被遺忘的檔案全宗號(hào)：企業(yè)信用代碼能否開啟檔案管理新紀(jì)元？

摘要：

本文闡述了檔案全宗號(hào)的概念、歷史源流（法國起源至中國本土化）及國家標(biāo)準(zhǔn)定義（由檔案館賦予進(jìn)館檔案的標(biāo)識(shí)）。針對(duì)當(dāng)前全宗號(hào)管理存在賦碼滯后被動(dòng)、機(jī)構(gòu)變遷易斷裂、覆蓋范圍有限（眾多非進(jìn)館機(jī)構(gòu)無全宗號(hào)）等困境，重點(diǎn)探討了譚紹林先生提出的“將企業(yè)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼作為檔案全宗號(hào)使用”的建議。 如果該建議被采納， 有望實(shí)現(xiàn)全宗標(biāo)識(shí)的源頭自動(dòng)賦碼、全域覆蓋（尤其惠及非進(jìn)館企業(yè)）、天然貫通多領(lǐng)域業(yè)務(wù)系統(tǒng)、有效解決機(jī)構(gòu)變遷導(dǎo)致的斷裂問題，并深度賦能檔案信息化管理與信用體系融合，但仍需解決制度銜接、歷史數(shù)據(jù)處理等挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：

檔案全宗號(hào)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、譚紹林建議、檔案管理信息化、檔案數(shù)字化、尊重全宗原則、國家檔案全宗、檔案標(biāo)識(shí)、檔案來源原則、組織機(jī)構(gòu)代碼、檔案管理系統(tǒng)、檔案進(jìn)館、非進(jìn)館檔案、企業(yè)檔案管理、檔案合規(guī)。

一項(xiàng)來自資深檔案人的革新建議，或?qū)閿?shù)字時(shí)代的檔案管理注入新活力。

在檔案館深處，管理員們時(shí)常面臨這樣的困境：一批歷經(jīng)多次機(jī)構(gòu)重組的企業(yè)檔案，因原始全宗號(hào)丟失或斷裂而陷入歸屬不明的混沌狀態(tài)?？甲C歷史脈絡(luò)、重建組織歸屬，往往耗費(fèi)大量人力和時(shí)間。全宗號(hào)的遺忘或缺失，已成為阻礙檔案資源高效管理和利用的普遍痛點(diǎn)。

譚紹林先生——一位擁有四十年檔案管理軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的老程序員——近期向有關(guān)部門提出了一項(xiàng)富有洞見的建議：將統(tǒng)一社會(huì)信用代碼作為檔案全宗號(hào)使用。 這一建議，旨在破解傳統(tǒng)全宗號(hào)管理在信息化時(shí)代面臨的難題。如果被采納，它可能帶來怎樣的變革？

一、檔案管理的基石：被遺忘的全宗號(hào)

全宗（Fonds），是檔案學(xué)最核心的概念之一，指“一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體”。它是檔案分類、整理、保管、檢索和利用的基礎(chǔ)單元。

全宗號(hào)，則是賦予這個(gè)檔案整體的唯一標(biāo)識(shí)符。其核心價(jià)值在于：

維系來源關(guān)聯(lián)： 確保文件與其形成機(jī)構(gòu)（立檔單位）的原始聯(lián)系不被割裂。

保障歷史完整： 維護(hù)機(jī)構(gòu)或個(gè)人歷史活動(dòng)的連續(xù)性和可追溯性。

奠定分類根基： 作為檔案館（室）內(nèi)檔案編號(hào)體系的第一要素和檢索核心。

一旦全宗號(hào)缺失或混亂，檔案便如同失去“根脈”，其作為歷史證據(jù)和記憶載體的價(jià)值將大打折扣。現(xiàn)實(shí)情況是，目前的全宗號(hào)主要由各級(jí)檔案館在檔案接收進(jìn)館時(shí)賦予。 對(duì)于大量無需或尚未移交進(jìn)館的機(jī)構(gòu)（如眾多企業(yè)、社會(huì)組織、個(gè)人），它們通常沒有官方賦予的全宗號(hào)，其內(nèi)部檔案管理缺乏統(tǒng)一、權(quán)威的外部標(biāo)識(shí)。

二、源流與定義：全宗號(hào)的百年演進(jìn)

