人防工程檔案管理系統(tǒng)是什么？有什么作用？

  人防工程作為國防工程的重要組成部分，是戰(zhàn)時掩蔽人員、物資，保護人民生命和財產(chǎn)安全的重要場所，是實施人民防空最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時，作為城市地下空間的重要組成部分，平時為社會經(jīng)濟的發(fā)展起著重要作用。

人防工程檔案管理系統(tǒng)是什么？

  人防工程檔案管理系統(tǒng)可以滿足人防辦人防工程業(yè)務(wù)部門電子檔案的管理要求。其中檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，檔案資源包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包括文書、圖紙、證照、照片視頻等多媒體資料等。主要功能包括檔案目錄管理，自動歸集或手動歸集相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)形成檔案目錄，檔案查詢。完成檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和部署。

一、作用與意義

  當(dāng)前，對于人防工程檔案的管理基本還停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，由于人防建設(shè)工程規(guī)模和數(shù)量的加速增長，當(dāng)平時需要利用這些檔案時，會產(chǎn)生檢索難度高、效率低、時間長，查閱、復(fù)印時對原始檔案造成損耗、損壞等問題。由于戰(zhàn)爭爆發(fā)時間的不確定性，人防工程檔案同時面臨著長久保存的問題，隨著時間的推移，受周圍環(huán)境和保管條件的影響勢必會對紙質(zhì)檔案造成不斷老化，影響其清晰度，很難保證戰(zhàn)時能夠清晰地查閱到所需要的信息。不難想象，當(dāng)戰(zhàn)爭爆發(fā)時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案極易被損毀，造成工程檔案缺失，甚至全部毀滅，可能直接導(dǎo)致無法正確有效地組織指揮人員的疏散掩蔽。

  國家檔案局已把“加快檔案信息化建設(shè)”和“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入全國檔案事業(yè)發(fā)展計劃之中，不少城建檔案館均在積極推進檔案信息化進程，實現(xiàn)城建檔案的信息化。檔案信息化是以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案通過電子掃描、錄入等方式加工成數(shù)字檔案形式，錄入至電子數(shù)據(jù)庫中，并可通過網(wǎng)絡(luò)進行計算機檢索、閱讀電子檔案。檔案信息化的主要優(yōu)勢在于檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全，保護了珍貴的原始檔案。

  通過人防工程檔案信息化的建設(shè)，可以解決當(dāng)前工程檔案數(shù)量多，查詢利用困難，紙質(zhì)檔案難以長久保存、戰(zhàn)時易損毀等諸多問題。通過網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)工程檔案信息的資源共享，實現(xiàn)不進檔案庫房即可調(diào)閱，方便各級人防管理部門進行查詢利用，全面了解當(dāng)前人防工程的基本信息。同時可進一步與GIS（地理信息系統(tǒng)）技術(shù)結(jié)合，以數(shù)字地形模型為基礎(chǔ)，建立起城市人防工程的三維可視化模型，為模擬戰(zhàn)時人員疏散掩蔽，實現(xiàn)戰(zhàn)時指揮人員疏散掩蔽提供有效、主動的途徑。因此人防工程檔案信息化的建設(shè)，不僅提升了人防工程檔案的管理水平，更是通過這一系統(tǒng)的建設(shè)，可以構(gòu)建起以人防工程為基礎(chǔ)的綜合信息化管理平臺，提高人防工程的綜合防護能力。

二、主要步驟與內(nèi)容

  一是要確定人防工程檔案信息化的主要范圍和需求。人防工程檔案按照載體來分，包括有紙質(zhì)檔案（文件、圖紙等）、聲像檔案、電子文件檔案等類型。因此在進行人防工程檔案信息化時，必須根據(jù)實際情況，科學(xué)合理地篩選出檔案信息化的范圍，選擇的范圍必須滿足人防工程平時使用維護、戰(zhàn)時防空的要求。同時應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求，制定人防工程檔案信息化建設(shè)的具體實施辦法和標準。

  二是根據(jù)需求購置硬件和軟件。硬件建設(shè)需構(gòu)建起一套完整的滿足檔案信息化要求的硬件系統(tǒng)。主要應(yīng)包括服務(wù)器、高速掃描儀、大幅面工程圖紙掃描儀、終端機、打印輸出、數(shù)據(jù)存儲、備份等設(shè)備，以及基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。購置的硬件設(shè)備應(yīng)具有一定的前瞻性，滿足長期運行的要求。軟件方面應(yīng)購置掃描應(yīng)用軟件，實現(xiàn)工程藍圖自動消藍、圖像優(yōu)化、批量處理等功能，Photoshop等圖像處理軟件對掃描的圖像進行糾偏、去污、裁邊等后期處理，數(shù)據(jù)庫軟件，實現(xiàn)信息存儲、檢索、修改、共享和保護等功能，以及數(shù)據(jù)備份軟件，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的定期、自動備份。

