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天娛廣場攜手會博通共建綜合檔案自動化管理平臺

2018/12/13 0:00:00         來源:         作者:譚卓之        瀏覽量:  1

項目概述:

        天娛廣場集百貨商城、娛樂中心、辦公樓于一體,配套設(shè)施完善,是全城年輕人喜愛的潮飾玩物集中地。天娛廣場采用了會博通綜合知識管理系統(tǒng),作為企業(yè)內(nèi)部綜合性檔案的管理平臺,實現(xiàn)了規(guī)范化、模塊化以及流程化的檔案管理,有效提升了企業(yè)的管理效率與管理水平。


項目需求:

      天娛廣場管理著不同的商業(yè)物業(yè),因為管理的廣度與深度,傳統(tǒng)的管理手法,經(jīng)常會導(dǎo)致管理效率難提升、工作失誤難把控的情況,盡管采用了一些桌面式軟件實現(xiàn)了部份信息化的運用,但是,行政部的管理人員,還是擔(dān)心會出現(xiàn)以下管理隱患:

      1、紙質(zhì)檔案因為維修、報審等管理與運營需要,常常需要把原件或復(fù)印件進行外借,經(jīng)常使用的人員,難免存有公司證照電子版,原件借出不知所蹤的情況會可能出現(xiàn)。

      2、文檔資料借出后,用途難以把控,公司有些文檔、證照,不管是復(fù)印件還是電子版,用途不明的風(fēng)險較高。

      3、各部門分散保存工作相關(guān)的文檔資料,公司沒有集中管理,可能有什么,在哪里都不清楚,導(dǎo)致文檔無從找起。

      4、涉及到樓層裝修或維修工程時,經(jīng)常要翻查施工圖紙,紙質(zhì)圖紙找起來特別不方便,電子圖紙只存在少數(shù)人的電腦里,使用不便捷,而且沒有任何利用痕跡,難以管控。

      5、紙質(zhì)資料的長期使用,會導(dǎo)致資料折舊,甚至損壞,使用復(fù)印件代替,也會出現(xiàn)難以管控的問題。

      6、物業(yè)合同眾多,存在很多周期性發(fā)生的合同,實際工作中常常會發(fā)生忘記續(xù)租的情況。

      7、以往證照、檔案等資料的保存與應(yīng)用均有各種規(guī)范,但是實施起來時,經(jīng)常因為繁瑣的原因,有可能得不到員工的擁護,制度名存實亡。

      8、證照資質(zhì)眾多,年審、延期、變更等工作繁多,會出現(xiàn)過了時間節(jié)點不得而知,到了使用時卻派不上用場的風(fēng)險。

      ……


項目價值:

會博通主要為天娛廣場旗下的物業(yè)、寫字樓、酒店、店面等提供了涵蓋企業(yè)檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計等全生命周期的檔案自動化管理平臺。天娛廣場根據(jù)自身管理需要,以物業(yè)管理主體為單位將檔案分為以下幾類,即:文書檔案、合同檔案、圖紙檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案、榮譽檔案等,幫助企業(yè)實現(xiàn)分布于不同辦公地點的各部門、各下屬公司的檔案集中管理與利用,提供專門的檔案搜索平臺,多種方式的檔案檢索,并由行政部檔案室統(tǒng)一監(jiān)控,確保檔案數(shù)據(jù)的安全性,解決了傳統(tǒng)文件與檔案資料管理的弊端。


系統(tǒng)亮點:

1、會博通能全面適應(yīng)天娛廣場對檔案的分類需求,自定義建立不同類型的檔案管理門類,并對應(yīng)配置相關(guān)的檔案著錄屬性,記錄檔案正文與附件、檔案屬性(包括編碼、二維碼、時間等)以及檔案存放位置等,從而實現(xiàn)對實體檔案與電子檔案的有序化管理。

2、根據(jù)天娛廣場企業(yè)內(nèi)部的管理習(xí)慣及需求,會博通提供了覆蓋面廣,且功能豐富的檔案采集功能,幫助企業(yè)快速采集原有實體檔案和電子檔案。

3、會博通根據(jù)天娛廣場的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu),為客戶提供了可接觸密級以及操作行為的二維權(quán)限管理解決方案,員工可隨時根據(jù)需要,按權(quán)限取用文檔資料,保障檔案應(yīng)用安全同時,又能將公司內(nèi)部檔案價值最大化。

4、會博通為天娛廣場提供了檔案借閱、歸還與發(fā)放功能,及其可流程化處理,幫助企業(yè)管理所有檔案的借閱,包括證照、圖紙等紙質(zhì)及電子檔案文件,實現(xiàn)有序化的借閱流程和管理。

5、會博通內(nèi)嵌提醒功能,如合同執(zhí)行提醒、證件年檢時間提醒、借閱歸還提醒等,采用內(nèi)部郵件或短信的方式,幫助公司員工實現(xiàn)續(xù)簽合同到期提醒、行政人員營業(yè)執(zhí)照到期提醒等。

6、通過會博通系統(tǒng),可以清晰查看企業(yè)內(nèi)部工作人員的操作痕跡,包括借閱痕跡和利用情況等,并進行匯總與統(tǒng)計,隨時追溯和管控。

7、天娛廣場采用了會博通提供的多項安全配置:

      1)全面實現(xiàn)了強密碼登錄;

      2)某些關(guān)鍵管理員用戶,只能使用指定的設(shè)備登錄;

      3)用戶密碼以年為周期提醒更換;

      4)輸錯3次密碼即鎖定賬號;

      5)文檔資料在預(yù)覽狀態(tài)下的防擴散水印 

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