會博通助力廣東明安實現(xiàn)檔案數(shù)字化飛躍，綜合管理效率提升超50%

引言：面對日益增長的綜合文檔管理需求，廣東明安防火門窗有限公司通過部署會博通檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了合同、產(chǎn)品、生產(chǎn)等多類檔案的集中統(tǒng)一管理，徹底解決了ISO質(zhì)量管理體系文檔的版本混亂問題，打破了部門信息壁壘。

在現(xiàn)代制造業(yè)中，有效的文檔管理已成為企業(yè)高效運營和合規(guī)發(fā)展的關(guān)鍵支撐。據(jù)商務(wù)部調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，超60%的企業(yè)因檔案管理疏漏遭遇合規(guī)糾紛。

廣東明安防火門窗有限公司作為防火門窗制造企業(yè)，深知檔案管理對于質(zhì)量控制與合規(guī)經(jīng)營的重要性。公司選擇了會博通檔案管理系統(tǒng)，將其應(yīng)用于綜合文檔與檔案管理，取得了顯著成效。

01 檔案管理困境：制造業(yè)企業(yè)普遍面臨的挑戰(zhàn)

廣東明安防火門窗有限公司在日常運營中產(chǎn)生了大量合同、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、生產(chǎn)質(zhì)量檢測文件和ISO質(zhì)量管理體系文檔。這些文檔分散在不同部門和個人手中，形成了信息孤島。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式存在效率低、風險高等問題。公司曾面臨以下痛點：

1.文檔分散難查找：合同、產(chǎn)品資料等重要文件分散保存，檢索困難，影響工作效率；

2.版本控制混亂：ISO質(zhì)量管理體系文檔多人修改，版本不一，易造成執(zhí)行標準不統(tǒng)一；

3.部門協(xié)作效率低：缺乏共享機制，信息流通不暢，重復工作現(xiàn)象時有發(fā)生；

4.安全管控存在風險：重要文檔缺乏權(quán)限控制和備份機制，存在丟失和泄露風險。

02 解決方案：會博通一體化檔案管理系統(tǒng)的部署

針對以上痛點，廣東明安選擇與會博通合作，部署了會博通文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)，主要從三個方面解決了文檔管理難題。

1.集中統(tǒng)一管理各類檔案

會博通系統(tǒng)為廣東明安建立了集中的海量文檔管理平臺，對合同、產(chǎn)品技術(shù)文件、生產(chǎn)管理文檔等綜合檔案進行全生命周期管理。

系統(tǒng)實現(xiàn)了文檔從收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等一系列流程的電子化管理。這意味著無論是銷售部門的客戶合同、技術(shù)部門的產(chǎn)品設(shè)計圖，還是生產(chǎn)車間的質(zhì)檢報告，都能在統(tǒng)一平臺中進行管理。

2.ISO文檔的專業(yè)化管理

針對ISO質(zhì)量管理體系文檔的特殊性，會博通提供了專業(yè)的版本控制功能。系統(tǒng)通過版本管理，可對文檔進行版本更新、回退和編輯，確保每次修改都有記錄可追溯。

會博通系統(tǒng)支持OCR智能識別組件，能夠以后臺服務(wù)方式批量提取掃描件文字，支持全文檢索，大大提升了歷史檔案數(shù)字化效率。這對于管理ISO標準文件、質(zhì)量手冊、程序文件等至關(guān)重要。

3.部門間文檔共享與協(xié)作

會博通系統(tǒng)建立了嚴謹?shù)臋?quán)限體系，支持分級授權(quán)，可以對授權(quán)行為進行監(jiān)督。這使得廣東明安可以在確保安全的前提下，實現(xiàn)部門間文檔共享。

系統(tǒng)細致的授權(quán)單位，既支持對單個文件進行授權(quán)，也支持對單個用戶進行授權(quán)。這種靈活的權(quán)限管理機制，使得不同部門之間能夠安全、高效地共享文檔，促進協(xié)作。