  三是開發(fā)人防工程檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。目前在人防工程檔案信息化領(lǐng)域尚無現(xiàn)成的應(yīng)用系統(tǒng)軟件，盡可能根據(jù)實際需求進行專門開發(fā)。開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)滿足工程檔案數(shù)字化加工，信息化管理的基本要求?？刹捎媚K化設(shè)計。所設(shè)計的系統(tǒng)需具有與人防其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，便于相互共享利用。系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)符合實際業(yè)務(wù)需求和操作習(xí)慣，功能齊全、運行可靠，便于使用和維護，具有一定的可擴展性，能滿足檔案信息化的發(fā)展要求。

三、值得注意的問題

  一是要積極推進人防工程檔案信息化法制標準體系的建設(shè)。人防工程檔案的收集、信息化是一項系統(tǒng)性的工程，要使該項工作得到順利開展必須要有充分法律依據(jù)作為保障。因此需由省級人防行政主管部門依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合實際，制定出臺相關(guān)的規(guī)范性文件，將人防工程檔案的完整收集，工程檔案信息化建設(shè)的要求在文件中明確，形成有效的激勵約束機制，推動人防工程檔案信息化建設(shè)的順利開展。在此基礎(chǔ)上，由省級人防行政主管部門將此項工作納入工作規(guī)劃中，并在管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個層面制定統(tǒng)一的標準，在全省范圍內(nèi)推廣實施。

  二是數(shù)據(jù)安全要求。在人防工程檔案信息化建設(shè)過程中必須注重數(shù)據(jù)的安全性問題。這里的數(shù)據(jù)安全性主要指兩個方面。第一，是指檔案原件的安全。在數(shù)字化加工過程中必定要使用檔案原件，因此必須制定相應(yīng)的制度，確保檔案原件不被損壞、丟失。特別是一些早期的檔案，紙質(zhì)已有所老化，有時需要先做修復(fù)后再進行掃描加工。第二，是指信息數(shù)據(jù)庫存儲的安全。由于工程檔案數(shù)字化加工后會產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，就目前的計算機技術(shù)，要存儲這些數(shù)據(jù)主要是通過保存在磁介質(zhì)的存儲設(shè)備中，如硬盤、磁帶等。這些存儲方式都會存在因設(shè)備損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的問題，有時還會存在數(shù)據(jù)丟失短時未被發(fā)現(xiàn)的情況。因此必需要建立多種設(shè)備、不同介質(zhì)的存儲體系，確保存儲設(shè)備的外部環(huán)境，通過數(shù)據(jù)的熱備份、冷備份以及異地備份，定期更新設(shè)備、遷移數(shù)據(jù)，確保存儲數(shù)據(jù)的安全。

  三是數(shù)據(jù)的保密要求。相比紙質(zhì)檔案，電子檔案的信息存儲在硬盤、磁帶等設(shè)備上，存儲密度極高。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各類竊密活動的手段更為先進和隱蔽，因此必須把工程檔案電子信息數(shù)據(jù)庫的保密管理擺到極為重要的位置。人防工程檔案都具有一定保密性，要保證其數(shù)據(jù)的保密，必須加強操作管理人員的保密意識，并應(yīng)在技術(shù)層面上采取相應(yīng)的措施。當(dāng)然在做好信息保密的同時，要積極地處理好保密與公開的關(guān)系，在確保保密的前提下，盡可能公開信息，否則將失去檔案信息化實現(xiàn)資源共享的重要意義。

  北京、上海等地的市民防辦公室已在積極實施人防工程檔案信息化建設(shè)的工作。通過近些年的努力，初步建立起了人防工程檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，為人防戰(zhàn)備、平時維護提供全面、可靠、準確的參考數(shù)據(jù)。人防工程檔案信息化建設(shè)是一項長期、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，在今后的工作中，一定要繼續(xù)總結(jié)經(jīng)驗，提高建設(shè)、維護水平，為構(gòu)建基于信息化系統(tǒng)的人民防空綜合防護體系不斷努力。

作者：上海市民防辦公室監(jiān)督管理處 張勣翔

來源：中國檔案資訊網(wǎng)

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