社區(qū)檔案管理工作,作為社區(qū)管理工作者,重要的一部分工作內(nèi)容。由于很多社區(qū)工作者沒有接受過專業(yè)的檔案管理學(xué)習(xí),社區(qū)檔案往往很難做到規(guī)范化管理。下面就由會博通資深檔案管理研究專家給大家分享《社區(qū)實(shí)物檔案管理辦法》供大家參考!
一、歸檔范圍
本單位的集體或個人在各類活動中,獲得國家、省、市、區(qū)等級別頒發(fā)的榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌、獎旗、獎?wù)拢ū┘凹o(jì)念品、饋贈紀(jì)念品等實(shí)物,均作為實(shí)物檔案進(jìn)行歸檔整理。
二、實(shí)物檔案的保管期限
(一)獲省級以上的(永久)
(二)獲市級的(長期)
(三)獲區(qū)級的(短期)
光榮冊放在文書檔案歸檔。獲省級以上的光榮冊放永久,獲市級的光榮冊放長期,獲區(qū)級的光榮冊放短期。
三、分類及代號
實(shí)物檔案分可折疊的實(shí)物,不可折疊的實(shí)物兩類整理歸檔。街道社區(qū)居委會的榮譽(yù)檔案以“K”為該類的代號。
K1——可折疊的榮譽(yù)實(shí)物包括獎狀、獎旗、證書等。
K2——不可折疊的榮譽(yù)實(shí)物包括獎杯、獎牌等。
四、實(shí)物檔案的整理
1、按年度分可折疊和不可折疊兩類歸檔,一件實(shí)物(獎狀、獎旗、證書等)為一卷。
2、案卷號的編制
一卷(件)為一個號,按時間順序編一個流水號,并將案卷號標(biāo)識粘貼在每一個實(shí)物的背面。填寫實(shí)物案卷目錄(電腦打印,一式一份),裝訂成檢索目錄冊(用紅色檔案目錄夾裝訂)。案卷號編制方法如下:
K1——1
案卷順序號
屬類代號(1為可折疊類、2為不可折疊類)
3、入盒
實(shí)物檔案分為可折疊和不可折疊兩類,它的保管方法亦分兩種:
一是可折疊檔案在貼好標(biāo)識后按順序放入實(shí)物檔案盒中保管;
二是不可折疊檔案在貼好標(biāo)識后放在陳列柜或?qū)S霉癖9?。?shí)物標(biāo)識要注明歸檔單位名稱和案卷號。
4、編目
目錄號的編制:指每本目錄的順序號。其模式為:
K——1
實(shí)物檔案第一本目錄
實(shí)物檔案代號
五、檔案盒面的編制
1、類別:蓋上“K1”的印章。
2、編號:不用印章。
3、案卷號:蓋上該盒里面的案卷起止號。
4、全宗名稱:單位的全稱。
六、實(shí)物檔案盒脊背的編制
1、實(shí)物檔案“( )”蓋上“K1”的印章。
2、案卷號:蓋上該盒里面檔案的起止號。
七、實(shí)物檔案案卷目錄的編制
1、類別:填寫代號。
2、檔案號:填寫該檔案的案卷號。
3、時間:填寫立卷歸檔時間。
4、榮譽(yù)稱號:填寫獲得的榮譽(yù)名稱。
5、批準(zhǔn)單位:填寫發(fā)證單位,多單位的標(biāo)注兩個主要的。
6、批準(zhǔn)時間:填寫發(fā)證時間。
7、備注:填寫實(shí)物檔案的保管期限。