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煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設解決方案
隨著國內煤炭行業(yè)信息化建設與應用規(guī)模增長，煤業(yè)檔案信息化建設復雜性也隨之增大，因此，關聯(lián)機構也提出需要借助智能化的系統(tǒng)為企業(yè)的信息化建設提供先進合理的思路，改變全新的檔案管理模式，掌握檔案信息的數字化存儲并提供優(yōu)質服務，而會博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)則可以為煤炭行業(yè)解決一系列問題，因為產品核心功能強大、底層架構完美，為煤業(yè)的信息化建設提供新的能量。
一、煤業(yè)檔案管理存在的問題
1. 檔案數量龐大、單一化
煤炭檔案包括礦井開采、運輸、銷售等多個方面，那么產生的煤炭檔案種類與數量也非常巨大的，這些檔案的管理對于企業(yè)的日常運營來說至關重要。由于檔案的種類多、數量龐大，往往容易出現(xiàn)檔案分散、混亂等問題，進而影響企業(yè)的正常運營。
2、檔案管理缺乏安全性
傳統(tǒng)的煤業(yè)檔案管理方式，不但工作周期較為長，管理成本高的弊端，而且容易導致重要性檔案丟失，另外安全性也是無法得到保障，容易導致信息泄露，資料外泄造成企業(yè)的損失。
3、檔案管理混亂、難以查找
隨著時間的推移，時間的積累，各單位、各部門產生的種類煤炭檔案數量增加，煤炭檔案管理也變得越來越混亂。那么管理人員難以找到自己需要的檔案，并且不同的辦公室與機構之間共享檔案的困難，這都是問題所在。
4、難以有效保障檔案的質量與完整性。
傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式效率低，而且容易丟失、損毀、翻拍等，難以有效保障檔案的質量與完整性。
5、 管理流程不熟悉，易出錯
部分檔案管理人員對于檔案管理流程不熟悉，容易導致檔案信息的錯誤錄入以及數據不安全等問題。
6、傳統(tǒng)的手動操作非常繁瑣
公司需要向主管部門提交各種統(tǒng)計資料，比如獲獎情況、評優(yōu)情況等，傳統(tǒng)的手動操作非常繁瑣。
會博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設解決方案，我們可以從以下幾方面入手：
1. 引入煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)：引入檔案管理系統(tǒng)應該是信息化建設的核心。通過采用檔案管理軟件，實現(xiàn)紙質檔案數字化處理，即將文件、文字、圖片等材料數字化，通過計算機進行存儲、整理、檢索和傳遞。傳統(tǒng)的人工處理速度慢，而數字化處理后，工作效率大大提高，檢索及管理數據也變得更簡單快捷。
2. 設立檔案整理制度：檔案管理的準確性是非常重要的，需要在這方面制定有關檔案整理、入庫等流程和規(guī)章制度，并將規(guī)章制度貫穿到日常工作中。要求從檔案的起始記錄到最終記錄，都需要有完整的步驟和相應的標記記錄，這樣不僅可以保證檔案的完整性，而且可以有效地防止數據安全問題。
3. 指定專人負責：企業(yè)需要指定專人來負責煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設，復核管理人員的工作流程，核對插入數據是否準確、完整，是否及時更新文檔。同時，依據現(xiàn)有的信息化程序，負責人還應承擔制定文件的策略，包括記錄越來越龐大和涉及多種類型檔案的情況。
4. 完善安全措施：檔案管理系統(tǒng)的數據安全性十分重要，應該引入加密技術，確保未經授權的用戶不能訪問相關數據，同時采用備份技術以防止數據被損壞或意外刪除。這樣才能有效避免檔案損失、泄露等問題。為避免系統(tǒng)被黑客攻擊，在安全方面還應加強網絡安全方面的保障措施。
會博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能：
檔案設置：檔案分類、案卷、借閱流程等的無編碼方式定制；
檔案采集：各類文書、科技檔案的整理錄入；
案卷管理：組卷、拆卷、案卷注銷、恢復等操作；
檔案銷毀：過期或不符合規(guī)定的文件的注銷、銷毀；檔案統(tǒng)計：對檔案進行多維度的查詢統(tǒng)計
自動歸檔：辦公系統(tǒng)知識、公文、流程審批等文檔自動歸檔進入檔案管理子系統(tǒng)；
檔案借閱：普通用戶可以對瀏覽器范圍內的文件借閱，借閱流程可以有管理員自定義；
檔案檢索：對檔案文件的分權限檢索；
其他功能：庫房管理、檔案利用、檔案編研、檔案移交、檔案編目、檔案閱覽、檔案下載、檔案套打等等。
煤業(yè)檔案管理信息化建設后的實現(xiàn)效果：
1. 檔案及信息管理效率得到提高。通過建設數字化檔案管理系統(tǒng)，管理工作流程得到標準化、規(guī)范化，文檔分門別類、明確可見，數據化管理獲得極大便利；
2. 信息安全和保密得到更進一步的保障。利用系統(tǒng)的加密技術、備份技術，公司以及職員數據的安全性和保密性得到保障。
3. 公司形象和競爭力得到提升。建設會博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的數據挖掘及數據分析工具，有利于為公司管理和決策提供更加全面、有效的信息和支持，提高了公司的形象和競爭力。
建設過程中，需要注意的是：
1、各個部門、人員的配合。煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設是一項全公司的工作，需要每個部門、人員一同配合完成，確保系統(tǒng)的信息錄入、分類等方面的工作縱向順暢、橫向協(xié)調一致。
2、考慮到實現(xiàn)效果。實現(xiàn)數字化檔案管理后，管理人員在日常工作中不僅可以直觀地查看、篩選檔案信息，而且可以利用檔案管理平臺上的數據分析工具進行數據挖掘等高級分析操作。這大大提高了檔案管理的效率，并為公司管理和管理決策提供了新的思路。
3、系統(tǒng)升級。社會進步日新月異，技術更新飛速，因此煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設也需要不斷的升級，才能更好地滿足工作的需要，更好地促進公司的經濟發(fā)展。
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