全宗概念并非本土產(chǎn)物，其發(fā)展軌跡貫穿全球檔案史：

1841年，法國起源： 納塔利斯·德·威利提出“尊重全宗”原則，反對(duì)按主題、時(shí)間或地點(diǎn)分散整理檔案，強(qiáng)調(diào)保持檔案來源的完整性。

1898年，理論成型： 荷蘭《檔案整理與編目手冊(cè)》系統(tǒng)闡述了全宗理論，成為國際檔案界的基石。

1918年，制度創(chuàng)新： 列寧簽署檔案法令確立“國家檔案全宗”概念，成為社會(huì)主義國家檔案集中管理模式的標(biāo)志。

中國于1952年通過蘇聯(lián)引入“芬特”概念。1955年，國家檔案局發(fā)布《關(guān)于改“芬特”為“全宗”的通知》，正式完成術(shù)語本土化。 “全宗”一詞，既蘊(yùn)含“全部數(shù)量”之意，也被理解為“全部卷宗”的縮寫，精準(zhǔn)傳達(dá)了檔案整體的核心內(nèi)涵。

國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-2022）等文件對(duì)全宗號(hào)的定義與賦予有明確規(guī)定：

定義： 全宗號(hào)是檔案館（室）賦予全宗的代碼。

賦予主體： 通常由檔案館負(fù)責(zé)賦予進(jìn)館檔案的全宗號(hào)。

確定規(guī)則： 基于立檔單位的性質(zhì)、地位、隸屬關(guān)系等因素，按照檔案館制定的編號(hào)方案（如順序號(hào)、分類號(hào)）進(jìn)行賦予。立檔單位申請(qǐng)時(shí)需提供機(jī)構(gòu)成立、職能、沿革等證明材料。

三、現(xiàn)實(shí)的困境：傳統(tǒng)全宗號(hào)管理之痛

當(dāng)前的實(shí)踐模式面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)：

賦碼滯后性與被動(dòng)性： 全宗號(hào)主要在檔案移交進(jìn)館時(shí)由檔案館賦予，流程相對(duì)被動(dòng)和滯后。申請(qǐng)手續(xù)可能涉及復(fù)雜的證明材料。

機(jī)構(gòu)變遷導(dǎo)致斷裂： 企業(yè)改制、合并、分立、注銷等頻繁變動(dòng)，極易導(dǎo)致原有全宗歸屬混亂、標(biāo)識(shí)失效或遺失。檔案館常需耗費(fèi)大量精力重構(gòu)歷史全宗體系。

覆蓋范圍有限： 傳統(tǒng)體系主要服務(wù)于需要移交進(jìn)館的機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位檔案。大量民營企業(yè)、新興社會(huì)組織、個(gè)體經(jīng)營者、個(gè)人形成的檔案（民生檔案），缺乏統(tǒng)一、穩(wěn)定、權(quán)威的外部全宗標(biāo)識(shí)。

信息化融合度低： 傳統(tǒng)全宗號(hào)與工商、稅務(wù)、金融等領(lǐng)域廣泛使用的統(tǒng)一標(biāo)識(shí)（如信用代碼）缺乏天然關(guān)聯(lián)，形成信息壁壘。

某省屬能源集團(tuán)曾因歷史檔案整理不全、歸屬不清，在監(jiān)管檢查中險(xiǎn)遭信用懲戒的案例，突顯了檔案管理與現(xiàn)代治理要求之間的脫節(jié)。

四、譚紹林建議：信用代碼作為全宗號(hào)的變革潛力

正是在此背景下，譚紹林先生提出的“將統(tǒng)一社會(huì)信用代碼作為檔案全宗號(hào)”的建議，展現(xiàn)出前瞻性的價(jià)值。統(tǒng)一社會(huì)信用代碼由全國組織機(jī)構(gòu)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼數(shù)據(jù)服務(wù)中心管理，具備顯著優(yōu)勢：

唯一性： 每個(gè)組織機(jī)構(gòu)一個(gè)終身不變的“數(shù)字身份證”。

全覆蓋性： 覆蓋所有依法登記注冊(cè)的企業(yè)法人、個(gè)體工商戶、農(nóng)民專業(yè)合作社、社會(huì)組織、事業(yè)單位等。

權(quán)威性與穩(wěn)定性： 由國家賦予和管理，伴隨組織整個(gè)生命周期。

貫通共享性： 已是國家信用信息共享平臺(tái)、各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)跨領(lǐng)域共享。

