有什么辦法解決國家單位檔案管理的諸多問題？

眾所周知，檔案是一個單位，組織機構(gòu)可以保持工作穩(wěn)定性、持續(xù)性、安全性和高效發(fā)展的重要資源。隨著科技進步、時代發(fā)展、傳統(tǒng)的檔案管理手段、已經(jīng)不能滿足檔案管理需求。那么傳統(tǒng)的檔案管理手段都存在哪些問題呢？

當(dāng)前國家單位檔案管理的常見問題：

對于國家單位的檔案，我國專門建設(shè)了一套較完整的檔案管理機制，這使得大部分國家機關(guān)單位檔案管理水平普遍較高，但由于部分單位對檔案管理的重視程度有欠缺或管理不當(dāng)，也存在很多問題。下面小編就國家單位檔案管理的常見問題列舉一下：

1、單位檔案管理制度不夠健全：

隨著時代的發(fā)展和科技進步，隨之而來國家單位的檔案數(shù)量、檔案種類以及檔案管理方式等都發(fā)生了翻天覆地的變化。相對于原來健全的檔案管理制度和管理方式，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)下的檔案管理需求。

2、單位檔案利用率低：

管理檔案的重要意義除了作為存證的作用，更重要的是檔案成果的再利用，服務(wù)于工作工作需求，時代需要。會博通綜合檔案管理產(chǎn)品經(jīng)理指出：有些單位的檔案管理過于強調(diào)檔案的存證屬性，而忽視檔案的可利用價值，重復(fù)用于工作中的工作屬性。導(dǎo)致很多國家單位在調(diào)用檔案的時候環(huán)節(jié)眾多、審批復(fù)雜，很難使檔案的服務(wù)職充分發(fā)揮其作用。

3、檔案管理全面信息系統(tǒng)管理水平落后：

我國當(dāng)前已經(jīng)全面進入了信息化社會，機關(guān)單位都已經(jīng)普及了自動化、信息化辦公。在檔案管理這方面，很多機關(guān)單位還存在著相當(dāng)?shù)臏笮?。很多機構(gòu)還在用傳統(tǒng)的檔案管理手段，甚至紙質(zhì)檔案與電子檔案管理混亂，使檔案的查找、歸檔、注銷等存在著較多漏洞。

4、檔案管理人員不夠?qū)I(yè)：

由于辦公自動化、信息化進程高速影響，一些檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理方式，在思想意識以及信息素養(yǎng)水平方面，已經(jīng)很難甚至跟不上時代腳步，使得檔案管理全新技術(shù)和解決方案遲遲不能實施和落實。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)提專為國家機關(guān)單位提供科學(xué)化、信息化解決方案：采用“一個平臺，兩個管理體系”實現(xiàn)機關(guān)單位檔案管理，安全化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、自動化、信息化，可追溯化。

會博通建設(shè)一個可集中統(tǒng)一管理實體與數(shù)字，多形式，多類型檔案資料管理平臺，實現(xiàn)機關(guān)單位的檔案從產(chǎn)生、收集、歸檔、利用、編研、注銷等全流程成管理。

兩個管理體系：權(quán)限管理體系和借還管理體系：自由機關(guān)單位，不同部門，不同職級，需要配置與之相適應(yīng)權(quán)限，讓單位人員可加入到檔案管理的行列的同時享受檔案有序化、規(guī)范化、科學(xué)化、依權(quán)限管理帶來的便利，依權(quán)限管理避免出現(xiàn)人員流動、流失造成的檔案丟失，防止檔案去向不明等問題。

關(guān)于會博通：

紹林科技是我國早期高科技軟件企業(yè)之一，1988年開發(fā)出第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品會博通，亦是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商之一。在過去30年，一直潛心研發(fā)，不斷升級，為打造組織的知識生態(tài)鏈而努力，現(xiàn)在已經(jīng)成為經(jīng)國家認證雙軟企業(yè)，國家重點支持的高新技術(shù)企業(yè)。會博通在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域一直處于世界領(lǐng)先水平。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理還針對機關(guān)單位指出提升檔案管理的幾個建議：

1、優(yōu)化檔案管理制度：機關(guān)單位應(yīng)根據(jù)檔案的變化、人員的流動、管理手段實時更新和變化，及時對檔案管理制度進行調(diào)整和優(yōu)化，符合信息化時代檔案管理的業(yè)務(wù)需求。

2、提升檔案資源的利用效率：眾所周知，很大一部分檔案是為了服務(wù)于單位的管理和運作。檔案資源的利用效率對單位整體的工作效率有相當(dāng)大的影響。會博通檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理指出，當(dāng)前，會博通檔案管理系統(tǒng)提升檔案利用效率核心思路主要是兩個。一是開放：一些不涉及機密、隱私的檔案，應(yīng)簡化借、轉(zhuǎn)流程，方便工作人員查閱、調(diào)用；二是信息化：充分利用信息技術(shù)使檔案的處理、歸檔及查閱電子化。

3、加強檔案管理隊伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)：檔案管理人員不僅需要有操作計算機進行辦公的能力，而且要有通過電腦完成信息轉(zhuǎn)化、信息歸檔、信息安全監(jiān)管等能力。

3、注重信息化建設(shè)：檔案管理的信息化，不僅要有規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的收、編、存、閱信息化方案，而且特別要重視檔案的信息安全問題。既要能參與“云計算”“大數(shù)據(jù)”，又要能保證沒有任何安全隱患，檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于其專業(yè)性和專屬性。

綜上所述，在現(xiàn)代技術(shù)快速迭代，科技飛速發(fā)展的時代，機關(guān)單位檔案管理應(yīng)具有與時俱進的思想和發(fā)展的眼光，切實做好制度、人員、技術(shù)、效率等優(yōu)化工作，有必要引進像會博通這樣的專業(yè)、專注、科學(xué)、完善的檔案管理平臺。