保留手寫(xiě)簽名，擁抱數(shù)字流程：“龜仔媽媽”智能報(bào)銷(xiāo)設(shè)計(jì)與制度契合之道

在企業(yè)財(cái)務(wù)管理的諸多流程中，報(bào)銷(xiāo)審批因其環(huán)節(jié)復(fù)雜、單據(jù)多樣、審批鏈冗長(zhǎng)而成為管理的難點(diǎn)與痛點(diǎn)。尤其在大多數(shù)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)制度中，手寫(xiě)簽名仍被視為責(zé)任認(rèn)定的重要依據(jù)，是審批流程中不可繞過(guò)的一環(huán)。然而，傳統(tǒng)的“全員手簽+紙質(zhì)流轉(zhuǎn)”模式，已成為效率瓶頸與數(shù)字化轉(zhuǎn)型的阻礙。

如何在擁抱技術(shù)的同時(shí)，不打破制度的約束？會(huì)博通“龜仔媽媽”檔案數(shù)字化智能工作站，通過(guò)一種精心平衡“人本協(xié)同”與“智能運(yùn)行” 的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，給出了一個(gè)務(wù)實(shí)而高效的答案。

一、流程設(shè)計(jì)：關(guān)鍵環(huán)節(jié)保留手簽，全程實(shí)現(xiàn)非接觸

“龜仔媽媽”在設(shè)計(jì)中并未采取“一切線上化”的激進(jìn)策略，而是將線下環(huán)節(jié)壓縮至最必要的一步，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建完整的非接觸式報(bào)銷(xiāo)通路：

1、制度性簽批保留

員工填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單后，僅需與日常接觸的直接主管完成面對(duì)面簽字。這一設(shè)計(jì)不僅符合絕大多數(shù)企業(yè)“直接主管為首審”的財(cái)務(wù)內(nèi)控要求，也避免了跨部門(mén)、跨層級(jí)找人帶來(lái)的時(shí)間浪費(fèi)。

2、數(shù)字化采集與AI識(shí)別

簽字后的報(bào)銷(xiāo)單由員工本人在“龜仔媽媽”工作站進(jìn)行掃描或拍攝，設(shè)備通過(guò)AI-OCR自動(dòng)提取關(guān)鍵信息，并生成具備憑證效力的可檢索PDF。在此步驟中，手寫(xiě)簽名作為圖像被完整保留，并與電子數(shù)據(jù)綁定，形成審批鏈條的起點(diǎn)。

3、電子化流程觸發(fā)

采集的數(shù)據(jù)通過(guò)API實(shí)時(shí)同步至OA、ERP或報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，發(fā)起電子審批流。后續(xù)所有審批環(huán)節(jié)，包括財(cái)務(wù)審核、高管批閱，均可在系統(tǒng)中完成，實(shí)現(xiàn)“掃描即發(fā)起、審批不離座”。

4、建議延伸：保留最終審批人手寫(xiě)簽名的彈性機(jī)制

若組織制度要求保留最終審批人的原始簽字，亦可由財(cái)務(wù)部門(mén)將紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)單統(tǒng)一提交給審批人手寫(xiě)簽名：即最終審批人簽字后，由指定人員利用龜仔媽媽的對(duì)應(yīng)上傳功能統(tǒng)一掃描掛接入系統(tǒng)。此舉雖增加一個(gè)線下環(huán)節(jié)，但在制度銜接與審計(jì)證據(jù)鏈完整性上更為穩(wěn)妥。

5、單據(jù)移交與歸檔閉環(huán)

掃描后的紙質(zhì)單據(jù)投入設(shè)備配備的收集柜，實(shí)現(xiàn)物理媒介的“非接觸移交”。財(cái)務(wù)人員定期取出，進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)與歸檔管理，電子檔案則自動(dòng)歸入會(huì)博通電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“一單兩存、雙向可溯”。

二、與現(xiàn)有財(cái)務(wù)制度的高度契合性

該流程設(shè)計(jì)之所以具備高度可行性，在于其深刻理解并尊重了企業(yè)財(cái)務(wù)制度的幾個(gè)核心原則：

1、責(zé)任可追溯

通過(guò)保留直接主管（及必要時(shí)最終審批人）的手寫(xiě)簽名，并實(shí)現(xiàn)簽名圖像與電子數(shù)據(jù)的全程綁定，完整保留了審批過(guò)程中的身份與意愿憑證，符合《電子簽名法》與企業(yè)內(nèi)部審計(jì)要求。

2、流程不離散

傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)中“找人難、跟蹤亂”的問(wèn)題得以根治，所有環(huán)節(jié)均在系統(tǒng)中留痕、可查、可統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了從“人找單”到“單找人”的轉(zhuǎn)變。

3、審核有依據(jù)

財(cái)務(wù)人員在審核時(shí)既可查閱電子流程與影像，也可在存疑時(shí)調(diào)取原始紙質(zhì)單據(jù)，實(shí)現(xiàn)“電子為主、紙質(zhì)為輔”的雙軌審核機(jī)制，兼顧效率與風(fēng)控。

4、歸檔合規(guī)

系統(tǒng)生成的雙層PDF符合國(guó)家檔案局關(guān)于電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔要求，具備長(zhǎng)期保存與法律效力，有效支撐企業(yè)推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理。

三、資深視角：為何說(shuō)這是“制度友好型”的智能流程？

作為在財(cái)務(wù)與信息化交叉領(lǐng)域深耕多年的實(shí)踐者，我們認(rèn)為，“龜仔媽媽”所代表的不僅是一項(xiàng)技術(shù)產(chǎn)品，更是一種融合制度思維與技術(shù)邏輯的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)哲學(xué)。

它沒(méi)有為了“全自動(dòng)”而犧牲制度的嚴(yán)肅性，也沒(méi)有為了“合規(guī)”而放棄對(duì)效率的追求。相反，它通過(guò)最小化線下環(huán)節(jié)、最大化數(shù)字效能，在“制度的剛性”與“流程的彈性”之間找到了最佳平衡點(diǎn)。

尤其值得稱(chēng)道的是，該設(shè)計(jì)：

1、尊重組織現(xiàn)有審批文化，不顛覆習(xí)慣，而是優(yōu)化體驗(yàn)；

2、預(yù)留制度銜接入口，可靈活適配不同企業(yè)的簽批規(guī)則；

3、強(qiáng)化全程可控可溯，真正實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化不減責(zé)、智能化不越權(quán)”。

四、結(jié)論

在財(cái)務(wù)數(shù)字化浪潮中，我們常常陷入“要么全紙質(zhì)，要么全線上”的二元選擇。而“龜仔媽媽”通過(guò)其智能報(bào)銷(xiāo)流程設(shè)計(jì)，向我們展示了一條更為成熟的路徑：在關(guān)鍵環(huán)節(jié)保留人性化接觸與制度性簽批，在后續(xù)流程中充分發(fā)揮數(shù)字系統(tǒng)的高效與精準(zhǔn)。

這不僅是一種技術(shù)方案，更是一種管理智慧。它讓企業(yè)在邁向“非接觸報(bào)銷(xiāo)”的過(guò)程中，走得更穩(wěn)、更踏實(shí)、也更符合制度之本。

本文由會(huì)博通信息化與財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型聯(lián)合課題組撰寫(xiě)，旨在為企業(yè)提供可落地的智能報(bào)銷(xiāo)建設(shè)思路。如需進(jìn)一步了解“龜仔媽媽”在您企業(yè)的適配場(chǎng)景，歡迎聯(lián)系我們會(huì)博通專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)獲取流程設(shè)計(jì)與POC支持。