如果采納譚紹林先生的建議，將信用代碼作為全宗號(hào)使用，可能為檔案管理信息化帶來以下深遠(yuǎn)變革：

1.源頭賦碼，全域覆蓋：

組織機(jī)構(gòu)在注冊(cè)成立時(shí)即自動(dòng)獲得其全宗標(biāo)識(shí)（信用代碼），無需后期向檔案館申請(qǐng)。

徹底解決非進(jìn)館機(jī)構(gòu)（尤其是企業(yè)和個(gè)體戶）缺乏權(quán)威全宗標(biāo)識(shí)的問題， 實(shí)現(xiàn)全宗概念在更廣泛社會(huì)領(lǐng)域的應(yīng)用。

2.天然貫通，破除壁壘：

檔案管理系統(tǒng)通過信用代碼，可無縫對(duì)接市場監(jiān)管、稅務(wù)、金融、社保等系統(tǒng)。查閱檔案時(shí)，能便捷關(guān)聯(lián)該機(jī)構(gòu)的所有公開信用信息和業(yè)務(wù)記錄。

大幅提升檔案在跨部門協(xié)同監(jiān)管、社會(huì)信用體系建設(shè)中的作用。

3.動(dòng)態(tài)管理，延續(xù)歷史：

即使機(jī)構(gòu)發(fā)生名稱變更、地址遷移，只要其法律主體未消亡，信用代碼保持不變，全宗標(biāo)識(shí)即保持穩(wěn)定，有效解決機(jī)構(gòu)變遷導(dǎo)致的全宗斷裂問題。

市場監(jiān)管總局關(guān)于“個(gè)轉(zhuǎn)企”時(shí)允許“延續(xù)使用原統(tǒng)一社會(huì)信用代碼，將其登記檔案和年度報(bào)告等材料并入新設(shè)企業(yè)予以保留”的政策，為基于信用代碼的全宗延續(xù)提供了堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)。

4.提升效率，降低成本：

簡化檔案館賦予全宗號(hào)的流程，減少行政成本。

極大地方便檔案的整理、檢索、關(guān)聯(lián)和利用，特別是對(duì)于涉及多個(gè)部門的企業(yè)檔案查詢。

5.賦能內(nèi)部檔案管理：

即使檔案不移交進(jìn)館，組織機(jī)構(gòu)也可將信用代碼作為其內(nèi)部檔案管理的核心標(biāo)識(shí)，與國家倡導(dǎo)的電子文件單套制歸檔、電子檔案管理要求自然銜接。

（注：工行信陽分行利用信用代碼關(guān)聯(lián)修復(fù)企業(yè)信息斷層的案例，展示了信用代碼在關(guān)聯(lián)信息方面的強(qiáng)大能力。如果應(yīng)用于檔案全宗標(biāo)識(shí)，理論上可期待類似的效果。）

五、展望：挑戰(zhàn)與融合的未來圖景

當(dāng)然，采納這一建議也需面對(duì)挑戰(zhàn)：

制度銜接： 需要修訂《檔案法》配套法規(guī)及國家標(biāo)準(zhǔn)，明確信用代碼作為全宗號(hào)的合法地位和應(yīng)用規(guī)則。

歷史檔案處理： 對(duì)已進(jìn)館的、擁有傳統(tǒng)全宗號(hào)的海量歷史檔案，如何與信用代碼建立映射或過渡。

個(gè)人檔案覆蓋： 信用代碼主要針對(duì)組織機(jī)構(gòu)，個(gè)人檔案的全宗標(biāo)識(shí)可采用身份證號(hào)。

系統(tǒng)改造： 檔案管理系統(tǒng)需要與信用代碼數(shù)據(jù)庫對(duì)接，并進(jìn)行相應(yīng)升級(jí)。

盡管是建議，其描繪的融合圖景令人期待：

“源頭賦碼”自動(dòng)化： 企業(yè)注冊(cè)誕生之日，即擁有伴隨其一生的檔案全宗標(biāo)識(shí)。

“全宗管理”動(dòng)態(tài)化與廣域化： 全宗管理從檔案館內(nèi)延伸到更廣闊的社會(huì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新和關(guān)聯(lián)。

“檔案-信用”一體化： 檔案合規(guī)性成為企業(yè)信用畫像的重要組成部分，檔案管理深度融入國家信用體系和綜合監(jiān)管框架。

   打破“信息孤島”： 財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、人事等檔案數(shù)據(jù)通過統(tǒng)一標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)有效關(guān)聯(lián)，提升數(shù)據(jù)價(jià)值。