知識學(xué)院
電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)線上線下一體化數(shù)字化管理
智能化、電子化檔案管理數(shù)字化建設(shè)背景
信息化技術(shù)與數(shù)字化時代發(fā)展趨勢下，很多機構(gòu)、企業(yè)都建立屬于自己的電子檔案管理系統(tǒng)，用于處理生產(chǎn)經(jīng)營管理活動文件、文檔、檔案資源，并且實現(xiàn)了線上閉環(huán)管理。而作為生產(chǎn)經(jīng)營管理的結(jié)果反饋體現(xiàn)，各種人事、會計、合同檔案等管理也隨著時代的趨勢不斷向無紙化方向演進(jìn)。電子檔案將不僅僅作為經(jīng)營過程和結(jié)果的載體，還將成為企業(yè)決策分析以及價值輸出的重要依據(jù)。越來越多的企業(yè)管理者意識到，數(shù)字時代電子檔案管理正變得更為重要。
在此信息化時代的趨勢下，各行檔案管理專業(yè)人事與相關(guān)機構(gòu)認(rèn)為作為單位企業(yè)需要重新審視以及制定電子化檔案管理規(guī)范，并運用新的技術(shù)，建設(shè)一套能響應(yīng)未來發(fā)展趨勢的電子檔案管理體系。在此過程中，轉(zhuǎn)換檔案傳統(tǒng)的管理思維，將電子檔案視為數(shù)字信息資產(chǎn)，挖掘數(shù)據(jù)的可用性以提升企業(yè)檔案的價值。
檔案管理電子數(shù)字化的相關(guān)政策的更新要求
隨著相關(guān)政策的更新，企業(yè)檔案支持以電子資料進(jìn)行保存，有助于減少企業(yè)的管理成本以及數(shù)據(jù)價值可以得到進(jìn)一步挖掘。其次，檔案管理政策也對電子檔案提出了相應(yīng)的前提要求：
1、確保電子檔案的真實
規(guī)定要求形成的電子檔案資料來源必須是真實有效的，方可由計算機等電子設(shè)備形成與傳輸，同時電子檔案資料附都會符合規(guī)定的電子簽名。這些規(guī)定對電子檔案配套的業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及檔案管理管理系統(tǒng)提出了嚴(yán)格的要求，要求相關(guān)系統(tǒng)緊密集成。
2、確保電子檔案的準(zhǔn)確、完整、可用
規(guī)定要求使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收與讀取電子憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理程序，這一系列的要求對企業(yè)信息系統(tǒng)流程及系統(tǒng)集成穩(wěn)定性提出了相應(yīng)的要求，流程權(quán)簽體系的標(biāo)準(zhǔn)化、信息系統(tǒng)的高效集成已迫在眉睫。
3、確保電子檔案管理的安全
規(guī)定要求機構(gòu)、事業(yè)單位、企業(yè)需要采取有效措施，防止電子檔案出現(xiàn)被篡改現(xiàn)象。建立電子檔案管理規(guī)章制度與電子檔案備份制度，可以有效防范自然災(zāi)害、意外事故與人為破壞的影響。這項要求對檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性和系統(tǒng)的災(zāi)備機制提出的限制，會博通電子檔案管理系統(tǒng)就是根據(jù)需求建立了相應(yīng)的防篡改、防丟失、防竊取的全面防護(hù)措施。
會博通電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化解決方案
會博通電子檔案管理平臺解決方案就是基于專業(yè)檔案管理服務(wù)經(jīng)驗總結(jié)研發(fā)的用于支持企業(yè)線上線下檔案并存階段，可以實現(xiàn)全面線上電子化管理訴求的智能電子檔案管理系統(tǒng)。
會博通憑借自身專業(yè)系統(tǒng)服務(wù)優(yōu)勢與完整的數(shù)字化解決方案，為客戶提供“電子檔案收、管、用全生命周期”的線上線下一體化管理與數(shù)字化轉(zhuǎn)型服，電子檔案的應(yīng)用將覆蓋從制單、收件、歸檔存儲、檔案應(yīng)用全環(huán)節(jié)。
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