檔案數(shù)字化加工怎么做？七個步驟教會你！
2022/8/12 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 698
現(xiàn)代化檔案與傳統(tǒng)檔案最根本的區(qū)別，就是現(xiàn)代化檔案實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理。以往以紙質檔案、實體檔案為主的傳統(tǒng)檔案，逐步轉化為了電子文檔、音視頻、甚至點云或三維實景。要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，必得進行檔案的數(shù)字化加工。
檔案數(shù)字化加工的過程是什么？筆者為您梳理了7個步驟，跟著一步步操作，立馬就能上手檔案數(shù)字化管理！
1.前期準備
（1）紙質檔案數(shù)字化需要相應的設備和場所，數(shù)字化處理場所應具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。
（2）數(shù)字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、備份設備、數(shù)碼相機等則更好。
（3）數(shù)字處理工作還需要相應的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數(shù)字處理工作的安全和保障。
會博通檔案管理系統(tǒng)擁有豐富的接口，支持外界掃描儀、掃描程序，可以很好地將利用外接設備，將實物檔案進行電子化，并將之保存到系統(tǒng)當中。
2.掃描操作
要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設置。掃描動作并不復雜，就是把紙質文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質量進行選擇。
顏色常常又和圖像存儲格式相關聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定，再進行亮度、對比度的微調。
考慮到用戶的不同需求，會有不同的選擇，會博通檔案管理系統(tǒng)可接入不同樣式、不同規(guī)格的掃描儀，設置簡單，操作便捷。
3.圖像處理操作
標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門的圖像處理軟件來實現(xiàn)。它要能夠實現(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確。
會博通檔案管理系統(tǒng)支持圖片的旋轉與修剪，在系統(tǒng)中便可以完成掃描件的簡單處理與修整，不用借助第三方軟件，檔案掃描件或圖像處理更方便。
4.圖像檢查
檢查員必須掌握紙質文件數(shù)字化處理的標準要求，檢查人員要盡職盡責，要求做到100%檢查，并且合格率應達到100%。檢查的事項有圖像是否清晰、畫質是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。
在圖片檔案審查這一部分，會博通提供了審批流的功能，每一份待存檔的檔案，包括圖片在內，都可以直接添加系統(tǒng)流程，讓相關專業(yè)人員，參與到檔案審核中，保證檔案的科學與合規(guī)。
5.數(shù)據(jù)對接檢查
使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù)，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字復印一一對應，檢查合格率應為100%，發(fā)現(xiàn)問題時，必須重新修改完善。
會博通為用戶提供了批量化的條目導入功能，通過系統(tǒng)，用戶可直接將excel表格中的條目，直接批量化導入到系統(tǒng)當中。這種方式免除了單純依靠手動輸入的傳統(tǒng)模式，出錯率可以大大降低。
6.數(shù)據(jù)存儲
應根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構，并盡可能完整地描述相關文檔。包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。
會博通檔案管理系統(tǒng)中為用戶提供了豐富的檔案流程模板，可以很好地滿足用戶的各種登記和使用，同時，也能夠很好地保障內容規(guī)范性。這些模板除了系統(tǒng)內置的之外，還支持自定義，用戶在具體的使用過程中，非常地方便。
7.數(shù)據(jù)移交
這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規(guī)定。交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)時經(jīng)雙方蓋章確認后方才生效。
會博通檔案管理系統(tǒng)當中有一個檔案移交功能，通過系統(tǒng)，用戶可以直接選取多個需要移交的檔案，將之添加到會博通獨創(chuàng)的“收納盒”中，便可以一鍵移交檔案了。
檔案數(shù)字化的七個步驟，你掌握了嗎？它們分別是前期準備、掃描操作、圖像處理操作、圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交。針對每一個環(huán)節(jié)上的應用，會博通檔案管理系統(tǒng)都設置了相應的系統(tǒng)輔助功能。會博通希望通過這些智能化輔助功能，能讓大家的檔案管理工作更高效、更便捷！
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