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紙質(zhì)電子化檔案管理系統(tǒng)讓文檔信息管理變簡(jiǎn)單高效

2023/3/29 0:00:00       來(lái)源:        作者:小通       瀏覽量:  983

    眾所周知,很多行業(yè)在日常工作中會(huì)產(chǎn)生很多質(zhì)憑證信息,合同,會(huì)計(jì)檔案等等,就如電信辦理、制造業(yè)、金融開(kāi)戶、工程項(xiàng)目、教育定制等等,由于單位的發(fā)展,后期針對(duì)檔案的利用時(shí)非常有必要的,所以前期需要保存這些重要資料也是日常工作的重點(diǎn)之一。因此,越來(lái)越多的行業(yè)采用了會(huì)博通紙質(zhì)電子化文檔管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)文檔信息實(shí)時(shí)存儲(chǔ)管理!

    在信息化時(shí)代、數(shù)字時(shí)代,以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代信息管理與傳輸模式,隨著我國(guó)的OCR人工智能識(shí)別以及各種管理系統(tǒng)的崛起,給文檔管理指出了一條新的大道。具體是如何的?紙質(zhì)電子化文檔管理系統(tǒng)怎么讓文檔信息管理變簡(jiǎn)單高效的?下面3點(diǎn)先給大家分享一下:

 

1、文檔管理模式的創(chuàng)新

    過(guò)去:文件文檔收集與管理實(shí)比較困難的——存儲(chǔ)紙質(zhì)文檔占用空間大,并且容易受外界不可控制環(huán)境因素的影響,出現(xiàn)泛潮、蟲(chóng)蛀、火燒、日常老化、日常使用磨損等問(wèn)題。

    現(xiàn)在:管理方便又可減少不可因素?fù)p壞——將文檔、檔案電子數(shù)字化文檔信息存儲(chǔ)在系統(tǒng)中,那么管理中就不再受外界環(huán)境影響,而且還降低了空間成本,通過(guò)對(duì)分類管理,文檔分組、屬性分類、視線結(jié)構(gòu)化數(shù)字管理。

 

2、神速的文檔查詢提升

    過(guò)去:紙質(zhì)查詢需翻找,查難是很大的問(wèn)題——絕大多數(shù)文檔都是以紙質(zhì)為媒介,存儲(chǔ)在檔案室內(nèi),只能通過(guò)已有的檔案管理記錄翻閱查找,速度慢,效率低下,無(wú)法滿足現(xiàn)代快節(jié)奏的工作模式。

    現(xiàn)在:秒速的查詢檢索被用戶喜愛(ài)——紙質(zhì)數(shù)字化后的文檔管理系統(tǒng)內(nèi)置檢索功能,通過(guò)關(guān)鍵字檢索、全文檢索的方式可以在最短的時(shí)間內(nèi)找到需要的文件。

 

3、文檔分享

    過(guò)去:傳輸慢不可控因素多——紙質(zhì)文檔傳輸需要進(jìn)行人工復(fù)印后快遞寄送,傳輸過(guò)程耗時(shí)長(zhǎng)成本大,傳輸不便,時(shí)間實(shí)在難于控制,原文件不出現(xiàn)損壞丟失問(wèn)題也是不可保證的。

    現(xiàn)在:傳輸分享快,安全有保證——紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)化為電子文檔后,在線上互聯(lián)網(wǎng)在線傳輸數(shù)據(jù),秒級(jí)到達(dá)還不損毀原文件,確保信息傳送及時(shí)性,通過(guò)會(huì)博通紙質(zhì)電子化文檔管理系統(tǒng)支持多端多平臺(tái)同步更新,隨時(shí)隨地在線查詢,實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

    為了幫助大家解決檔案數(shù)字化問(wèn)題,會(huì)博通還推出了檔案數(shù)字化機(jī)器人,一套系統(tǒng)+掃描儀就可以快速解決檔案電子化的問(wèn)題,還可以一個(gè)系統(tǒng)多人一起實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)電子化工作,便利又低成本。

 

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