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檔案管理專用軟件系統(tǒng)(單機版與網(wǎng)頁版)
眾所周知，檔案管理專用軟件系統(tǒng)全面提供了建設(shè)檔案管理與建設(shè)檔案同步運轉(zhuǎn)、實時管控。通過建立“前端界入機制”保障了高價值文件、檔案有效存留；“可視化整理界面”大幅降低管理成本。“任務(wù)派發(fā)機制”明確各部門歸檔職責；“實時共享機制”及時有效完成信息共享；“統(tǒng)計跟蹤機制”隨時可以準確掌握檔案歸檔進度。
檔案管理專用軟件系統(tǒng)
眾多單位、企業(yè)、機構(gòu)、各組織為了有效解決電子文件歸檔與電子檔案管理中存在的數(shù)據(jù)異構(gòu)問題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難與長期保存難。就會采用會博通檔案管理專用軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)電子檔案收集、管理和利用業(yè)務(wù)流程。
一、檔案管理專用軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集功能一一解決電子文件接收難
通用案管理專用軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集功能能根據(jù)需要對其他信息系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數(shù)據(jù)采集工具提供基于數(shù)據(jù)層和邏輯層二種數(shù)據(jù)采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數(shù)據(jù)采集任務(wù)。
檔案管理專用軟件系統(tǒng)采集功能組成：
1、數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能：可實現(xiàn)各種格式電子文件和源系統(tǒng)各種數(shù)據(jù)包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導(dǎo)入;
2、數(shù)據(jù)交換引擎功能:規(guī)定了標準的數(shù)據(jù)交互方式，使構(gòu)筑在數(shù)據(jù)交換引擎之上的信息系統(tǒng)可以遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標準，進行數(shù)據(jù)交互。
3、程序調(diào)用接口功能:針對電子文件形成源系統(tǒng)提供的各種程序調(diào)用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可實現(xiàn)封裝和調(diào)用，并從中獲取數(shù)據(jù);
4、數(shù)據(jù)管道功能:可以連接各種常見數(shù)據(jù)庫(如Oracle、MS SQL Server等)，并可進行源系統(tǒng)與目標系統(tǒng)的字段匹配以及異構(gòu)數(shù)據(jù)導(dǎo)入;
二、檔案管理專用軟件系統(tǒng)離線備份工具——解決電子檔案長期保存難
當下影響電子檔案長期保存因素還是比較多，不可把控的，就如人為原因、自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障、保存載體壽命等，開展檔案管理專用軟件系統(tǒng)的電子檔案離線備份、進行異地保存將有效減少以上問題所帶來的電子檔案損失。課題組通過高線備份工具，利用物理組盤、文件加密、標簽打印、脫機查詢及只讀光盤防數(shù)據(jù)刪改等功能，為檔案部門實施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡單易行的工具，使電子檔案的長期保存問題簡單化。
三、檔案管理專用軟件系統(tǒng)的文件格式轉(zhuǎn)換工具——解決電子檔案管理難
常見的電子文件類型有：文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件與視頻文件等五大類，各類文件又有不同的文件格式，就如TXT、XLS、DOC、WPS、XML等多種格式與多種版本。各種文件格式和版本通常都需要特定的閱讀軟件，很難想象，各類文件多達幾百種的格式將對各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長期可讀與有效利用帶來嚴重威脅。
為了解決上述的問題，通過集成檔案管理專用軟件系統(tǒng)的電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉(zhuǎn)換為適合管理、能夠長期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案管理和長期有效利用提供方便。
四、電子檔案通用瀏覽器——解決電子檔案利用難
檔案管理專用軟件系統(tǒng)轉(zhuǎn)換后的五類電子檔案仍需要8種文件格式瀏覽器才能利用。為了降低電子檔案對特定格式瀏覽器的依賴，利用電子檔案通用瀏覽器實現(xiàn)支持多種文件格式瀏覽的功能，將有效緩解電子檔案利用難。
電子檔案通用瀏覽器的實質(zhì)是針對每一種電子檔案文件格式開發(fā)相應(yīng)的瀏覽插件。當用戶利用電子檔案通用瀏覽器訪問電子檔案文件時，瀏覽器自動調(diào)用對應(yīng)的文件瀏覽插件進行瀏覽。
假如在電子檔案文件通用瀏覽器插件庫中沒有該插件，或者出現(xiàn)一種新的文件格式，則可增加新的瀏覽插件。通過會博通檔案管理專用軟件系統(tǒng)的集成電子檔案通用瀏覽器，有效避免了瀏覽多種格式電子檔案時需要保存多種支撐軟件的困擾，并在文件瀏覽時提供安全可靠的保障。
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