一個(gè)強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備哪些功能？

會(huì)博通認(rèn)為，檔案管理的信息化建設(shè)，主要應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以下兩個(gè)管理目的：

一、檔案的有序化管理：

檔案管理系統(tǒng)須提供可自由定義檔案分類結(jié)構(gòu)與屬性的功能，以滿足對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理有一定個(gè)性化要求的企業(yè)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體與電子檔案的有序化管理。

二、檔案的規(guī)范化應(yīng)用：

檔案管理系統(tǒng)須提供細(xì)粒化的權(quán)限管理功能，不同職責(zé)的用戶在系統(tǒng)中按其權(quán)限實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、移交、查閱與借還，并且可以自由定義這些檔案專業(yè)業(yè)務(wù)的協(xié)作方式，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化應(yīng)用。

因此，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包含以下功能：

1、綜合檔案的收集：支持多全宗管理模式，提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。應(yīng)支持Excel表格導(dǎo)入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號(hào)、順序號(hào)等對(duì)應(yīng)信息批量對(duì)應(yīng)上傳的功能，并提供電子案卷的可流程化處理功能，可實(shí)現(xiàn)分布式或集中式的檔案整理需求；

2、綜合檔案的管理：可實(shí)現(xiàn)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，且滿足綜合性檔案的集中存儲(chǔ)、集中應(yīng)用，可對(duì)檔案門類以及屬性字段進(jìn)行自定義創(chuàng)建，滿足單位管理文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等十大類檔案資料的需求，并支持干部人事檔案管理功能，全面管理單位涉及的所有檔案門類。擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、過期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對(duì)應(yīng)的管理功能，并對(duì)檔案的出入庫，包括原件與數(shù)字文件的借閱與歸還的申請(qǐng)與登記功能，并可實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)檔案資料的利用情況、借用熱度等數(shù)據(jù)；

3、綜合檔案的整理：支持符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案封面、背脊、目錄、備考表等的套打功能，每次打印均可在不影響表格模板原格式的基礎(chǔ)上套取打印模板并調(diào)整打印格式；

4、綜合檔案的安全：系統(tǒng)具有完善的安全機(jī)制，靈活的權(quán)限設(shè)置和多級(jí)管理方式。采用基于角色的安全控制方法和細(xì)粒度的權(quán)限控制，可針對(duì)用戶進(jìn)行功能授權(quán)、角色授權(quán)和管理范圍授權(quán)?；跈n案管理規(guī)范的安全控制策略，如密級(jí)、單位、門類、有效期、權(quán)限、內(nèi)容等。用戶只有通過身份、權(quán)限驗(yàn)證，才能使用與自己權(quán)限相對(duì)應(yīng)的功能；文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中是加密傳輸；對(duì)用戶的登錄和操作都有完整的日志記載；

5、綜合檔案的查詢：支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檢索結(jié)果須根據(jù)工作職能與授權(quán)決定；

6、綜合檔案的統(tǒng)計(jì)：可對(duì)庫存檔案的綜合情況實(shí)現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)檔案種類、檔案保管期限、檔案密級(jí)、數(shù)字檔案不同維度進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并且，在每一個(gè)檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有自定義統(tǒng)計(jì)功能。