03 實施成效：效率與管控能力的雙重提升

通過部署會博通檔案管理系統(tǒng)，廣東明安在多個方面取得了顯著成效。

1.管理效率大幅提升

實現(xiàn)文檔電子化集中管理后，文件檢索速度提高到極為明顯。以往需要花費數(shù)小時甚至更長時間查找的文檔，現(xiàn)在通過系統(tǒng)全文檢索功能，只需輸入關(guān)鍵詞即可秒級找到所需文件。

OCR智能識別功能使得紙質(zhì)文檔數(shù)字化后能夠直接通過圖片內(nèi)文字進行檢索，極大地提升了歷史檔案的利用效率。

2.質(zhì)量管理更加規(guī)范

ISO質(zhì)量管理體系文檔的版本管理變得簡單明了。系統(tǒng)記錄每次文檔修改的痕跡，確保了過去隨時可查看歷史版本，避免了因版本混亂導致的質(zhì)量標準執(zhí)行不統(tǒng)一問題。

電子簽章模塊的應(yīng)用使歸檔章數(shù)字化，加密歸檔文件，確保數(shù)據(jù)安全。這對于質(zhì)量體系文件這類需要確保完整性和不可篡改性的文檔尤為重要。

3.部門協(xié)作更加高效

會博通系統(tǒng)建立的共享機制打破了部門信息壁壘。銷售部門可以及時獲取最新的產(chǎn)品技術(shù)資料，生產(chǎn)部門能夠快速參考質(zhì)量檢驗標準，管理層可以隨時查看合同執(zhí)行情況。

系統(tǒng)提供的在線預覽功能，支持各種格式文檔如MP4、pdf、doc、TXT、JPG、PNG等，無需下載，可直接預覽查看和打印，進一步提高了協(xié)作效率。

4.安全管控全面增強

會博通系統(tǒng)的防擴散水印功能為文檔安全加了又一道防線。文檔進行預覽、打印和下載時可顯示水印標簽，水印格式內(nèi)容完全自定義，可以自主添加、刪除或修改。

系統(tǒng)完善的權(quán)限管理體系確保了敏感文檔只能被授權(quán)人員訪問，降低了信息泄露風險，為企業(yè)核心知識資產(chǎn)提供了安全保障。

04 借鑒價值：會博通在制造業(yè)的應(yīng)用前景

廣東明安防火門窗有限公司的成功實踐，為制造業(yè)企業(yè)提供了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)秀范本。會博通系統(tǒng)模塊化設(shè)計和靈活配置能力，使其能夠適應(yīng)不同規(guī)模制造業(yè)企業(yè)的需求。

對于小型制造企業(yè)，會博通提供了工作組版/標準版選擇，支持多用戶協(xié)同、權(quán)限分級與快速檢索，按需分配服務(wù)器資源。對于無服務(wù)器的小型企業(yè)，會博通檔案管理服務(wù)器（一體化部署）預裝文檔管理系統(tǒng)，出廠前已按實際應(yīng)用場景進行配置與檢測，開箱即用。

對于中大型制造企業(yè)，會博通企業(yè)版支持多類型文檔數(shù)據(jù)庫并行，滿足海量數(shù)據(jù)管理需求。系統(tǒng)的高擴展性支持企業(yè)隨著業(yè)務(wù)發(fā)展不斷擴容升級。

會博通系統(tǒng)的信創(chuàng)適配能力也為制造業(yè)企業(yè)提供了額外價值。會博通文檔管理系統(tǒng)信創(chuàng)版適配銀河麒麟操作系統(tǒng)，達夢或MySQL數(shù)據(jù)庫，符合《網(wǎng)絡(luò)安全法》要求，這對于有國產(chǎn)化要求的企業(yè)尤為重要。

結(jié)語

會博通系統(tǒng)在廣東明安的實施效果表明，制造業(yè)企業(yè)通過檔案數(shù)字化管理，不僅能夠提高工作效率，更能降低合規(guī)風險，激活知識資產(chǎn)價值。

系統(tǒng)提供的權(quán)限管理和防擴散水印功能，確保了敏感技術(shù)文檔和安全質(zhì)量控制記錄的安全性與完整性，這對于防火門窗這類關(guān)乎公共安全的產(chǎn)品尤為重要。