會(huì)博通：如何編制檔案案卷目錄？

檔案案卷目錄編制是每一個(gè)檔案人必須掌握的技能之一，作為檔案管理從業(yè)人員，如何科學(xué)有效的編制檔案案卷目錄呢?下面小編就通過會(huì)博通資深數(shù)字檔案管理顧問分享，整理一份檔案案卷管理方法供大家參考！

歸檔文件目錄

一、歸檔文件目錄格式

歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。

二、歸檔文件目錄的填寫方法

歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè) 置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

a）序號(hào)：填寫歸檔文件順序號(hào)。

b）檔號(hào)：檔號(hào)按照歸檔文件整理規(guī)則編制。

c）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。

d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的， 應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[ ]”。

f）日期：文件的形成時(shí)間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如 19990909。

g）密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。

h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

i）備注：注釋文件需說明的情況。

一、文書檔案目錄格式

二、文書檔案案卷的填寫方法

1）室編案卷號(hào)：填寫案卷封面的歸檔號(hào)。

2）館編案卷號(hào)：填寫案卷封面的案卷號(hào)，即案卷目錄中案卷的流水順序號(hào)。

3）題名：填寫案卷標(biāo)題。如果原案卷標(biāo)題不能揭示案卷內(nèi)容或標(biāo)題過于冗長時(shí)，一般應(yīng)重新擬寫，將原標(biāo)題修改后再填寫。

4）年度：填寫案卷內(nèi)文件的主要時(shí)間。

5）頁數(shù)：填寫卷內(nèi)文件的實(shí)有頁數(shù)。

6）期限：填寫檔案整理時(shí)所規(guī)劃的檔案的實(shí)際保管期限。

7）備注：填寫卷內(nèi)文件的變化情況，如移出、銷毀等。

科技文書檔案案卷內(nèi)目錄

1 . 案卷目錄式樣見圖A5。

2 . 序號(hào)，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號(hào)。

3 . 檔號(hào)，由全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。

4 . 案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

5 . 保管期限，應(yīng)填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

6 . 總頁數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。

7 . 備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級(jí)、互見號(hào)或存放位置等信息。