企業(yè)文檔高效管理的便捷之道，10萬+文檔分分鐘搞掂

企業(yè)文檔，是企業(yè)重要的知識資產(chǎn);企業(yè)文檔管理怎么做、如何推進，影響著企業(yè)經(jīng)營管理的方方面面。然而，在這個注重效率的時代，傳統(tǒng)的企業(yè)文檔管理方式無疑正在給管理效率"拖后腿"：企業(yè)文檔儲存分散，管理工作量大;文檔歸檔不規(guī)范，后續(xù)查詢難;應(yīng)用審批慢，查找借用耗時耗精力……

針對這類問題，國內(nèi)許多優(yōu)秀的企業(yè)文檔管理軟件的產(chǎn)品服務(wù)商，提出了高效的"文檔一體化管理"解決之道。接下來，讓我們一起看看文檔一體化管理平臺，是如何解決以上企業(yè)文檔管理痛點，力助企業(yè)實現(xiàn)"管理減負(fù)"的：

1、以"一"敵多，讓文檔管理不再"各自為政"

以下場景，應(yīng)該會讓不少文檔管理人員感到"頭禿"：企業(yè)各部門的海量文檔分散儲存，不同部門的文件歸檔分類不統(tǒng)一，命名規(guī)范不一致;還時不時出現(xiàn)同一文件重復(fù)儲存、重要文件未歸檔等問題……

針對這類問題，文檔一體化管理平臺從以下方面提供了關(guān)鍵支持：

對接OA：首先，實現(xiàn)與OA辦公系統(tǒng)等內(nèi)部系統(tǒng)的對接，將各渠道、各模塊中的文件、檔案統(tǒng)一歸集，打通文件與檔案從形成到管理的全鏈路。

專業(yè)模塊，集中管理：通過專門的文檔管理模塊，企業(yè)可構(gòu)建符合業(yè)務(wù)邏輯的管理分類與屬性。接著，將從各模塊收集到的過程文件、成果文件，通過同一平臺統(tǒng)一歸檔，形成檔案。

建筑咨詢公司案例：廣州菲達建筑咨詢有限公司，通過應(yīng)用會博通文檔一體化管理平臺，搭建了企業(yè)數(shù)字化檔案館。該公司按照造價咨詢、全過程咨詢、招投標(biāo)業(yè)務(wù)、工程咨詢四大業(yè)務(wù)模塊來劃分工程文檔，將建筑工程檔案的所有過程文件、成果文件，按照規(guī)范統(tǒng)一實施歸檔管理。目前，已實現(xiàn)超10萬文檔量的規(guī)范管理，推進上千工程項目的建設(shè)與驗收進程。

2、一站式解決方案，將企業(yè)文檔全生命周期安排得"明明白白"

企業(yè)文檔管理，如果管理鏈路割裂，很容易帶來額外工作量：A員工負(fù)責(zé)紙質(zhì)文檔收集與核對，B員工負(fù)責(zé)歸檔，C員工把控檔案利用……文檔管理缺少全鏈路把控，文檔流轉(zhuǎn)到哪一步，得一個個節(jié)點詢問;一旦相關(guān)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人離職，還得花時間查詢和追溯，令人煩惱。

通過文檔一體化管理平臺，可輕松解決上述問題。

負(fù)責(zé)各環(huán)節(jié)的文檔管理人員，通過相應(yīng)的系統(tǒng)流程，即可完成企業(yè)文檔從采集、錄入、整理、歸檔到再利用等工作，跨部門、跨地域地實現(xiàn)文檔的全生命周期管理。同時，系統(tǒng)會清晰記錄文檔流轉(zhuǎn)痕跡、流程審批結(jié)果等，文檔流轉(zhuǎn)的每一步都"安排"得明明白白。

國內(nèi)500強制造企業(yè)案例：廣州萬寶集團有限公司，業(yè)務(wù)范圍覆蓋海內(nèi)外，企業(yè)內(nèi)部的實體與數(shù)字文檔數(shù)量增長迅速，亟需實現(xiàn)規(guī)范化管理。通過會博通文檔一體化管理平臺，企業(yè)構(gòu)建了實體及數(shù)字文檔從采集、歸檔到再利用的"全生命周期管理鏈路"，管理效率大幅提升，并得到了市檔案局的權(quán)威認(rèn)可。

3、一鍵搜借，讓企業(yè)文檔應(yīng)用不再"卡殼兒"

對于不少企業(yè)員工來說，文檔查找和借用是個累差事：拿著紙質(zhì)表單跑上跑下走流程、找人審批;一旦審批領(lǐng)導(dǎo)不在，審批還只能：等，等，等，等!極大影響工作效率。

專業(yè)的文檔一體化管理平臺，會配置完善的文檔搜索和借還功能，讓文檔應(yīng)用變得更簡單。

海量文檔，一鍵搜索：員工可通過組合搜索、全文搜索、二次搜索、類自然語言搜索等多種搜索功能，一鍵快速查找到所需信息。

通過流程借還：通過企業(yè)文檔借還功能，員工通過流程申請領(lǐng)導(dǎo)線上審批后，即可線上或線下進行取用，擺脫紙質(zhì)審批的低效桎梏;同時，借用人、用途、借用時間等都會一一記錄，以便后續(xù)追蹤。更完善的是，系統(tǒng)還會提供歸還提醒功能、文檔利用統(tǒng)計功能，助力企業(yè)文檔應(yīng)用更加規(guī)范。

國家大型能源集團案例：廈門鎢業(yè)股份有限公司，面臨著集團子分公司多、業(yè)務(wù)量龐大，內(nèi)部文檔共享需求大、協(xié)作難的問題。在應(yīng)用會博通文檔一體化管理平臺后，集團將內(nèi)部的各類信息資源串聯(lián)起來，形成統(tǒng)一化管理，并通過檢索和借還功能，實現(xiàn)了不同子公司、工作站、研究中心之間的文檔調(diào)用和查閱，助力工作的高效推進。

企業(yè)管理未來的重點之一，在于最大化地利用好各類信息化工具

巧用企業(yè)文檔管理軟件，能讓企業(yè)的高效文檔管理變得更簡單，管理人員不用再愁企業(yè)文檔管理怎么做的問題。而說到功能完善、好用、易部署的文檔一體化管理平臺，則少不了會博通軟件科技推出的文檔一體化管理軟件;是國內(nèi)最早的文檔一體化管理軟件之一。會博通經(jīng)過30多年的不斷迭代與完善，已經(jīng)由文檔一體化軟件，升級為功能強大的"會博通綜合知識文檔管理平臺"，成為了本文案例的客戶、同時也是各行業(yè)數(shù)萬用戶的選擇。通過會博通的數(shù)字化解決方案，企業(yè)文檔高效管理完全可以輕松實現(xiàn)。