面案例預(yù)警
某大型企業(yè)由于缺失不動產(chǎn)登記要件，導(dǎo)致超10萬平方米土地、超8萬平方米房屋無法取得不動產(chǎn)登記證書，補辦耗時良久，嚴(yán)重影響了企業(yè)的資產(chǎn)處置以及融資能力。
3、保管方式參考
不動產(chǎn)權(quán)證、商標(biāo)/專利證書、重大資產(chǎn)購置憑證等核心資產(chǎn)證明，需保留紙質(zhì)原件作為法定權(quán)利證明，采取雙套制歸檔，將紙質(zhì)原件或?qū)嵨?/span>存放于專門的資產(chǎn)檔案柜中，并通過系統(tǒng)提醒功能，提醒定期審查和更新，確保其合規(guī)性和準(zhǔn)確性。還可通過會博通的智能庫房功能，實現(xiàn)實體與電子檔案的聯(lián)動互查、盤點統(tǒng)計等。
而對于非法律強制要求原件的文件，如設(shè)備清單等，可依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等要求進行電子化歸檔。
企業(yè)文檔管理系統(tǒng)
在數(shù)字化浪潮中，文檔管理的重要性不言而喻。企業(yè)不僅要明晰各類檔案的歸檔范圍和要求，更要借助專業(yè)的文檔管理工具，實現(xiàn)文件的高效管理、安全存儲和便捷利用。會博通文件、檔案、知識一體化管理軟件，作為眾多黨政機關(guān)、500強企業(yè)的智慧之選，能助力企業(yè)輕松應(yīng)對文檔管理挑戰(zhàn)。
會博通能夠為企業(yè)量身定制檔案管理解決方案，無論是文件的分類、屬性，還是權(quán)限的設(shè)置、流程的設(shè)計，都能根據(jù)企業(yè)的實際需求靈活配置。歡迎訪問會博通公眾號或官網(wǎng)預(yù)約演示，體驗企業(yè)文檔的高效管理！
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